Prijsgroepen voor klanten en kanalen

Niet elke klant betaalt hetzelfde: op de beurs gelden andere prijzen dan bij een privéfeest, en een bureau krijgt misschien een toeslag. Met prijsgroepen stel je dat één keer in. Univents vult daarna bij elke nieuwe regel in offerte, boeking en factuur automatisch de prijs van de bijbehorende groep in — zonder handmatig nrekenen.

Prijsgroepen zijn beschikbaar vanaf het abonnement Growth.

Prijsgroep aanmaken

1. Open Instellingen > Prijsgroepen.
2. Klik op Nieuwe prijsgroep.
3. Vul een naam in, bijvoorbeeld „Beurs”, „Event” of „Bureau”.
4. Vul optioneel een toeslag of korting in % in: 10 voor +10 %, -5 voor −5 %. Dit geldt voor alle artikelen waarvoor je geen vaste prijs voor deze groep opslaat.
5. Sla op.

Je kunt een groep op elk moment hernoemen of het percentage wijzigen. Bestaande documenten behouden hun prijzen.

Vaste prijzen per artikel invullen

Moet een artikel in een groep een heel specifieke prijs hebben, dan vul je die direct bij het artikel in:

1. Open het artikel in Inventaris.
2. Ga naar Prijs & voorraad. Onder Prijzen per prijsgroep staat voor elke groep een veld.
3. Vul de prijs in. Die wordt opgeslagen zodra je het veld verlaat.

Een leeg veld betekent: de toeslag of korting van de groep geldt. Heeft de groep die niet, dan geldt de standaardprijs van het artikel.

Beheer je het artikel met brutoprijzen, vul dan ook de groepsprijs bruto in (zie Prijzen bruto of netto invoeren).

Voorbeeld: Mousserende wijn 0,1 l kost standaard € 4,00. In de groep „Beurs” vul je € 5,00 in, in de groep „Event” niets. Bij een beursevenement staat de mousserende wijn dan voor € 5,00 op de regel, bij een eventevenement voor € 4,00.

Prijsgroep bij de klant opslaan

1. Open het contact onder Contacten en klik op Bewerken.
2. Kies bij Prijsgroep de passende groep, bijvoorbeeld „Bureau”.
3. Sla op.

Het veld verschijnt zodra je minimaal één prijsgroep hebt aangemaakt. De Standaardkorting van de klant blijft hierbij ongewijzigd: de prijsgroep bepaalt de prijs van elke afzonderlijke regel, de standaardkorting werkt daarnaast op het documenttotaal.

Prijsgroep bij het evenement

Maak je een evenement aan voor een klant met een prijsgroep, dan staat de groep van die klant automatisch bij het evenement. Je ziet en wijzigt die op het overzicht van het evenement in de klantkaart onder Prijsgroep — bijvoorbeeld wanneer een vaste klant eenmalig een beurs boekt. De klant zelf behoudt zijn groep.

Wissel je de klant van het evenement, dan neemt het evenement de prijsgroep van de nieuwe klant over.

Openstaande documenten herberekenen

Wijzig je de prijsgroep van een evenement dat al documenten heeft, dan vraagt Univents wat je wilt doen:

• Herberekenen: de regels van alle openstaande, nog niet verzonden documenten krijgen de prijzen van de nieuwe groep.
• Niet herberekenen: bestaande regels behouden hun prijs. Alleen nieuwe regels krijgen de nieuwe groepsprijs.

Verzonden, geaccepteerde en uitgegeven documenten blijven in elk geval ongewijzigd. Regels waarvan je de prijs handmatig hebt vastgesteld ook.

Zo wordt de prijs van een regel bepaald

1. Univents neemt de basisprijs uit de prijsgroep van het evenement. Heeft een document geen evenement, dan geldt de prijsgroep van de ontvanger.
2. Daarna worden je Prijsregels zoals gebruikelijk toegepast, bijvoorbeeld „Weekend +20 %” of „vanaf 100 gasten −5 %” (zie Documentnummers & prijsvoorwaarden instellen).

Voorbeeld: beursprijs € 5,00 en de prijsregel „Weekend +20 %”. Vindt de beurs plaats op een zaterdag, dan staat er € 6,00 op de regel.

Dit geldt voor alle manieren waarop een regel ontstaat: artikel in het document kiezen, boeking toevoegen, klant boekt na in het klantenportaal, formulier, offerte uit een e-mail, AI-chat, zaalhuur, personeelsdiensten, buffet uitsplitsen en wijzigingsverzoeken.

In de documenteditor zie je bij de regel een kleine aanduiding zoals „Prijs: Beurs”. Op de PDF voor je klant verschijnt die niet.

Waar prijsgroepen geen invloed op hebben

• Loonartikelen voor personeel en Tickets behouden altijd hun prijs.
• Regelsjablonen hebben hun eigen prijs.
• Boekingspagina’s rekenen voorlopig nog met de standaardprijzen.

Prijsgroep verwijderen

Klik onder Instellingen > Prijsgroepen op het prullenbakpictogram en bevestig. De groep wordt verwijderd bij alle klanten en evenementen. Nieuwe regels rekenen daar weer met de standaardprijs; bestaande documenten behouden hun prijzen.

Prijsgroepen in de import en in de AI-chat

• In de artikelimport is er voor elke prijsgroep een eigen kolom, bijvoorbeeld „Prijs Beurs” (netto). Een lege cel stelt geen groepsprijs in. Bij bestaande artikelen vult de import alleen ontbrekende groepsprijzen aan, tenzij je „Bestaande waarden overschrijven met het bestand” inschakelt. Details: Producten importeren.
• De artikelexport bevat dezelfde kolommen. Je kunt de groepsprijzen dus in Excel beheren en het bestand weer importeren.
• In de contactimport is er de kolom „Prijsgroep” met de naam van de groep.
• In de AI-chat kun je bijvoorbeeld schrijven: „Zet voor mousserende wijn de beursprijs op € 5” of „Maak een prijsgroep Bureau aan met 10 % toeslag”.