Documentnummers en prijsvoorwaarden instellen

Onder Instellingen > Documenten stel je twee basisdingen in voor je hele team: volgens welk patroon Univents je offerte-, factuur-, pakbon- en creditnotanummers toekent, en hoe de pop-up voor prijsvoorwaarden zich gedraagt bij het toevoegen van regels. Dit artikel is bedoeld voor iedereen die documenten maakt in Univents en zijn nummerreeksen of standaardinstellingen voor prijsvoorwaarden één keer netjes wil configureren.

In de video zie je hoe je prijsvoorwaarden zoals een nachttoeslag of een volumekorting aanmaakt, prioriteiten toekent en de automatische toepassing bepaalt.

Video afspelen3:07

De afzonderlijke stappen vind je hieronder ook om na te lezen.

Nummerreeksen per documenttype instellen

Standaard kent Univents documentnummers toe zonder jaartal en met acht cijfers, dus RE00000001, RE00000002 enzovoort. Elk documenttype heeft daarbij een eigen teller: je eerste factuur is RE00000001, ook als je al vijftig offertes hebt geschreven. In het gedeelte Nummerreeksen stel je voor elk documenttype een eigen voorvoegsel in.

1. Open Instellingen > Documenten.
2. In het gedeelte Nummerreeksen zie je vier velden, één per documenttype.
3. Vul in de gewenste velden je voorvoegsel in — maximaal 12 tekens. Laat je een veld leeg, dan geldt de standaardwaarde.
4. Klik op Nummerreeksen opslaan.

Wil je een jaartal in het nummer, minder cijfers of een start bij een bepaald getal, dan stel je dat een niveau dieper in bij het gedeelte Nummerformaat — zie het volgende gedeelte.

Een voorvoegsel achteraf wijzigen

Het makkelijkst is om het voorvoegsel meteen aan het begin in te stellen, voordat het eerste document van dat type ontstaat. Daarna geldt een bijzonderheid die je anders verrast:

• Heb je voor het documenttype alleen het veld onder Nummerreeksen ingevuld, dan houdt de teller die al loopt het voorvoegsel waarmee hij is gestart. Een hier achteraf gewijzigd voorvoegsel verschijnt dus niet in nieuwe nummers.
• Vul je het voorvoegsel in plaats daarvan lager in onder Nummerformaat in, dan geldt het direct voor elk volgend nummer van dat type. Dit is de route als je het voorvoegsel tijdens het lopende gebruik echt wilt wisselen.

Het livevoorbeeld in het gedeelte Nummerformaat laat je vóór het opslaan zien hoe het volgende nummer eruitziet. Vertrouw daarop in plaats van aan te nemen dat een voorvoegsel automatisch wordt toegepast.

Een voorvoegselwissel in de loop van het jaar zorgt voor een zichtbare breuk in je nummervolgorde. Documenten die al zijn uitgegeven houden altijd hun nummer.

Nummerformaat per documenttype

Naast de eenvoudige voorvoegsels vind je verderop op dezelfde pagina het gedeelte Nummerformaat — een fijnere instelling die je apart voor elk documenttype (offerte, factuur, pakbon, creditnota) configureert. Deze instellingen overschrijven de eenvoudige voorvoegsels hierboven.

Een livevoorbeeld naast de kop van elk documenttype laat je direct zien hoe het volgende nummer met de huidige instellingen eruit zou zien.

Wanneer een nummer wordt toegekend

Niet elk documenttype krijgt zijn nummer op hetzelfde moment — dat is bewust zo:

Een conceptfactuur heeft daarom nog geen factuurnummer. Pas wanneer je hem uitgeeft, trekt Univents het volgende nummer — en vraagt je vooraf in een dialoogvenster welk nummer dat wordt. Vanaf dat moment ligt het nummer vast en kan het niet meer worden gewijzigd.

Een documentnummer kun je nergens handmatig intypen of overschrijven. Univents kent het altijd zelf toe; er is bewust geen invoerveld voor.

Hiaten in de nummervolgorde

Het kan voorkomen dat een nummer wordt overgeslagen — bijvoorbeeld 782 en dan 791. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer je een offerteconcept weer verwijdert of een verzending wordt afgebroken. Dat is zo bedoeld en fiscaal geen probleem: een eenmaal toegekend nummer wordt nooit een tweede keer uitgegeven, ook niet nadat het document is verwijderd. Precies dat vragen de regels voor ordelijke boekhouding — een hergebruikt factuurnummer zou het echte probleem zijn, een hiaat niet.

Verwijder je een factuur, dan blijft het nummer dus verbruikt. Voor een correctie is de creditnota sowieso de juiste weg: de oorspronkelijke factuur houdt haar nummer, de creditnota krijgt een eigen nummer uit de nummerreeks voor creditnota’s, en de gecorrigeerde factuur krijgt bij het uitgeven een nieuw nummer.

Standaard btw-tarief

Onder Standaard btw-tarief stel je het Btw-tarief (%) in dat als terugvaloptie wordt gebruikt voor termijn- en deelfacturen wanneer er geen productspecifiek tarief beschikbaar is. De standaardwaarde is 19 %; gangbare waarden zijn 0, 7 of 19.

Standaardwaarden voor offertes en facturen

In het gedeelte Offertes — standaardwaarden stel je in wat nieuwe offertes automatisch overnemen:

• Standaardgeldigheid — de Geldigheid (dagen) die nieuwe offertes automatisch overnemen als „Geldig voor”. Per document te overschrijven.
• Standaardherinnering — aantal dagen vóór de vervaldatum waarop nieuwe offertes automatisch herinneringen inplannen. Keuze via chips (bijv. 1, 3, 7, 14, 30 dagen van tevoren) of een eigen waarde.
• Herinnering optietermijn — de Termijn vooraf (dagen) voor een interne voorwaarschuwing aan je team voordat de optietermijn van een offerte verloopt. 0 = uitgeschakeld. De herinnering gaat naar de eigenaar van de workspace, de toegewezen projectplanner en de behandelaar van de offerte.

In het gedeelte Facturen — standaardwaarden:

• Standaard betalingstermijn — de algemene Betalingstermijn (dagen) die nieuwe facturen automatisch overnemen als vervaldatum. 0 = geen standaard (factuur zonder vervaldatum, tenzij per document ingesteld).
• Standaardherinnering — zoals bij offertes, maar apart te configureren voor facturen.

Pop-up voor prijsvoorwaarden: standaard voor het hele team

Wanneer je regels aan een offerte toevoegt, kan Univents via een pop-up vragen of toeslagen uit prijsvoorwaarden moeten worden toegepast. In het gedeelte Standaard prijsvoorwaarden bepaal je hoe deze pop-up vooraf is ingevuld — de instelling geldt voor het hele team, niet per persoon.

Alle drie de schakelaars slaan direct op bij het omzetten — een aparte opslaan-knop is er hier niet.

Automatische vervolgdocumenten

In het gedeelte Automatische vervolgdocumenten bepaal je wat er bij acceptatie van een offerte automatisch als concept ontstaat. Alle drie de schakelaars staan standaard uit — zonder ze maak je vervolgdocumenten zelf aan, bijv. als je met aanbetalingsfacturen of dagpakbonnen werkt.

Het aanbetalingspercentage (standaard 30 %) verschijnt alleen als de schakelaar „Aanbetalingsfactuur aanmaken bij acceptatie” actief is.

Documentweergave

In het gedeelte Documentweergave stel je standaardweergave-opties in voor nieuwe documenten (offertes, facturen, pakbonnen). Bestaande documenten behouden hun eigen instellingen — met één uitzondering: E-mails met PDF-bijlage versturen (zie hieronder).

Elke schakelaar slaat direct op bij het omzetten.

„E-mails met PDF-bijlage versturen” werkt ook op bestaande concepten. Anders dan de overige zes schakelaars in dit gedeelte geldt deze niet alleen voor documenten die je voortaan aanmaakt: schakel je hem in, dan krijgen ook alle offertes, facturen en pakbonnen die bij jou nog als concept klaarstaan en nog niet zijn verstuurd de PDF-bijlage. Schakel je hem uit, dan wordt de bijlage daar ook weer verwijderd. Documenten die al zijn verstuurd, uitgegeven of geannuleerd blijven ongemoeid — hun bijlagestatus verandert nooit met terugwerkende kracht. Konden de bestaande concepten om technische redenen niet worden aangepast, dan wijst Univents je na het opslaan met een melding daarop; de instelling zelf is hoe dan ook opgeslagen.

Veelgestelde vragen

Wat gebeurt er als ik de nummerreeks wijzig terwijl er al documenten bestaan? Bestaande documenten houden altijd hun oude nummers — er verandert niets met terugwerkende kracht. Voor nieuwe documenten hangt het ervan af waar je het voorvoegsel invult: onder Nummerformaat geldt het direct, onder Nummerreeksen alleen zolang dit documenttype nog geen nummer heeft toegekend. De teller zelf loopt door en begint niet opnieuw; een nieuwe startwaarde stel je in onder Volgend nummer (startwaarde).

Waarom ontbreken er nummers in mijn factuurvolgorde? Omdat een toegekend nummer nooit opnieuw wordt uitgegeven — ook niet als het document is verwijderd. Hiaten zijn zo bedoeld en geen probleem voor de boekhouding. Problematisch zou het omgekeerde zijn, een dubbel toegekend nummer, en juist dat voorkomt Univents.

Kan ik een documentnummer handmatig toekennen of corrigeren? Nee. Univents kent elk nummer zelf toe, en zodra een document is uitgegeven, is het nummer onveranderlijk. Wil je bij een overstap de nummering van je oude systeem voortzetten, stel dan vooraf onder Nummerformaat de waarde Volgend nummer (startwaarde) in — omhoog kan altijd, onder de huidige hoogste stand laat Univents de teller niet zakken.

Moet ik na elke wijziging aan de nummerreeksen opnieuw opslaan? Ja. Het gedeelte Nummerreeksen heeft een eigen knop Nummerreeksen opslaan, zonder welke je wijzigingen in het voorvoegsel niet worden overgenomen. De schakelaars voor prijsvoorwaarden slaan daarentegen automatisch op bij het omzetten.

Kan ik verschillende instellingen doen voor verschillende documenttypen? Bij het nummervoorvoegsel wel — elk van de vier documenttypen (offerte, factuur, pakbon, creditnota) heeft een eigen veld. Bij de standaard prijsvoorwaarden gelden de drie schakelaars voor alle offertes in de workspace.

Heeft de standaard voor prijsvoorwaarden ook invloed op al gemaakte offertes? Nee. De standaard bepaalt alleen de voorinvulling van de pop-up bij het toevoegen van nieuwe regels vanaf het moment van de wijziging. Bestaande regels in bestaande offertes worden niet met terugwerkende kracht aangepast.

Waarom kost een regel ineens € 0,00? Dat kan gebeuren wanneer een prijsvoorwaarde met een vaste korting een artikel treft dat minder kost dan de korting zelf. Univents maakt daarbij onderscheid naar hoe breed de prijsregel is gedefinieerd:

• Geldt de prijsregel voor één enkel product, dan wordt de prijs begrensd op € 0,00. Dat is zo bedoeld: zo bouw je een „gratis vanaf aantal X”. De regel toont dan in de documenteditor een gele waarschuwing: „Prijsvoorwaarde groter dan de prijs”.
• Geldt de prijsregel voor een categorie of de hele workspace, dan laat Univents hem voor dit artikel gewoon achterwege. De regel behoudt zijn normale prijs. Voorbeeld: de prijsregel „vanaf 60 stuks € 3,00 goedkoper” geldt voor de hele workspace en treft daarmee ook bestek van € 0,26 — daar wordt hij niet meer toegepast, het bestek blijft € 0,26 kosten.

Staat een regel toch op € 0,00, vul de prijs dan handmatig in — een zelf ingestelde prijs wordt nooit meer automatisch overschreven.

Wanneer berekent Univents de prijs van een regel opnieuw? Dat hangt af van wat je wijzigt. Wijzig je alleen het Aantal, dan blijft een prijs die je eerder zelf hebt ingetypt onaangeroerd — Univents berekent hem niet opnieuw vanuit de catalogusprijs. Wijs je de regel een ander product toe, dan neemt hij normaal gesproken de catalogusprijs van dat product over. Heeft de regel een vaste prijs (met de hand ingetypt of uit een sjabloon), dan vraagt Univents eerst: „… behouden” laat je prijs staan, „Catalogusprijs … overnemen” zet de prijs uit de inventaris — de regel wordt dan bij herberekeningen weer automatisch aangepast. Prijsvoorwaarden past de wissel zelf niet toe; die worden pas toegepast bij de volgende herberekening van de regel, bijvoorbeeld door een wijziging van het aantal.

Waar zie ik prijsregels die voor alle producten gelden? Onder Instellingen > Documenten in het gedeelte Regels voor de hele workspace. Daar staat elke prijsregel die niet aan één product of categorie is gekoppeld in één zin: wanneer hij wordt toegepast en wat hij aan de prijs verandert. Je kunt elke prijsregel daar uitschakelen of verwijderen. Dat loont vooral als je vanuit een ander systeem naar Univents bent overgestapt — daarbij kunnen prijsregels zijn meegekomen die je nooit zelf hebt aangemaakt.

Een prijsregel wordt helemaal niet toegepast — waar ligt dat aan? Waarschijnlijk ontbreekt de grens. Elke prijsregel noemt zijn voorwaarde in de titel („vanaf aantal”, „vanaf aantal gasten”, „in de periode”), maar de concrete grens staat in een eigen veld. Is dat veld leeg, dan blijft de prijsregel zonder werking — hij wordt bewust NIET op alles toegepast. Vul de grens alsnog in, dan werkt hij weer. In de lijst Regels voor de hele workspace herken je zulke prijsregels doordat er in plaats van een voorwaarde „Altijd” staat.

Prijsregel voor een hele categorie aanmaken

Een prijsregel hoeft niet aan één enkel product te hangen. Wil je bijvoorbeeld een toeslag op alle dranken leggen, dan maak je de prijsregel één keer aan bij de categorie — hij geldt dan voor elk product daarin, ook voor producten die je pas later aanmaakt.

1. Open Inventaris en ga naar het tabblad Categorieën.
2. Klik bij de gewenste categorie op Bewerken.
3. Klap onderaan in het dialoogvenster Prijsregels open.
4. Via Prijsregel toevoegen maak je een prijsregel aan — precies zoals bij een enkel product.

Bij het product zelf verschijnen deze prijsregels in het blok Van de categorie overgenomen regels; wijzigen kun je ze alleen hier bij de categorie.

Passen meerdere prijsregels op dezelfde regel — één bij het product, één bij de categorie, één bij de workspace — dan worden ze allemaal bij elkaar opgeteld. De categorieprijsregel vervangt dus geen productprijsregel, hij komt erbij.

Regels voor de hele workspace controleren

Een prijsregel kan aan één product, aan een categorie of aan de hele workspace zijn gekoppeld. Het laatste soort is het krachtigst: het wordt toegepast bij elk product dat binnen het bereik valt — ook bij artikelen waar bij het aanmaken niemand aan dacht.

1. Open Instellingen > Documenten.
2. Scrol naar het gedeelte Regels voor de hele workspace.
3. Elke rij beschrijft een prijsregel, bijv. „Aantal 60–1000 · € 3,00 goedkoper”.
4. Met de schakelaar rechts zet je een prijsregel tijdelijk uit, met de prullenbak verwijder je hem helemaal.

Prijzen die al zijn vastgelegd blijven ongewijzigd als je een prijsregel uitschakelt of verwijdert. De prijsregel heeft alleen invloed op regels die je daarna aanmaakt of waarvan je het aantal wijzigt.

Verder lezen

• Nummerreeksen en prijsvoorwaarden betreffen alleen de nummering en de logica van de pop-up. Hoe een document eruitziet — kleuren, marges, logo — stel je in via een lay-out, zie Hoe maak ik lay-outs voor documenten?.
• Terugkerende bundels van regels bespaar je met een regelsjabloon.
• Een compleet document als herbruikbaar sjabloon vind je onder Documentsjablonen maken en gebruiken.