Artikelen met varianten: één artikel, meerdere uitvoeringen

Verkoop je Cola in 0,33 l, in 0,5 l en als 1,0-l-karaffe, dan is dat één artikel met drie uitvoeringen. Alles wat alle maten delen — naam, beschrijving, categorie, btw-tarief, afbeelding — onderhoud je één keer. Wat per maat verschilt — prijs, inkoopprijs, voorraad, artikelnummer — draagt elke uitvoering zelf.

Controleer je de naam en het label, dan zie je elke variant overal waar je die voorheen als eigen artikel zou hebben gevoerd: op de offerte, in de keuken, op de paklijst en op de boekingspagina.

Wat is een variant?

Een variant is technisch een eigen artikelregel die naar een hoofdartikel wijst. Het hoofdartikel bundelt de stamgegevens; de uitvoeringen zijn wat gasten boeken. Daarom blijft alles wat sowieso per artikel rekent — prijsgroepen, prijs vanaf een peildatum, inkoopprijs per leverancier, voorraadjournaal, voorraadlimiet, hoeveelheidsregel, verhuurbeschikbaarheid — zonder uitzondering geldig: het hangt aan de regel, en de regel is eenduidig.

Het hoofdartikel is zelf niet boekbaar. Zodra een artikel uitvoeringen heeft, kun je het nergens selecteren: niet op de boekingspagina, niet in een documentregel, niet in een boeking. Selecteerbaar is altijd een uitvoering.

Wat een uitvoering erft — en wat ze zelf draagt

Deze gegevens onderhoud je één keer op het hoofdartikel; de uitvoeringen volgen automatisch en kunnen niet afzonderlijk worden overschreven:

• Naam — de uitvoering heet “hoofdnaam · label”, bijvoorbeeld “Cola · 0,5 l”. Het label zelf onderhoud je per uitvoering (zie hieronder).
• Beschrijving, ook de opgemaakte versie
• Categorie met de zichtbaarheid op boekingspagina's
• Btw-tarief en Eenheid
• Afbeeldingen, inclusief de markering voor AI-gegenereerde afbeeldingen
• Tags, dieetinfo en vleessoort
• Artikelsoort (artikel, verhuur, dienst) en factureringsmodel
• Vertalingen van naam en beschrijving, inclusief de goedkeuringsstempel

Deze gegevens draagt elke uitvoering zelf:

• Label per taal, bijvoorbeeld “0,5 l” of “Bottle”
• Prijs en Inkoopprijs
• Voorraad, minimumvoorraad, opslaglocatie en “Onbeperkte voorraad”
• Artikelnummer, leveranciersartikelnummer en barcode
• Inhoud per eenheid en verpakkingseenheid
• Beschikbaarheid: actief of inactief, seizoen, weekdagen, tijden, minimum- en maximumaantal, gastenlimieten
• Concept of gepubliceerd

Allergenen volgen in eerste instantie het hoofdartikel. Wijkt een uitvoering af — bijvoorbeeld een “met noten” bij een bereidingswijze — dan open je de uitvoering als eigen artikel, zet je bij de allergenen Eigen allergenen aan en onderhoud je de lijst zelf; de lijst draagt dan de vermelding Wijkt af van het hoofdartikel. Terugzetten naar hoofdartikel haalt de lijst van het hoofdartikel weer terug. Je hoeft niets met de hand af te stemmen: verandert de allergenlijst op het hoofdartikel, dan volgen alle uitvoeringen zonder eigen lijst. Allergenen die uit recept-ingrediënten worden berekend, blijven daarvan onaangetast. Is een uitvoering een pakket, dan tellen ook de allergenen van haar onderdelen mee — “in de wafel” bevat gluten, “in het bekertje” niet.

Hoeveelheidsregels worden bij het aanmaken van een uitvoering van het hoofdartikel gekopieerd en leven daarna zelfstandig verder — een regel “0,5 per gast” geldt niet voor een karaffe. Op het hoofdartikel vind je in het gedeelte Hoeveelheidsregels de knop Op alle varianten toepassen als je de regels later voor alle uitvoeringen wilt instellen. Meer daarover in Hoeveelheid op basis van het aantal gasten.

Een variant toevoegen

1. Open het artikel in de inventaris en kies in de zijbalk Varianten.
2. Klik op Variant toevoegen.
3. Vul het Label in dat de maat benoemt — dat is de enige verplichte waarde. Daarnaast Prijs, Voorraad en, als je ermee werkt, het Artikelnummer.
4. Onder Beginwaarden kies je waar prijsgroepen, leveranciers en hoeveelheidsregels voor de nieuwe regel vandaan komen: Van het hoofdartikel of van een al bestaande uitvoering.
5. Sla op met Aanmaken.

Het label is vertaalbaar: in het dialoogvenster Variant toevoegen wissel je via de taalkeuze van taal en vul je het label daar in. Is het Engelse label ingevuld, dan drukken het Engelse document en de Engelse boekingspagina “Cola · 0.5 l” af in plaats van alleen “Cola”. Prijs, voorraad en artikelnummer van een bestaande uitvoering wijzig je direct in de rij; het label zelf wijzig je via de AI-tools of de import.

Elke rij in het gedeelte Varianten toont label, prijs, inkoopprijs, voorraad en artikelnummer; prijs, voorraad en artikelnummer wijzig je direct in de rij. Open je een uitvoering als eigen artikel, dan staat bovenaan bij welk hoofdartikel ze hoort — daar los je ze ook met Loskoppelen van hoofdartikel. Allergenen, beschikbaarheid en al het andere wat een uitvoering zelf draagt, onderhoud je in de editor van de uitvoering.

Verwijderen: Een hoofdartikel verwijder je zoals voorheen; de uitvoeringen gaan mee. Het bevestigingsvenster noemt vooraf hoeveel uitvoeringen het betreft. Een afzonderlijke uitvoering verwijder je zoals elk ander artikel — documenten die ze al bevatten, blijven ongewijzigd.

Een al gebruikt artikel de eerste uitvoering maken

Heb je een artikel dat al in offertes, sjablonen, verplichte zaalproducten of op boekingspagina's staat — en wil je er nu een maat van maken? Klik dan op Variant toevoegen. De inventaris controleert eerst of het artikel al wordt gebruikt. Is dat het geval, dan toont het dialoogvenster in plaats van het formulier de melding Dit artikel wordt al gebruikt met de regel Zodat niets breekt, wordt het de eerste uitvoering en somt het de gebruiken met aantallen op, bijvoorbeeld “Gebruikt in: documenten: 12, regelsjablonen: 2”.

Dan wordt het artikel de eerste uitvoering: de inventaris plaatst een nieuw hoofdartikel ervoor, neemt de stamgegevens daarvan over van jouw artikel en vraagt twee gegevens — Hoe heet deze uitvoering? voor de bestaande maat en de naam van het hoofdartikel. Met Als eerste uitvoering overnemen is de stap klaar: het artikel blijft boekbaar, de documenten wijzen er nog steeds naar, en de gewenste nieuwe variant ontstaat direct op het nieuwe hoofdartikel.

Er wordt daarbij bewust niets omgehangen — precies daarom bestaat deze weg. Geeft de database de gebruiken niet vrij, dan zegt het dialoogvenster dat en wordt er niets aangemaakt.

Bestaande kopieën samenvoegen

Veel bedrijven voeren hun maten vandaag als eigen artikelen: “Cola 0,33”, “Cola 0,5”, “Cola karaffe”. Deze kopieën voeg je in één stap samen tot een groep.

1. Open Inventaris → Catalogus en selecteer twee of meer artikelen.
2. In de selectiebalk kies je Samenvoegen tot varianten.
3. Bron voor stamgegevens: Kies het artikel waarvan beschrijving, categorie, btw-tarief, afbeeldingen en allergenen moeten komen. Vooraf geselecteerd is het eerste artikel in de lijst dat bron mag zijn. Artikelen die geen bron mogen worden — bijvoorbeeld een al bestaande uitvoering of een loonartikel — zijn geblokkeerd, met reden. Pakketten mogen bron zijn, ook als hun prijs automatisch wordt berekend.
4. Naam en labels: Univents herkent automatisch het gemeenschappelijke naamvoorvoegsel (“Cola”) en vult de rest als label in (“0,33”). Beide kun je wijzigen, de hoofdnaam en elk label per taal.
5. Voorbeeld: per artikel zie je wat er verandert (oud → nieuw), of allergenen afwijken, hoeveel documenten en boekingen ernaar wijzen en welke prijsgroepen, leveranciers, hoeveelheidsregels en prijsregels eraan hangen.
6. Met Samenvoegen bevestig je. Er ontstaat een nieuw hoofdartikel; alle geselecteerde artikelen worden uitvoeringen.

Waarom een nieuw hoofdartikel? Zodat geen bestaand artikelnummer verdwijnt. Documenten, voorraad, voorraadjournaal, verkoophistorie en elke verwijzing — sjablonen, verplichte zaalproducten, boekingspagina's, configurators, pakketonderdelen — blijven aan de betreffende uitvoering en wijzen nog steeds naar een boekbaar artikel. Niets wordt omgehangen, niets wordt verwijderd; het nieuwe hoofdartikel heeft geen voorraad, geen documenten en geen journaal.

De namen van de kopieën en hun vertalingen worden vooraf opgeslagen. Wijkt de allergenenlijst van een kopie af van die van de bron, dan behoudt ze haar eigen lijst — ze gelijkschakelen zou een veiligheidsuitspraak zijn die alleen een mens mag doen.

Je hebt minstens twee en hoogstens 500 artikelen nodig voor één samenvoeging.

Een samenvoeging ongedaan maken of een uitvoering loskoppelen

Na het samenvoegen toont de inventaris Ongedaan maken. Daarmee wordt de samenvoeging volledig teruggedraaid: de eerder opgeslagen namen, beschrijvingen, allergenen en vertalingen komen terug, de koppelingen worden verbroken, elk artikel staat weer op zichzelf. Het nieuwe hoofdartikel verdwijnt als het daarna geen uitvoering meer heeft.

Een afzonderlijke uitvoering los je op elk moment in de editor van de uitvoering met Loskoppelen van hoofdartikel — dezelfde bewerking zonder logboekvermelding, het dagelijkse geval na een misklik. Ze wordt weer een gewoon artikel; prijs, voorraad en verkoophistorie blijven waar ze zijn.

Pakketten met varianten

Een ijsje is er in het wijnglas, in het bekertje en in de wafel — elke keer anders geserveerd en met een andere inhoud. Dat is één hoofdartikel “Ijs” met drie uitvoeringen, en elke uitvoering is een eigen pakket met eigen onderdelen: in het wijnglas twee bollen en een wijnglas, in het bekertje twee bollen en een bekertje, in de wafel twee bollen en een wafel.

Het hoofdartikel draagt geen onderdelen. De inhoud onderhoud je per uitvoering; op het hoofdartikel staat in de sectie Varianten alleen de vermelding dat de onderdelen bij de uitvoeringen liggen.

Een uitvoering uit een andere aanmaken

1. Open de uitvoering die het dichtst bij de nieuwe komt — bijvoorbeeld “in het wijnglas”.
2. Kies Variant toevoegen en vul het label in, bijvoorbeeld “in het bekertje”.
3. Onder Beginwaarden is deze uitvoering al vooraf geselecteerd omdat ze een pakket is: de nieuwe neemt haar onderdelen over, inclusief hoeveelheden, en de instelling die prijs en inkoopprijs automatisch uit de onderdelen berekent.
4. Verwissel in het nieuwe pakket alleen wat anders is — het wijnglas voor het bekertje.
5. Sla op met Aanmaken.

Prijs en inkoopprijs rekenen daarna uit de onderdelen van de eigen uitvoering: verandert de prijs van het bekertje, dan verandert alleen “in het bekertje”.

Een bestaand pakket wordt de eerste uitvoering. Gebruik je het pakket al in documenten, sjablonen of op boekingspagina’s, dan maakt Variant toevoegen het de eerste uitvoering — met alle onderdelen zoals ze zijn. Daarna maak je de andere uitvoeringen aan en verwissel je per uitvoering wat anders is.

Samenvoegen. Pakketten kunnen ook tot één hoofdartikel worden samengevoegd wanneer hun prijs automatisch rekent; onderdelen en automatiek blijven bij de betreffende uitvoering.

Recepten hebben nog steeds geen varianten — een recept blijft één recept met één ingrediëntenlijst.

Waar varianten overal opduiken

• Inventarislijst: Het hoofdartikel staat als groepsregel met prijsbereik en het aantal varianten. Varianten tonen klapt de uitvoeringen uit. De tegel Totaal aantal producten telt groepen en vermeldt daaronder “waarvan X varianten”.
• Documenteditor en boekingsregel: Het hoofdartikel verschijnt als groep. Kies je het, dan staat er Uitvoering kiezen, en neem je een uitvoering over. Een hoofdartikel belandt nooit op een document.
• Pakketten: Een pakketonderdeel is ofwel een zelfstandig artikel ofwel een uitvoering — nooit een hoofdartikel —, anders zou de materiaalplanning rekenen met een artikel dat nooit wordt geboekt. Een uitvoering mag zelf een pakket zijn; ze brengt dan haar eigen onderdelen mee.
• Boekingspagina: Eén kaart per groep, met afbeelding en beschrijving van het hoofdartikel, plus de allergenen en de inhoud van de gekozen uitvoering. Daaronder kiest de gast de uitvoering; prijs, beschikbaarheid en hoeveelheidsregel gelden voor de gekozen uitvoering, en de winkelwagenregel is de uitvoering. Is een uitvoering uitverkocht of op de datum niet beschikbaar, dan blijft ze zichtbaar, maar is haar chip geblokkeerd. Is er maar één uitvoering zichtbaar, dan blijft het toch bij de kaart met keuze — zo verspringt de lay-out niet bij uitverkoop.

Import en export

De importsjabloon heeft twee nieuwe kolommen:

• Variant van (artikelnummer) — het artikelnummer van het hoofdartikel. Leeg betekent: de regel is een afzonderlijk artikel of zelf een hoofdartikel.
• Variantlabel — het label, bijvoorbeeld “1,0 l”. Verplicht zodra de eerste kolom is ingevuld.

De artikelen worden in twee rondes aangemaakt: eerst alle regels zonder variantkolom, dan de varianten — het hoofdartikel moet dus bestaan. Ontbreekt het, dan meldt de controle de regel; ze wordt niet als afzonderlijk artikel aangemaakt. Zonder eigen artikelnummer wordt een variant bij de volgende import alleen via hoofdartikel en label teruggevonden — de controle wijst daarop. Meer in Producten importeren.

De export bevat dezelfde twee kolommen. Het bestand kan dus worden teruggespeeld zonder dat varianten afzonderlijke artikelen worden. Details onder Artikellijst printen of exporteren.

Dupliceren kopieert de stamgegevens van een artikel, maar geen uitvoeringen: een kopie van een groep is één afzonderlijk artikel — anders zou bij elke duplicatie een tweede groep met dezelfde labels ontstaan.

Tarief

Artikelvarianten zijn vanaf tarief Growth inbegrepen. Geblokkeerd is alleen het aanmaken — variant toevoegen, samenvoegen, de importkolommen en het aanmaken via AI-chat. Na een tariefwijziging blijven bestaande groepen leesbaar en boekbaar, en kun je uitvoeringen blijven loskoppelen en samenvoegingen ongedaan maken.

Verder lezen

• Producten aanmaken & configureren — stamgegevens, prijzen, beschikbaarheid
• Prijsgroepen voor klanten en kanalen — prijzen per klantgroep op elke uitvoering
• Boekingspagina's aanmaken & configureren — wat gasten zien en kiezen