Cantidad según el número de invitados: define cantidades por tramos en el artículo

Algunos artículos dependen del tamaño del evento: mesas altas, copas, servilletas, decoración floral. En lugar de estimar la cantidad en cada evento, defines en el artículo una regla de cantidad: la línea toma entonces la cantidad del número de invitados.

Dónde está la regla

1. Abre Artículo y después el artículo que quieras.
2. Desplázate en el editor de artículos hasta la sección Precio y existencias.
3. En el bloque Cantidad según el número de invitados, marca la casilla Calcular la cantidad según el número de invitados.

El bloque solo aparece cuando el artículo está guardado: antes de guardarlo por primera vez aún no existe ningún artículo al que pueda asociarse la regla.

Los campos

• Unidades por tramo — lo que necesitas por cada tramo, p. ej. 1 para una mesa alta. Se permiten fracciones: 0,5 significa media unidad por invitado.
• por número de invitados — el tamaño del tramo, p. ej. 10 para «por cada 10 invitados». Para «0,5 por invitado» introduces aquí 1.
• Redondeo — Redondear hacia arriba (predeterminado: los invitados que completan un tramo empezado cuentan entero), Redondear hacia abajo, Redondeo comercial o No redondear (entonces se conservan dos decimales, p. ej. 37,5 botellas).
• Solo a partir de este número de invitados — opcional. Por debajo de ese número la regla no se aplica: la línea conserva la cantidad que hayas escrito (nunca queda en 0).
• Cantidad mínima — opcional, también se aplica cuando el evento no tiene número de invitados.
• Cantidad máxima — opcional, limita el resultado por arriba.

La vista previa del bloque calcula con el número de invitados de ejemplo que introduces a su lado. Así ves de inmediato lo que da la regla, sin crear un documento. Si con ese número de invitados la regla exige más de lo que permite la Cantidad máxima del artículo, debajo aparece un aviso: en la página de reservas la cantidad se queda entonces en la cantidad máxima.

Qué hace la regla en la línea

• Si incluyes el artículo en un Presupuesto, una Factura, un Albarán o en las reservas de un evento, la nueva línea lleva la cantidad calculada. Ejemplo: regla «1 por cada 10 invitados, mínimo 2», evento con 73 invitados → cantidad 8.
• En la línea aparece un pequeño aviso como «1 por cada 10 invitados → 8». Indica que el número procede de la regla y no de un error de tecleo.
• Si cambia el número de invitados de un borrador, estas líneas se recalculan automáticamente. Los documentos enviados o aceptados te piden confirmación, como siempre.

Si cambias la cantidad por tu cuenta

En cuanto escribes tú mismo la cantidad de una línea con regla, esta se desvincula de la regla: se queda como está aunque el número de invitados cambie más adelante. Las líneas sin regla y los documentos existentes se comportan igual que antes.

En la página de reservas

Si el invitado indica el número de invitados en tu página de reservas, los artículos con regla reciben la misma cantidad en el Carrito y en la Reserva; así, al revisarla, ya ves el número que figurará después en el documento. Allí la regla actúa como límite inferior: el invitado puede aumentar la cantidad, pero no bajar de ella. Los artículos sin regla, las páginas de entradas sin número de invitados y los artículos «Por invitado» y de importe fijo se calculan como hasta ahora. Si la regla exige más que la Cantidad máxima del artículo, el límite inferior termina ahí: el artículo sigue siendo reservable, en lugar de ser rechazado por superar la cantidad máxima.

Volver a aplicar la regla

Si has escrito tú mismo la cantidad de una línea, aparece «Cantidad fijada por ti — 1 por cada 10 invitados daría 8» junto con el botón Volver a aplicar la regla. Con un clic se recupera la cantidad a partir de la regla actual del artículo y del número de invitados; después, la línea vuelve a seguir el número de invitados. El botón solo existe en las líneas en las que has fijado tú la cantidad; los documentos existentes no cambian.

Por importación y exportación

La regla también se puede mantener mediante la importación de Excel/CSV. Las columnas se llaman Cantidad por invitados, por número de invitados, Redondeo, Regla desde invitados, Cantidad mínima de la regla y Cantidad máxima de la regla; «Cantidad por invitados» y «por número de invitados» deben estar rellenas las dos, de lo contrario la regla queda vacía y la importación te lo indica. La Exportación de artículos incluye esas mismas seis columnas, de modo que puedes volver a importar sin cambios un archivo descargado. Una importación establece reglas, pero no las elimina: las celdas vacías significan «Sin especificar». Si un artículo ya tiene otra regla, esta se mantiene salvo que actives la opción Sobrescribir valores existentes.

Casos especiales

Artículos «Por invitado». En los modelos de facturación Por invitado y Por invitado y hora, el número de invitados ya aparece en una columna propia de la línea. Allí la regla es la parte por invitado (p. ej. 0,5 botellas), nunca la cantidad total; de lo contrario, el número de invitados se calcularía dos veces.

Artículos de importe fijo. Los importes fijos siempre tienen cantidad 1. Una regla de cantidad no cambiaría nada, por eso el bloque está bloqueado en los artículos de importe fijo.

Evento sin número de invitados. En ese caso rige la cantidad mínima de la regla. Sin cantidad mínima, la cantidad es 1.

Quitar la regla

Quita la marca de Calcular la cantidad según el número de invitados: los campos desaparecen, pero la regla guardada se mantiene. Después haz clic en Quitar regla para que el artículo vuelva a calcularse como un artículo sin regla. Las líneas ya creadas conservan su cantidad.