Ilość na podstawie liczby gości: ustawianie ilości w przedziałach przy artykule

Ilość niektórych artykułów zależy od wielkości wydarzenia: stoliki koktajlowe, szklanki, serwetki, dekoracje kwiatowe. Zamiast szacować ilość przy każdym wydarzeniu od nowa, ustawiasz przy artykule regułę ilości — pozycja pobiera wtedy ilość z liczby gości.

Gdzie znajduje się reguła

1. Otwórz Artykuł, a następnie wybrany artykuł.
2. W edytorze artykułu przewiń do sekcji Cena i stan magazynowy.
3. W bloku Ilość na podstawie liczby gości zaznacz pole Oblicz ilość na podstawie liczby gości.

Blok pojawia się dopiero po zapisaniu artykułu — przed pierwszym zapisem nie ma jeszcze artykułu, do którego można by przypisać regułę.

Pola

• Jednostek na przedział — ile potrzebujesz na jeden przedział, np. 1 dla jednego stolika koktajlowego. Dozwolone są ułamki: 0,5 oznacza pół jednostki na gościa.
• na liczbę gości — wielkość przedziału, np. 10 dla „na 10 gości”. Dla „0,5 na gościa” wpisz tutaj 1.
• Zaokrąglenie — W górę (ustawienie domyślne: każda rozpoczęta grupa gości liczy się w całości), W dół, Matematyczne lub Nie zaokrąglaj (zostają wtedy dwa miejsca po przecinku, np. 37,5 butelki).
• Dopiero od liczby gości — opcjonalnie. Poniżej tej wartości reguła nie działa: pozycja zachowuje ilość, którą wpisano ręcznie (nigdy nie spada do 0).
• Ilość minimalna — opcjonalnie, obowiązuje także wtedy, gdy wydarzenie nie ma liczby gości.
• Ilość maksymalna — opcjonalnie, ogranicza wynik od góry.

Podgląd w bloku liczy na podstawie przykładowej liczby gości, którą wpisujesz obok. Dzięki temu od razu widzisz, co daje reguła, bez tworzenia dokumentu. Jeśli reguła przy tej liczbie gości wymaga więcej, niż dopuszcza ustawienie Ilość maksymalna przy artykule, pod spodem pojawi się informacja — na stronie rezerwacji ilość pozostaje wtedy na poziomie ilości maksymalnej.

Co reguła robi z pozycją

• Jeśli dodasz artykuł w obszarze Oferta, Faktura, Dowód dostawy (WZ) lub Rezerwacja wydarzenia, nowa pozycja otrzyma obliczoną ilość. Przykład: reguła „1 na 10 gości, minimum 2”, wydarzenie z 73 gośćmi → ilość 8.
• Przy pozycji widać małą wskazówkę, np. „1 na 10 gości → 8”. Pokazuje ona, że liczba pochodzi z reguły, a nie z literówki.
• Gdy zmieni się liczba gości w wersji roboczej, te pozycje przeliczą się automatycznie. Wysłane lub zaakceptowane dokumenty jak zawsze pytają o potwierdzenie.

Gdy sam zmieniasz ilość

Gdy tylko sam wpiszesz ilość w pozycji opartej na regule, pozycja odłącza się od reguły: ilość zostaje, nawet jeśli liczba gości zmieni się później. Pozycje bez reguły i istniejące dokumenty zachowują się bez zmian.

Na stronie rezerwacji

Jeśli gość poda na Twojej stronie rezerwacji liczbę gości, artykuły z regułą mają w sekcjach Koszyk i Rezerwacja taką samą ilość — podczas sprawdzania widzisz więc od razu liczbę, która później znajdzie się w dokumencie. Reguła działa tam jako dolna granica: gość może zwiększyć ilość, ale nie może zejść poniżej niej. Artykuły bez reguły, strony biletowe bez liczby gości oraz artykuły rozliczane „Za gościa” i ryczałtowe liczą się jak dotychczas. Jeśli reguła wymaga więcej niż ustawiona przy artykule Ilość maksymalna, dolna granica kończy się na ilości maksymalnej — artykuł pozostaje dostępny do rezerwacji, zamiast zostać odrzucony z powodu przekroczenia ilości maksymalnej.

Zastosuj regułę ponownie

Jeśli ilość w pozycji została wpisana przez Ciebie ręcznie, zobaczysz tam komunikat „Ilość ustawiona przez Ciebie — 1 na 10 gości dałoby 8” wraz z przyciskiem Zastosuj regułę ponownie. Jedno kliknięcie przywraca ilość na podstawie aktualnej reguły artykułu i liczby gości; pozycja znów podąża za liczbą gości. Przycisk jest dostępny tylko przy pozycjach, w których sam ustawiłeś ilość — istniejące dokumenty pozostają bez zmian.

Import i eksport

Regułę możesz też prowadzić przez import z Excela/CSV. Kolumny nazywają się Ilość na gości, na liczbę gości, Zaokrąglenie, Reguła od liczby gości, Ilość minimalna reguły i Ilość maksymalna reguły; „Ilość na gości” i „na liczbę gości” muszą być wypełnione obie, w przeciwnym razie reguła pozostanie pusta, a import zgłosi to w komunikacie. Eksport artykułów zapisuje te same sześć kolumn, więc pobrany plik możesz zaimportować z powrotem bez zmian. Import ustawia reguły, ale ich nie usuwa: puste komórki oznaczają „Nie podano”. Jeśli artykuł ma już inną regułę, pozostaje ona bez zmian, o ile nie wybierzesz opcji Nadpisz istniejące wartości.

Przypadki szczególne

Artykuły „Za gościa”. W modelach rozliczenia Za gościa i Za gościa i godzinę liczba gości znajduje się już w osobnej kolumnie przy pozycji. Reguła oznacza tam udział na gościa (np. 0,5 butelki), nigdy ilość całkowitą — inaczej liczba gości zostałaby policzona dwa razy.

Artykuły ryczałtowe. Ryczałty zawsze mają ilość 1. Reguła ilości nic by tu nie zmieniła, dlatego blok jest zablokowany w artykułach ryczałtowych.

Wydarzenie bez liczby gości. Obowiązuje wtedy ilość minimalna z reguły. Bez ilości minimalnej ilość wynosi 1.

Usuwanie reguły

Odznacz pole Oblicz ilość na podstawie liczby gości — pola znikną, ale zapisana reguła pozostanie. Następnie kliknij Usuń regułę, aby artykuł znów liczył się jak artykuł bez reguły. Utworzone już pozycje zachowują swoją ilość.