Introduzir preços com IVA ou sem IVA

Muitas empresas indicam aos convidados preços redondos com IVA incluído — «45 € por pessoa, tudo incluído». Internamente, o Univents calcula sempre com preços sem IVA, porque as faturas, as exportações para a contabilidade e a fatura eletrónica assim o exigem. Mesmo assim, já não é preciso converter manualmente: o preço é introduzido do lado em que se costuma pensar, e o Univents deduz o outro.

Este artigo destina-se a quem gere produtos ou elabora orçamentos e faturas.

Introduzir preços no produto

Ao editar um produto, existem dois campos de preço, um debaixo do outro:

• Preço (sem IVA) — o valor sem IVA
• Preço (com IVA) — o valor com IVA incluído

Escreve-se num dos dois campos e o outro é calculado automaticamente. O produto memoriza o lado que foi usado por último. Isto é importante quando a taxa de IVA é alterada mais tarde: se o preço foi gerido com IVA, o preço com IVA mantém-se e o preço sem IVA é recalculado — ou seja, o preço comunicado ao convidado continua válido.

O campo em que não se está a escrever mostra duas casas decimais. Internamente, o Univents calcula com maior precisão; ao passar o rato por cima, é possível ver o valor completo.

A lista de produtos em Inventário › Catálogo também mostra os dois lados: na coluna Preço aparece o preço sem IVA e, logo por baixo, o preço com IVA. Num produto sem IVA, os dois valores são iguais.

Se a taxa de IVA ainda estiver em branco, o Univents não consegue calcular o outro valor. Preencher primeiro o IVA.

Nos pacotes com cálculo automático do preço, ambos os campos estão bloqueados — o preço resulta dos produtos incluídos.

O que aparece no documento

Um documento calcula sem IVA ou com IVA. Esta definição determina não só a forma de introduzir os valores, mas também o que o cliente vê:

Documento com IVA — habitual para clientes particulares. O preço unitário e o total da linha são impressos com IVA, e por baixo o IVA aparece discriminado:

Menu Classic        80 × 45,00 €   =   3.600,00 €

Total (IVA incl.)                       3.600,00 €
dos quais IVA a 19 %                      574,79 €
Valor sem IVA                           3.025,21 €

Documento sem IVA — habitual para clientes empresariais. O preço unitário e o total da linha são impressos sem IVA, e o IVA é acrescentado no final. Esta é a apresentação utilizada até agora.

Quando um documento tem várias taxas de IVA — por exemplo, refeições a 10 % e bebidas a 20 % —, o IVA é indicado separadamente por taxa, como exige a lei do IVA.

Verificar o texto de introdução

⚠️ Muitos orçamentos têm uma frase-padrão como «Todos os preços entendem-se acrescidos do IVA à taxa legal.» Se um documento calcular com IVA, esta frase contradiz os preços impressos — as linhas mostram então valores com IVA.

O Univents não altera o texto automaticamente, porque o texto é da empresa. Convém adaptá-lo para os documentos com IVA, por exemplo: «Todos os preços entendem-se com o IVA à taxa legal incluído.» Quem trabalha com modelos beneficia de ter um modelo para documentos com IVA e outro para documentos sem IVA.

A definição para o workspace

Em Definições › Documentos financeiros encontra-se o bloco Apresentação dos documentos financeiros. Aí, em Introduzir preços como, define-se se os novos documentos calculam com IVA ou sem IVA.

Se a definição for alterada mais tarde, os documentos já criados permanecem inalterados. É intencional: uma fatura enviada tem de continuar a ter o mesmo aspeto daqui a cinco anos.

Que base usa cada documento

Um documento assume a base no momento em que é criado — e mantém-na depois.

Um documento existente não pode ser mudado para a outra base. Se for necessário um documento na outra base, altera-se primeiro a definição do workspace e cria-se depois o documento de novo.

Quando um documento calcula com IVA, isso é visível no topo do documento, através da indicação Preços: com IVA. Num documento sem IVA não aparece nada — sem IVA é o caso normal, e uma indicação seria apenas ruído.

A base aplica-se também no editor de linhas, às duas colunas de preço: um documento sem IVA mostra PV sem IVA à esquerda e Total sem IVA à direita; um documento com IVA mostra PV com IVA e Total com IVA. Assim, o cabeçalho da coluna indica sempre que lado se está a ver, e é possível verificar cada linha de cabeça. O subtotal no topo de cada secção e o campo de totais no final continuam a mostrar os dois lados.

Se um produto gerido com IVA for inserido num documento sem IVA, o preço é arredondado a duas casas decimais. O Univents assinala-o na linha. O motivo: num documento sem IVA, o preço unitário vezes a quantidade deve dar exatamente o total da linha impresso, para que o cliente possa conferir as contas.

Preços nos modelos de linhas

Ao criar ou editar um modelo de linhas, aplica-se a mesma definição do workspace que no editor de documentos: se Introduzir preços como estiver em com IVA, também no modelo se escreve e se vê o preço com IVA de cada linha — convertido com a taxa de IVA dessa linha. Internamente, o valor continua a ser guardado sem IVA, para que o modelo seja válido independentemente da taxa de IVA.

Quando o modelo é aplicado mais tarde a um documento, o documento continua a calcular na sua própria base — a que recebeu quando foi criado.

Perguntas frequentes

Os meus documentos existentes mudam? Não. Todos os documentos e produtos existentes ficam como estão. A introdução com IVA está desativada até ser ativada.

É possível mudar um documento de sem IVA para com IVA depois de criado? Não. A base é definida quando o documento é criado e fica assim. Alterar a definição do workspace e criar o documento de novo.

Sou uma pequena empresa e não discrimino IVA. Nesse caso, os valores com IVA e sem IVA são idênticos, e a definição não altera nada nos documentos.

Porque é que antes aparecia 45,01 € na fatura, apesar de ter sido acordado 45,00 €? Porque o preço sem IVA era arredondado a duas casas decimais pelo caminho, e o valor com IVA era depois calculado a partir do valor arredondado. O Univents passou a calcular com maior precisão em todo o processo, pelo que o valor acordado é atingido exatamente.