Quantité selon le nombre d’invités : définir des quantités par palier sur un article

Après la lecture de cet article, vous saurez définir sur un article une règle de quantité comme « 1 pour 10 invités, 2 minimum », afin que le devis, la facture et les autres documents reprennent automatiquement la quantité à partir du nombre d’invités.

Certains articles dépendent de la taille de l’événement : tables hautes, verres, serviettes, décoration florale. Au lieu d’estimer la quantité pour chaque événement, vous définissez sur l’article une règle de quantité — la ligne prend alors sa quantité dans le nombre d’invités.

Où se trouve la règle

Ouvrez Article, puis l’article souhaité.
Faites défiler l’éditeur d’article jusqu’à la section Prix et stock.
Dans le bloc Quantité selon le nombre d'invités, cochez Calculer la quantité selon le nombre d'invités.

Le bloc n’apparaît qu’une fois l’article enregistré — avant le premier enregistrement, il n’existe pas encore d’article auquel rattacher la règle.

Les champs

Unités par palier — ce dont vous avez besoin par palier, p. ex. 1 pour une table haute. Les fractions sont autorisées : 0,5 correspond à une demi-unité par invité.
par nombre d'invités — la taille du palier, p. ex. 10 pour « pour 10 invités ». Pour « 0,5 par invité », saisissez ici 1.
Arrondi — Arrondi supérieur (par défaut : tout palier entamé compte en entier), Arrondi inférieur, Arrondi commercial ou Ne pas arrondir (deux décimales sont alors conservées, p. ex. 37,5 bouteilles).
À partir de (invités) — facultatif. En dessous de ce seuil, la règle ne s’applique pas : la ligne conserve la quantité que vous avez saisie (elle ne tombe jamais à 0).
Quantité minimale — facultatif, s’applique aussi lorsque l’événement n’a pas de nombre d’invités.
Quantité maximale — facultatif, plafonne le résultat.

L’aperçu dans le bloc calcule avec le nombre d’invités d’exemple que vous saisissez à côté. Vous voyez ainsi immédiatement le résultat de la règle, sans créer de document. Si, pour ce nombre d’invités, la règle exige plus que ne le permet la Quantité maximale de l’article, une remarque s’affiche en dessous — sur la page de réservation, la quantité reste alors à la quantité maximale.

Effet de la règle sur la ligne

Si vous reprenez l’article dans un devis, une facture, un bon de livraison ou dans les réservations d’un événement, la nouvelle ligne reprend la quantité calculée. Exemple : règle « 1 pour 10 invités, minimum 2 », événement de 73 invités → quantité 8.
Sur la ligne figure une petite indication comme « 1 pour 10 invités → 8 ». Elle montre que le chiffre provient de la règle — et non d’une faute de frappe.
Si le nombre d’invités d’un brouillon change, ces lignes sont recalculées automatiquement. Les documents envoyés ou acceptés demandent confirmation, comme d’habitude.

Si vous modifiez la quantité vous-même

Dès que vous saisissez vous-même la quantité d’une ligne avec règle, celle-ci se détache de la règle : elle reste alors telle quelle, même si le nombre d’invités change par la suite. Les lignes sans règle et les documents existants se comportent comme avant.

Sur la page de réservation

Lorsque l’invité indique son nombre d’invités sur votre page de réservation, les articles avec règle reçoivent la même quantité dans le panier et dans la réservation — lors de la vérification, vous voyez donc déjà le chiffre qui figurera plus tard sur le document. La règle y agit comme seuil minimal : l’invité peut augmenter la quantité, mais pas descendre en dessous. Les articles sans règle, les pages de billetterie sans nombre d’invités, ainsi que les articles « Par invité » et au forfait se calculent comme avant. Si la règle exige plus que la Quantité maximale de l’article, le seuil minimal s’arrête à cette quantité maximale — l’article reste réservable au lieu d’être refusé à cause de la quantité maximale.

Réappliquer la règle

Si vous avez saisi vous-même la quantité d’une ligne, le message « Quantité définie par vous — 1 pour 10 invités donnerait 8 » s’affiche avec le bouton Réappliquer la règle. Un clic récupère la quantité à partir de la règle actuelle de l’article et du nombre d’invités ; la ligne suit ensuite de nouveau le nombre d’invités. Le bouton n’existe que sur les lignes dont vous avez défini vous-même la quantité — les documents existants restent inchangés.

Par import et export

La règle peut aussi être gérée par import Excel/CSV. Les colonnes s’appellent Quantité par invités, par nombre d'invités, Arrondi, Règle à partir de (invités), Quantité minimale de la règle et Quantité maximale de la règle ; « Quantité par invités » et « par nombre d'invités » doivent toutes deux être renseignées, sinon la règle reste vide et l’import vous le signale. L’export des articles ajoute les six mêmes colonnes, de sorte que vous pouvez réimporter tel quel un fichier téléchargé. Un import définit des règles, il n’en supprime aucune : une cellule vide signifie « Non précisé ». Si un article a déjà une autre règle, celle-ci est conservée sauf si vous activez l’option Écraser les valeurs existantes.

Cas particuliers

Articles « Par invité ». Avec les modèles de facturation Par invité et Par invité et par heure, le nombre d’invités figure déjà dans une colonne dédiée de la ligne. La règle y représente la part par invité (p. ex. 0,5 bouteille), jamais la quantité totale — sinon le nombre d’invités serait compté deux fois.

Articles au forfait. Les forfaits ont toujours la quantité 1. Une règle de quantité n’y changerait rien ; c’est pourquoi le bloc est verrouillé pour les articles au forfait.

Événement sans nombre d’invités. Dans ce cas, la quantité minimale de la règle s’applique. Sans quantité minimale, la quantité est de 1.

Retirer la règle

Décochez Calculer la quantité selon le nombre d'invités — les champs disparaissent, mais la règle enregistrée est conservée. Cliquez ensuite sur Retirer la règle pour que l’article se calcule de nouveau comme un article sans règle. Les lignes déjà créées conservent leur quantité.