Quantità in base al numero di ospiti: impostare le quantità a scaglioni su un articolo

Alcuni articoli dipendono dalle dimensioni dell’evento: tavoli alti, bicchieri, tovaglioli, decorazioni floreali. Invece di stimare la quantità a ogni evento, imposti sull’articolo una regola di quantità: la riga prende poi la quantità dal numero di ospiti.

Dove si trova la regola

1. Apri Articolo e poi l’articolo che ti interessa.
2. Scorri nell’editor dell’articolo fino alla sezione Prezzo e giacenza.
3. Nel blocco Quantità in base al numero di ospiti spunta Calcola la quantità dal numero di ospiti.

Il blocco compare solo quando l’articolo è stato salvato: prima del primo salvataggio non esiste ancora un articolo a cui collegare la regola.

I campi

• Unità per scaglione: quante unità ti servono per ogni scaglione, ad es. 1 per un tavolo alto. Sono ammesse le frazioni: 0,5 significa mezza unità per ospite.
• ogni numero di ospiti: la dimensione dello scaglione, ad es. 10 per «ogni 10 ospiti». Per «0,5 per ospite» inserisci qui 1.
• Arrotondamento: Per eccesso (predefinito: un gruppo di ospiti iniziato conta per intero), Per difetto, Commerciale oppure Non arrotondare (in questo caso restano due decimali, ad es. 37,5 bottiglie).
• Solo da questo numero di ospiti: facoltativo. Al di sotto di questa soglia la regola non si applica: la riga mantiene la quantità che hai digitato (non scende mai a 0).
• Quantità minima: facoltativa, vale anche quando l’evento non ha un numero di ospiti.
• Quantità massima: facoltativa, limita il risultato verso l’alto.

L’anteprima nel blocco calcola con il numero di ospiti di esempio che inserisci accanto. Così vedi subito il risultato della regola, senza dover creare un documento. Se con quel numero di ospiti la regola richiede più di quanto consenta la Quantità massima dell’articolo, sotto compare un avviso: sulla pagina di prenotazione la quantità resta in quel caso alla quantità massima.

Cosa fa la regola sulla riga

• Se inserisci l’articolo in un Preventivo, in una Fattura, in un Documento di trasporto (DDT) o nelle prenotazioni di un evento, la nuova riga riporta la quantità calcolata. Esempio: regola «1 ogni 10 ospiti, minimo 2», evento con 73 ospiti → quantità 8.
• Sulla riga compare una piccola nota come «1 ogni 10 ospiti → 8». Indica che il numero deriva dalla regola e non da un errore di battitura.
• Se cambia il numero di ospiti di una bozza, queste righe vengono ricalcolate automaticamente. I documenti inviati o accettati chiedono conferma, come di consueto.

Se modifichi tu la quantità

Non appena digiti tu la quantità di una riga con regola, la riga si scollega dalla regola: la quantità resta quella anche se in seguito cambia il numero di ospiti. Le righe senza regola e i documenti esistenti si comportano come prima.

Sulla pagina di prenotazione

Se l’ospite indica il proprio numero di ospiti sulla tua pagina di prenotazione, gli articoli con regola ricevono la stessa quantità nel Carrello e nella Prenotazione: già in fase di controllo vedi quindi il numero che comparirà poi sul documento. Lì la regola funziona come limite inferiore: l’ospite può aumentare la quantità, ma non scendere al di sotto. Gli articoli senza regola, le pagine biglietti senza numero di ospiti e gli articoli «Per ospite» e a importo forfettario si calcolano come prima. Se la regola richiede più della Quantità massima dell’articolo, il limite inferiore si ferma alla quantità massima: l’articolo resta prenotabile invece di essere rifiutato per aver superato la quantità massima.

Applica di nuovo la regola

Se hai digitato tu la quantità di una riga, vi compare «Quantità impostata da te — 1 ogni 10 ospiti darebbe 8» con il pulsante Applica di nuovo la regola. Con un clic la quantità viene ricalcolata in base alla regola attuale dell’articolo e al numero di ospiti; da quel momento la riga segue di nuovo il numero di ospiti. Il pulsante è presente solo sulle righe in cui hai impostato tu la quantità; i documenti esistenti restano invariati.

Tramite importazione ed esportazione

La regola si può gestire anche con l’importazione Excel/CSV. Le colonne si chiamano Quantità per ospiti, ogni numero di ospiti, Arrotondamento, Regola da ospiti, Quantità minima regola e Quantità massima regola; «Quantità per ospiti» e «ogni numero di ospiti» devono essere compilate entrambe, altrimenti la regola resta vuota e l’importazione lo segnala. L’esportazione articoli include le stesse sei colonne, così puoi reimportare senza modifiche un file scaricato. L’importazione imposta le regole, non le elimina: le celle vuote significano «Non specificato». Se un articolo ha già una regola diversa, questa resta invariata, a meno che tu non attivi l’opzione Sovrascrivi i valori esistenti.

Casi particolari

Articoli «Per ospite». Con i modelli di fatturazione Per ospite e Per ospite e ora il numero di ospiti è già indicato in una colonna dedicata della riga. Lì la regola corrisponde alla quota per ospite (ad es. 0,5 bottiglie), mai alla quantità totale: altrimenti il numero di ospiti verrebbe contato due volte.

Articoli a importo forfettario. Gli importi forfettari hanno sempre quantità 1. Una regola di quantità non cambierebbe nulla, perciò per questi articoli il blocco è bloccato.

Evento senza numero di ospiti. In questo caso vale la quantità minima della regola. Senza quantità minima, la quantità è 1.

Rimuovere la regola

Togli la spunta da Calcola la quantità dal numero di ospiti: i campi scompaiono, ma la regola salvata rimane. Clicca poi su Rimuovi regola affinché l’articolo si calcoli di nuovo come un articolo senza regola. Le righe già create mantengono la loro quantità.