Menge aus der Gästezahl: Staffelmengen am Artikel hinterlegen

Manche Artikel richten sich nach der Größe der Veranstaltung: Stehtische, Gläser, Servietten, Blumendeko. Statt die Menge bei jeder Veranstaltung neu zu schätzen, hinterlegst du am Artikel eine Mengenregel — die Position holt sich die Menge dann aus der Gästezahl.

Wo die Regel steht

1. Öffne Artikel und dann den gewünschten Artikel.
2. Scrolle im Artikel-Editor zum Abschnitt Preis & Bestand.
3. Setze im Block Menge aus der Gästezahl den Haken bei Menge aus der Gästezahl berechnen.

Der Block erscheint erst, wenn der Artikel gespeichert ist — vor dem ersten Speichern gibt es noch keinen Artikel, an dem die Regel hängen könnte.

Die Felder

• Einheiten je Staffel — was du je Staffel brauchst, z. B. 1 für einen Stehtisch. Bruchteile sind erlaubt: 0,5 heißt ein halber Anteil je Gast.
• je Anzahl Gäste — die Staffelgröße, z. B. 10 für „je 10 Gäste“. Für „0,5 je Gast“ trägst du hier 1 ein.
• Rundung — Aufrunden (Standard: angefangene Gäste zählen voll), Abrunden, Kaufmännisch oder Nicht runden (dann bleiben zwei Nachkommastellen, z. B. 37,5 Flaschen).
• Erst ab Gästen — optional. Darunter greift die Regel nicht: die Position behält die Menge, die du eingetippt hast (sie steht nie auf 0).
• Mindestmenge — optional, gilt auch dann, wenn die Veranstaltung keine Gästezahl hat.
• Höchstmenge — optional, kappt das Ergebnis nach oben.

Die Vorschau im Block rechnet mit der Beispiel-Gästezahl, die du daneben eingibst. So siehst du sofort, was die Regel ergibt, ohne einen Beleg anzulegen. Verlangt die Regel bei dieser Gästezahl mehr, als die Höchstmenge des Artikels zulässt, steht darunter ein Hinweis — auf der Buchungsseite bleibt es dann bei der Höchstmenge.

Was die Regel an der Position bewirkt

• Übernimmst du den Artikel in ein Angebot, eine Rechnung, einen Lieferschein oder in die Buchungen einer Veranstaltung, trägt die neue Position die berechnete Menge ein. Beispiel: Regel „1 je 10 Gäste, mindestens 2“, Veranstaltung mit 73 Gästen → Menge 8.
• An der Position steht ein kleiner Hinweis wie „1 je 10 Gäste → 8“. Er zeigt, dass die Zahl aus der Regel kommt — nicht aus einem Tippfehler.
• Ändert sich die Gästezahl eines Entwurfs, rechnen diese Positionen automatisch neu. Versendete oder angenommene Belege fragen wie gewohnt nach.

Wenn du die Menge selbst änderst

Sobald du die Menge einer Regel-Position selbst eintippst, löst sie sich von der Regel: sie bleibt dann stehen, auch wenn sich die Gästezahl später ändert. Positionen ohne Regel und bestehende Belege verhalten sich unverändert.

Auf der Buchungsseite

Gibt der Gast auf deiner Buchungsseite seine Gästezahl an, bekommen Artikel mit Regel im Warenkorb und in der Buchung dieselbe Menge — du siehst beim Prüfen also schon die Zahl, die später auf dem Beleg steht. Die Regel wirkt dort als Untergrenze: Der Gast kann die Menge erhöhen, aber nicht darunter gehen. Artikel ohne Regel, Ticket-Seiten ohne Gästezahl und „Pro Gast“- sowie Pauschal-Artikel rechnen wie bisher. Verlangt die Regel mehr als die Höchstmenge des Artikels, endet die Untergrenze dort — der Artikel bleibt buchbar, statt an der Höchstmenge abgewiesen zu werden.

Regel wieder anwenden

Hast du an einer Position die Menge selbst eingetippt, steht dort „Menge von dir gesetzt — 1 je 10 Gäste ergäbe 8“ mit dem Knopf Regel wieder anwenden. Ein Klick holt die Menge aus der aktuellen Artikelregel und der Gästezahl zurück; die Position folgt danach wieder der Gästezahl. Den Knopf gibt es nur an Positionen, an denen du die Menge selbst gesetzt hast — bestehende Belege bleiben unverändert.

Per Import und Export

Die Regel lässt sich auch per Excel-/CSV-Import pflegen. Die Spalten heißen Menge je Gäste, je Anzahl Gäste, Rundung, Regel ab Gästen, Regel-Mindestmenge und Regel-Höchstmenge; „Menge je Gäste“ und „je Anzahl Gäste“ müssen beide gefüllt sein, sonst bleibt die Regel leer und der Import meldet es. Der Artikel-Export schreibt dieselben sechs Spalten mit, sodass du eine heruntergeladene Datei unverändert zurückspielen kannst. Ein Import setzt Regeln, er löscht keine: Leere Zellen heißen „keine Angabe“. Hat ein Artikel schon eine andere Regel, bleibt sie ohne die Option Vorhandene Werte überschreiben stehen.

Sonderfälle

„Pro Gast“-Artikel. Bei den Abrechnungsmodellen Pro Gast und Pro Gast und Stunde steht die Gästezahl schon in einer eigenen Spalte an der Position. Die Regel ist dort der Anteil je Gast (z. B. 0,5 Flaschen), nie die Gesamtmenge — sonst würde die Gästezahl zweimal gerechnet.

Pauschal-Artikel. Pauschalen haben immer Menge 1. Eine Mengenregel würde dort nichts ändern, deshalb ist der Block bei Pauschal-Artikeln gesperrt.

Veranstaltung ohne Gästezahl. Dann gilt die Mindestmenge der Regel. Ohne Mindestmenge steht die Menge bei 1.

Regel wieder entfernen

Nimm den Haken Menge aus der Gästezahl berechnen weg — die Felder verschwinden, die gespeicherte Regel bleibt aber bestehen. Klicke dann auf Regel entfernen, damit der Artikel wieder wie ein Artikel ohne Regel rechnet. Bereits angelegte Positionen behalten ihre Menge.