Aantal op basis van aantal gasten: staffelaantallen bij een artikel instellen

Sommige artikelen zijn afhankelijk van de grootte van het evenement: statafels, glazen, servetten, bloemendecoratie. In plaats van het aantal bij elk evenement opnieuw in te schatten, stel je bij het artikel een aantalregel in — de regel haalt het aantal dan uit het aantal gasten.

Waar de aantalregel staat

1. Open Artikel en kies daarna het gewenste artikel.
2. Scroll in de artikeleditor naar het gedeelte Prijs & voorraad.
3. Zet in het blok Aantal op basis van aantal gasten een vinkje bij Aantal berekenen op basis van aantal gasten.

Het blok verschijnt pas zodra het artikel is opgeslagen — vóór de eerste keer opslaan is er nog geen artikel waaraan de aantalregel kan hangen.

De velden

• Eenheden per staffel — wat je per staffel nodig hebt, bijv. 1 voor één statafel. Breuken zijn toegestaan: 0,5 betekent een half deel per gast.
• per aantal gasten — de staffelgrootte, bijv. 10 voor „per 10 gasten”. Voor „0,5 per gast” vul je hier 1 in.
• Afronding — Naar boven afronden (standaard: een begonnen groep gasten telt volledig mee), Naar beneden afronden, Commercieel afronden of Niet afronden (dan blijven er twee decimalen staan, bijv. 37,5 flessen).
• Pas vanaf aantal gasten — optioneel. Daaronder is de aantalregel niet van toepassing: de regel behoudt het aantal dat je hebt ingetypt (het staat nooit op 0).
• Minimumaantal — optioneel, geldt ook als het evenement geen aantal gasten heeft.
• Maximumaantal — optioneel, begrenst het resultaat naar boven.

De voorvertoning in het blok rekent met het voorbeeldaantal gasten dat je ernaast invult. Zo zie je meteen wat de aantalregel oplevert, zonder een document aan te maken. Vraagt de aantalregel bij dit aantal gasten meer dan het Maximumaantal van het artikel toestaat, dan staat daaronder een aanwijzing — op de boekingspagina blijft het dan bij het maximumaantal.

Wat de aantalregel bij de regel doet

• Neem je het artikel over in een Offerte, een Factuur, een Pakbon of in de boekingen van een evenement, dan krijgt de nieuwe regel het berekende aantal. Voorbeeld: aantalregel „1 per 10 gasten, minimaal 2”, evenement met 73 gasten → aantal 8.
• Bij de regel staat een kleine aanwijzing zoals „1 per 10 gasten → 8”. Die laat zien dat het getal uit de aantalregel komt — niet uit een typefout.
• Verandert het aantal gasten van een concept, dan worden deze regels automatisch opnieuw berekend. Verzonden of geaccepteerde documenten vragen zoals gebruikelijk eerst om bevestiging.

Als je het aantal zelf wijzigt

Zodra je het aantal van een regel met aantalregel zelf intypt, raakt de regel los van de aantalregel: het aantal blijft dan staan, ook als het aantal gasten later verandert. Regels zonder aantalregel en bestaande documenten gedragen zich ongewijzigd.

Op de boekingspagina

Geeft de gast op je boekingspagina het aantal gasten op, dan krijgen artikelen met een aantalregel in het Winkelmandje en in de Boeking hetzelfde aantal — je ziet bij het controleren dus al het aantal dat later op het document staat. De aantalregel werkt daar als ondergrens: de gast kan het aantal verhogen, maar er niet onder komen. Artikelen zonder aantalregel, ticketpagina’s zonder aantal gasten en „Per gast”- en forfaitartikelen rekenen zoals voorheen. Vraagt de aantalregel meer dan het Maximumaantal van het artikel, dan stopt de ondergrens daar — het artikel blijft boekbaar, in plaats van te worden geweigerd vanwege het maximumaantal.

Regel opnieuw toepassen

Heb je bij een regel het aantal zelf ingetypt, dan staat daar „Aantal door jou ingesteld — 1 per 10 gasten zou 8 opleveren” met de knop Regel opnieuw toepassen. Met één klik haal je het aantal terug uit de actuele aantalregel van het artikel en het aantal gasten; de regel volgt daarna weer het aantal gasten. De knop is er alleen bij regels waarvan je het aantal zelf hebt ingesteld — bestaande documenten blijven ongewijzigd.

Via import en export

De aantalregel kun je ook beheren via Excel-/CSV-import. De kolommen heten Aantal per gasten, per aantal gasten, Afronding, Regel vanaf gasten, Minimumaantal regel en Maximumaantal regel; „Aantal per gasten” en „per aantal gasten” moeten allebei zijn ingevuld, anders blijft de aantalregel leeg en meldt de import dat. De artikelexport schrijft dezelfde zes kolommen mee, zodat je een gedownload bestand ongewijzigd kunt terug importeren. Een import stelt aantalregels in en verwijdert er geen: lege cellen betekenen „Geen opgave”. Heeft een artikel al een andere aantalregel, dan blijft die staan zolang je de optie Bestaande waarden overschrijven niet gebruikt.

Bijzondere gevallen

„Per gast”-artikelen. Bij de factureringsmodellen Per gast en Per gast per uur staat het aantal gasten al in een eigen kolom bij de regel. De aantalregel is daar het aandeel per gast (bijv. 0,5 flessen), nooit het totaalaantal — anders zou het aantal gasten twee keer worden meegerekend.

Forfaitartikelen. Een forfait heeft altijd aantal 1. Een aantalregel zou daar niets veranderen, daarom is het blok bij forfaitartikelen geblokkeerd.

Evenement zonder aantal gasten. Dan geldt het minimumaantal van de aantalregel. Zonder minimumaantal staat het aantal op 1.

Aantalregel weer verwijderen

Haal het vinkje bij Aantal berekenen op basis van aantal gasten weg — de velden verdwijnen, maar de opgeslagen aantalregel blijft bestaan. Klik daarna op Regel verwijderen, zodat het artikel weer rekent als een artikel zonder aantalregel. Regels die al zijn aangemaakt behouden hun aantal.