Quantidade a partir do número de convidados: definir quantidades por escalão no artigo

Alguns artigos dependem da dimensão do evento: mesas altas, copos, guardanapos, decoração floral. Em vez de estimar a quantidade em cada evento, define-se no artigo uma regra de quantidade — a linha vai então buscar a quantidade ao número de convidados.

Onde fica a regra

1. Abrir Artigo e, depois, o artigo pretendido.
2. No editor de artigos, deslocar até à secção Preço e stock.
3. No bloco Quantidade a partir do número de convidados, assinalar Calcular a quantidade a partir do número de convidados.

O bloco só aparece depois de o artigo ser guardado — antes de guardar pela primeira vez ainda não existe nenhum artigo ao qual a regra possa ficar associada.

Os campos

• Unidades por escalão — o que é necessário por escalão, por exemplo 1 para uma mesa alta. São permitidas frações: 0,5 significa meia unidade por convidado.
• por número de convidados — o tamanho do escalão, por exemplo 10 para «por 10 convidados». Para «0,5 por convidado», introduz-se aqui 1.
• Arredondamento — Arredondar para cima (predefinição: os escalões iniciados contam por inteiro), Arredondar para baixo, Arredondamento comercial ou Não arredondar (nesse caso ficam duas casas decimais, por exemplo 37,5 garrafas).
• Apenas a partir de (convidados) — opcional. Abaixo deste valor a regra não se aplica: a linha mantém a quantidade introduzida manualmente (nunca fica a 0).
• Quantidade mínima — opcional, aplica-se também quando o evento não tem número de convidados.
• Quantidade máxima — opcional, limita o resultado por cima.

A pré-visualização no bloco calcula com o número de convidados de exemplo introduzido ao lado. Assim, vê-se de imediato o resultado da regra, sem ser necessário criar um documento. Se, para esse número de convidados, a regra exigir mais do que a Quantidade máxima do artigo permite, surge um aviso por baixo — na página de reservas, a quantidade fica então na quantidade máxima.

O que a regra faz na linha

• Ao adicionar o artigo a um Orçamento, a uma Fatura, a uma Guia de remessa ou às reservas de um evento, a nova linha assume a quantidade calculada. Exemplo: regra «1 por 10 convidados, mínimo 2», evento com 73 convidados → quantidade 8.
• Na linha aparece uma pequena indicação como «1 por 10 convidados → 8». Mostra que o valor vem da regra e não de um erro de digitação.
• Se o número de convidados de um rascunho se alterar, estas linhas são recalculadas automaticamente. Os documentos enviados ou aceites pedem confirmação, como habitualmente.

Quando a quantidade é alterada manualmente

Assim que a quantidade de uma linha com regra é introduzida manualmente, a linha deixa de seguir a regra: a quantidade mantém-se, mesmo que o número de convidados mude mais tarde. As linhas sem regra e os documentos existentes comportam-se como até aqui.

Na página de reservas

Quando o convidado indica o número de convidados na página de reservas, os artigos com regra recebem a mesma quantidade no Carrinho e na Reserva — ou seja, ao verificar já se vê o valor que mais tarde aparece no documento. Aí, a regra funciona como limite mínimo: o convidado pode aumentar a quantidade, mas não ficar abaixo dela. Os artigos sem regra, as páginas de bilhetes sem número de convidados e os artigos «Por convidado» e de valor fixo calculam-se como até aqui. Se a regra exigir mais do que a Quantidade máxima do artigo, o limite mínimo termina nessa quantidade máxima — o artigo continua disponível para reserva, em vez de ser recusado por exceder a quantidade máxima.

Aplicar a regra novamente

Se a quantidade de uma linha tiver sido introduzida manualmente, aparece «Quantidade definida manualmente — 1 por 10 convidados daria 8» com o botão Aplicar a regra novamente. Um clique repõe a quantidade a partir da regra atual do artigo e do número de convidados; a partir daí, a linha volta a acompanhar o número de convidados. O botão só existe em linhas cuja quantidade foi definida manualmente — os documentos existentes mantêm-se inalterados.

Por importação e exportação

A regra também pode ser mantida através da importação Excel/CSV. As colunas chamam-se Quantidade por convidados, por número de convidados, Arredondamento, Regra a partir de convidados, Quantidade mínima da regra e Quantidade máxima da regra; «Quantidade por convidados» e «por número de convidados» têm de estar ambas preenchidas, caso contrário a regra fica vazia e a importação assinala-o. A Exportação de artigos inclui as mesmas seis colunas, pelo que um ficheiro descarregado pode ser reimportado sem alterações. Uma importação define regras, mas não as elimina: células vazias significam «Sem indicação». Se um artigo já tiver outra regra, esta mantém-se, a menos que a opção Substituir valores existentes esteja ativa.

Casos especiais

Artigos «Por convidado». Nos modelos de faturação Por convidado e Por convidado e hora, o número de convidados já consta de uma coluna própria na linha. Aí, a regra é a quantidade por convidado (por exemplo, 0,5 garrafas) e nunca a quantidade total — caso contrário, o número de convidados seria contabilizado duas vezes.

Artigos de valor fixo. Os valores fixos têm sempre quantidade 1. Uma regra de quantidade não alteraria nada, por isso o bloco está bloqueado nos artigos de valor fixo.

Evento sem número de convidados. Aplica-se então a quantidade mínima da regra. Sem quantidade mínima, a quantidade é 1.

Remover a regra

Desmarcar Calcular a quantidade a partir do número de convidados — os campos desaparecem, mas a regra guardada mantém-se. Em seguida, clicar em Remover regra, para que o artigo volte a calcular como um artigo sem regra. As linhas já criadas mantêm a sua quantidade.