Prijzen bruto of netto invoeren

Veel bedrijven noemen hun gasten ronde prijzen inclusief btw — „45 € per persoon, alles inbegrepen”. Univents rekent intern altijd met nettoprijzen, omdat facturen, boekhoudexports en de e-factuur dat vereisen. Je hoeft daarom niet meer zelf om te rekenen: je voert de prijs in aan de kant waarin je denkt, en Univents leidt de andere kant af.

Dit artikel is bedoeld voor iedereen die producten beheert of offertes en facturen schrijft.

Prijzen in het product invoeren

Bij het bewerken van een product vind je twee prijsvelden onder elkaar:

• Prijs (netto) — het bedrag zonder btw
• Prijs (bruto) — het bedrag inclusief btw

Je typt in een van beide velden, het andere rekent automatisch mee. Het product onthoudt aan welke kant je het laatst hebt gewerkt. Dat is belangrijk als je later het btw-tarief wijzigt: heb je bruto aangehouden, dan blijft de brutoprijs staan en wordt de nettoprijs opnieuw berekend — de prijs die je aan je gast hebt genoemd, blijft dus geldig.

Het veld waarin je op dat moment niet typt, toont twee decimalen. Intern rekent Univents nauwkeuriger; als je er met de muis overheen gaat, zie je de volledige waarde.

Ook de productlijst onder Inventaris › Catalogus toont beide kanten: in de kolom Prijs staat de nettoprijs, direct eronder de brutoprijs. Bij een product zonder btw zijn beide waarden gelijk.

Als het btw-tarief nog leeg is, kan Univents de andere kant niet uitrekenen. Vul eerst de btw in.

Bij pakketten met automatische prijsberekening zijn beide velden geblokkeerd — de prijs volgt daar uit de bijbehorende producten.

Wat er op het document staat

Een document rekent in netto of in bruto. Deze instelling bepaalt niet alleen hoe je typt, maar ook wat je klant ziet:

Document in bruto — gebruikelijk voor particuliere klanten. Eenheidsprijs en regeltotaal worden als brutobedrag afgedrukt, daaronder staat de btw uitgesplitst:

Menu Classic        80 × 45,00 €   =   3.600,00 €

Totaal (incl. btw)                      3.600,00 €
waarvan 19 % btw                          574,79 €
Nettobedrag                             3.025,21 €

Document in netto — gebruikelijk voor zakelijke klanten. Eenheidsprijs en regeltotaal worden netto afgedrukt en de btw komt aan het eind erbij. Dit is de tot nu toe gebruikte weergave.

Staan er op een document meerdere btw-tarieven — bijvoorbeeld eten met 10 % en drinken met 20 % — dan wordt de btw per tarief afzonderlijk vermeld, zoals de btw-wetgeving vereist.

Je inleidingstekst controleren

⚠️ Veel offertes bevatten een standaardzin als „Alle prijzen zijn exclusief btw.” Rekent een document in bruto, dan spreekt die zin de afgedrukte prijzen tegen — de regels tonen dan brutobedragen.

Univents past je tekst niet automatisch aan, omdat het jouw tekst is. Pas hem aan voor brutodocumenten, bijvoorbeeld: „Alle prijzen zijn inclusief btw.” Als je met sjablonen werkt, is het handig om een sjabloon voor brutodocumenten en een voor nettodocumenten te hebben.

De instelling voor de workspace

Onder Instellingen › Documenten vind je het blok Documentweergave. Daar bepaal je bij Prijzen invoeren als of nieuwe documenten in bruto of in netto rekenen.

Wijzig je de instelling later, dan blijven al aangemaakte documenten ongewijzigd. Dat is bewust: een verstuurde factuur moet over vijf jaar nog precies zo eruitzien.

Welke basis een afzonderlijk document gebruikt

Een document neemt de basis over op het moment dat je het aanmaakt — en behoudt die daarna.

Een bestaand document kan niet naar de andere basis worden omgezet. Heb je een document met de andere basis nodig, wijzig dan eerst de instelling voor de workspace en maak het document daarna opnieuw aan.

Rekent een document in bruto, dan zie je dat bovenaan het document aan de aanduiding Prijzen: bruto. Bij een nettodocument staat daar niets — netto is de standaard, een aanduiding zou daar alleen maar ruis zijn.

De basis geldt ook in de regeleditor, en wel voor beide prijskolommen: een nettodocument toont links Verkoopprijs netto en rechts Totaal netto, een brutodocument Verkoopprijs bruto en Totaal bruto. De kolomkop laat je dus altijd zien welke kant je voor je hebt, en je kunt elke regel uit je hoofd narekenen. Het subtotaal boven elke sectie en het totaalveld aan het eind tonen nog steeds beide kanten.

Als je een product dat je in bruto hebt beheerd, in een nettodocument invoegt, wordt de prijs op twee decimalen afgerond. Univents wijst je daar bij de regel op. De reden: op een nettodocument moet eenheidsprijs maal aantal precies het afgedrukte regeltotaal opleveren, zodat je klant kan narekenen.

Prijzen in regelsjablonen

Maak je een regelsjabloon aan of bewerk je er een, dan geldt dezelfde instelling voor de workspace als in de documenteditor: staat Prijzen invoeren als op bruto, dan typ en zie je ook in het sjabloon de brutoprijs per regel — omgerekend met het btw-tarief van die regel. Opgeslagen wordt intern nog steeds netto, zodat een sjabloon onafhankelijk van het btw-tarief geldt.

Pas je het sjabloon later toe op een document, dan blijft het document gewoon in zijn eigen basis rekenen — die het bij het aanmaken heeft gekregen.

Veelgestelde vragen

Veranderen mijn bestaande documenten? Nee. Alle bestaande documenten en producten blijven zoals ze zijn. Brutoinvoer staat uit totdat je die inschakelt.

Kan ik een document achteraf van netto naar bruto omzetten? Nee. De basis wordt vastgelegd bij het aanmaken van het document en blijft dan zo. Wijzig de instelling voor de workspace en maak het document opnieuw aan.

Ik ben kleine ondernemer en vermeld geen btw. Dan zijn bruto en netto identiek, en verandert de instelling niets aan je documenten.

Waarom stond er vroeger 45,01 € op de factuur, terwijl ik 45,00 € had afgesproken? Omdat de nettoprijs onderweg op twee decimalen werd afgerond en uit de afgeronde waarde weer een brutobedrag werd berekend. Univents rekent nu overal nauwkeuriger, het toegezegde bedrag wordt exact gehaald.