Impostare numeri di documento e condizioni di prezzo

In Impostazioni > Documenti finanziari configuri due aspetti fondamentali per tutto il team: con quale schema Univents assegna i numeri di preventivi, fatture, DDT e note di credito e come si comporta il popup delle condizioni di prezzo quando aggiungi righe. Questo articolo è pensato per chi crea documenti finanziari in Univents e vuole configurare una volta per tutte le numerazioni o i valori predefiniti delle condizioni di prezzo.

Nel video vedi come creare condizioni di prezzo come un supplemento notturno o uno sconto quantità, assegnare le priorità e controllare l'applicazione automatica.

Riproduci video3:07

Trovi i singoli passaggi anche qui sotto, da leggere con calma.

Definire le numerazioni per tipo di documento

Di default Univents assegna i numeri di documento senza anno e a otto cifre, cioè RE00000001, RE00000002 e così via. Ogni tipo di documento ha il proprio contatore: la tua prima fattura è RE00000001, anche se hai già scritto cinquanta preventivi. Nella sezione Numerazioni definisci un prefisso distinto per ogni tipo di documento.

1. Apri Impostazioni > Documenti finanziari.
2. Nella sezione Numerazioni trovi quattro campi, uno per ogni tipo di documento.
3. Inserisci il prefisso desiderato nei campi che ti interessano — massimo 12 caratteri. Se lasci un campo vuoto, vale il valore predefinito.
4. Clicca su Salva numerazioni.

Se vuoi l'anno nel numero, meno cifre o una partenza da un numero preciso, lo imposti un livello più in basso, nella sezione Formato della numerazione — vedi il prossimo paragrafo.

Modificare un prefisso in un secondo momento

La cosa più semplice è impostare il prefisso subito all'inizio, prima che esista il primo documento di quel tipo. Dopo vale una particolarità che altrimenti potrebbe sorprenderti:

• Se per il tipo di documento hai compilato solo il campo in Numerazioni, il contatore già in corso mantiene il prefisso con cui era partito. Un prefisso modificato qui in seguito non compare quindi nei nuovi numeri.
• Se invece inserisci il prefisso più in basso, in Formato della numerazione, questo vale subito per ogni numero successivo di quel tipo. È la strada giusta se vuoi davvero cambiare il prefisso a lavoro avviato.

L'anteprima in tempo reale nella sezione Formato della numerazione ti mostra, prima di salvare, che aspetto avrà il prossimo numero. Fai affidamento su quella, anziché dare per scontato che un prefisso venga applicato automaticamente.

Un cambio di prefisso nel corso dell'anno crea una discontinuità visibile nella sequenza dei numeri. I documenti già emessi mantengono sempre il loro numero.

Formato della numerazione per tipo di documento

Oltre ai semplici prefissi, più in basso nella stessa pagina trovi la sezione Formato della numerazione — un controllo più dettagliato che imposti separatamente per ogni tipo di documento (preventivo, fattura, DDT, nota di credito). Queste impostazioni sovrascrivono i semplici prefissi indicati sopra.

Un'anteprima in tempo reale accanto al titolo di ogni tipo di documento ti mostra subito che aspetto avrebbe il prossimo numero con le impostazioni attuali.

Quando viene assegnato un numero

Non tutti i tipi di documento ricevono il numero nello stesso momento — è voluto:

Una bozza di fattura non ha quindi ancora un numero di fattura. Solo quando la emetti, Univents preleva il numero successivo — e prima, in una finestra di dialogo, ti chiede quale sarà. Da quel momento il numero è definitivo e non si può più modificare.

Un numero di documento non si può mai digitare o sovrascrivere a mano, da nessuna parte. Univents lo assegna sempre da sé; un campo di inserimento è volutamente assente.

Salti nella sequenza dei numeri

Può capitare che un numero venga saltato — ad esempio 782, poi 791. Succede, per esempio, quando elimini una bozza di preventivo o quando un invio viene interrotto. È voluto e non è un problema dal punto di vista fiscale: un numero assegnato una volta non viene mai emesso una seconda volta, nemmeno dopo l'eliminazione del documento. È esattamente ciò che richiedono i principi di regolare tenuta della contabilità — il vero problema sarebbe un numero di fattura riutilizzato, non un salto.

Se elimini una fattura, il suo numero resta quindi consumato. Per una correzione, comunque, la strada giusta è la nota di credito: la fattura originale mantiene il suo numero, la nota di credito ne riceve uno proprio dalla numerazione delle note di credito e la fattura corretta riceve un nuovo numero al momento dell'emissione.

Aliquota IVA predefinita

In Aliquota IVA predefinita imposti l'Aliquota (%) usata come valore di ripiego per le fatture di acconto e parziali quando non è disponibile un'aliquota specifica del prodotto. Il valore predefinito è 19 %; i valori più comuni sono 0, 7 o 19.

Valori predefiniti per preventivi e fatture

Nella sezione Preventivi — valori predefiniti imposti cosa ereditano automaticamente i nuovi preventivi:

• Validità predefinita — la Validità (giorni) che i nuovi preventivi assumono automaticamente come «Valido per». Modificabile per ogni documento.
• Promemoria predefinito — giorni prima della scadenza in cui i nuovi preventivi pianificano automaticamente i promemoria. Si sceglie tramite chip (ad es. 1, 3, 7, 14, 30 giorni prima) oppure con un valore personalizzato.
• Promemoria scadenza opzione — l'Anticipo (giorni) per un avviso interno al tuo team prima che scada l'opzione di un preventivo. 0 = disattivato. Il promemoria viene inviato al titolare del workspace, al responsabile di progetto assegnato e al referente del preventivo.

Nella sezione Fatture — valori predefiniti:

• Termini di pagamento predefiniti — i Termini di pagamento (giorni) globali che le nuove fatture assumono automaticamente come scadenza. 0 = nessun valore predefinito (fattura senza data di scadenza, a meno che non venga impostata per ogni documento).
• Promemoria predefinito — come per i preventivi, ma configurabile separatamente per le fatture.

Popup delle condizioni di prezzo: impostazione predefinita per tutto il team

Quando aggiungi righe a un preventivo, Univents può chiederti con un popup se applicare i supplementi delle condizioni di prezzo. Nella sezione Condizioni di prezzo predefinite stabilisci come viene precompilato questo popup — l'impostazione vale in modo uniforme per tutto il team, non per singola persona.

Tutti e tre gli interruttori salvano subito quando li attivi o disattivi — qui non esiste un pulsante di salvataggio separato.

Documenti successivi automatici

Nella sezione Documenti successivi automatici stabilisci cosa viene creato automaticamente come bozza quando un preventivo viene accettato. Tutti e tre gli interruttori sono disattivati per impostazione predefinita — senza di essi crei tu stesso i documenti successivi, ad es. se lavori con fatture di acconto o DDT giornalieri.

La percentuale di acconto (predefinita 30 %) compare solo se l'interruttore «Crea fattura di acconto all'accettazione» è attivo.

Visualizzazione dei documenti finanziari

Nella sezione Visualizzazione dei documenti finanziari imposti le opzioni di visualizzazione predefinite per i nuovi documenti finanziari (preventivi, fatture, DDT). I documenti già esistenti mantengono le proprie impostazioni — con un'eccezione: Invia e-mail con PDF allegato (vedi sotto).

Ogni interruttore salva subito quando lo attivi o disattivi.

«Invia e-mail con PDF allegato» ha effetto anche sulle bozze già esistenti. A differenza degli altri sei interruttori di questa sezione, questo non vale solo per i documenti creati in futuro: se lo attivi, anche tutti i preventivi, le fatture e i DDT che per te sono ancora in bozza e non sono stati ancora inviati ricevono il PDF come allegato. Se lo disattivi, l'allegato viene rimosso allo stesso modo. I documenti già inviati, emessi o stornati non vengono toccati — il loro stato dell'allegato non cambia mai retroattivamente. Se per motivi tecnici non è stato possibile aggiornare le bozze esistenti, dopo il salvataggio Univents te lo segnala con un avviso; l'impostazione in sé viene comunque salvata.

Domande frequenti

Cosa succede se modifico la numerazione anche se esistono già dei documenti? I documenti esistenti mantengono sempre i loro vecchi numeri — nulla cambia retroattivamente. Per i nuovi documenti dipende da dove inserisci il prefisso: in Formato della numerazione vale subito, in Numerazioni solo finché quel tipo di documento non ha ancora assegnato un numero. Il contatore in sé prosegue e non riparte da capo; un nuovo valore iniziale lo imposti in Prossimo numero (valore iniziale).

Perché nella sequenza delle mie fatture mancano dei numeri? Perché un numero assegnato non viene mai emesso di nuovo — nemmeno se il documento è stato eliminato. I salti sono voluti e non creano problemi alla contabilità. Il problema sarebbe il caso opposto, un numero assegnato due volte, ed è proprio quello che Univents impedisce.

Posso assegnare o correggere a mano il numero di un documento? No. Univents assegna ogni numero da sé e, una volta emesso il documento, il numero non è più modificabile. Se, passando a Univents, vuoi proseguire la numerazione del tuo vecchio sistema, imposta prima in Formato della numerazione il valore Prossimo numero (valore iniziale) — verso l'alto è possibile in qualsiasi momento, mentre Univents non permette al contatore di scendere sotto il valore massimo attuale.

Devo salvare di nuovo dopo ogni modifica alle numerazioni? Sì. La sezione Numerazioni ha un proprio pulsante Salva numerazioni, senza il quale le modifiche ai prefissi non vengono applicate. Gli interruttori delle condizioni di prezzo, invece, salvano automaticamente quando li attivi o disattivi.

Posso fare impostazioni diverse per i vari tipi di documento? Per il prefisso del numero sì — ciascuno dei quattro tipi di documento (preventivo, fattura, DDT, nota di credito) ha il suo campo. Per le condizioni di prezzo predefinite, i tre interruttori valgono in modo uniforme per tutti i preventivi del workspace.

Le condizioni di prezzo predefinite influiscono anche sui preventivi già creati? No. L'impostazione determina solo la precompilazione del popup quando aggiungi nuove righe, a partire dal momento della modifica. Le righe già presenti nei preventivi esistenti non vengono modificate retroattivamente.

Perché una riga costa improvvisamente 0,00 €? Può succedere quando una condizione di prezzo con una riduzione fissa si applica a un articolo che costa meno della riduzione stessa. Univents distingue in base all'ampiezza della regola:

• Se la regola vale per un singolo prodotto, il prezzo viene limitato a 0,00 €. È voluto: è così che costruisci un «gratis a partire dalla quantità X». La riga mostra allora nell'editor dei documenti un avviso giallo «Condizione di prezzo superiore al prezzo».
• Se la regola vale per una categoria o per l'intero workspace, Univents la salta semplicemente per quell'articolo. La riga mantiene il suo prezzo normale. Esempio: la regola «da 60 pezzi 3,00 € in meno» vale per l'intero workspace e quindi riguarda anche le posate da 0,26 € — lì non viene più applicata e le posate continuano a costare 0,26 €.

Se una riga è comunque a 0,00 €, inserisci il prezzo a mano — un prezzo impostato da te non viene mai più sovrascritto automaticamente.

Quando Univents ricalcola il prezzo di una riga? Dipende da cosa modifichi. Se cambi solo la quantità, un prezzo che avevi digitato tu stesso resta invariato — Univents non lo ricalcola dal prezzo di catalogo. Se assegni alla riga un altro prodotto, di norma assume il prezzo di catalogo di quest'ultimo. Se la riga ha un prezzo fisso (digitato a mano o proveniente da un modello), Univents chiede prima conferma: «Mantieni …» lascia il tuo prezzo, «Usa prezzo di catalogo …» imposta il prezzo dall'inventario — la riga viene poi di nuovo adeguata automaticamente nei ricalcoli successivi. La sostituzione in sé non applica le condizioni di prezzo; queste entrano in gioco solo al successivo ricalcolo della riga, ad esempio con una modifica della quantità.

Dove vedo le regole che valgono per tutti i prodotti? In Impostazioni > Documenti finanziari, nella sezione Regole per l'intero workspace. Lì trovi ogni regola di prezzo che non è legata a un singolo prodotto o a una categoria, descritta in una frase: quando si applica e come modifica il prezzo. Puoi disattivare o eliminare ogni regola direttamente lì. Vale la pena controllare soprattutto se sei passato a Univents da un altro sistema — potrebbero essere arrivate con te regole che non hai mai creato personalmente.

Una regola non viene applicata affatto — da cosa dipende? Probabilmente manca il limite. Ogni regola indica la propria condizione nel titolo («da quantità», «da numero di ospiti», «nel periodo»), ma il limite concreto si trova in un campo a parte. Se il campo è vuoto, la regola resta senza effetto — volutamente NON viene applicata a tutto. Inserisci il limite e funzionerà di nuovo. Nell'elenco Regole per l'intero workspace riconosci queste regole dal fatto che al posto di una condizione compare «Sempre».

Creare una regola di prezzo per un'intera categoria

Una regola di prezzo non deve per forza essere legata a un singolo prodotto. Se vuoi, per esempio, applicare un supplemento a tutte le bevande, crei la regola una volta sola sulla categoria — vale poi per ogni prodotto al suo interno, anche per quelli che crei più tardi.

1. Apri Inventario e passa alla scheda Categorie.
2. Clicca su Modifica sulla categoria desiderata.
3. In fondo alla finestra di dialogo apri Regole di prezzo.
4. Con Aggiungi regola di prezzo crei una regola — esattamente come su un singolo prodotto.

Sul prodotto stesso queste regole compaiono nel blocco Regole ereditate dalla categoria; puoi modificarle solo qui, sulla categoria.

Se più regole corrispondono alla stessa riga — una sul prodotto, una sulla categoria, una sul workspace — vengono tutte sommate. La regola della categoria non sostituisce quindi una regola del prodotto, si aggiunge.

Controllare le regole per l'intero workspace

Una regola di prezzo può essere legata a un singolo prodotto, a una categoria o all'intero workspace. L'ultimo tipo è il più potente: si applica a ogni prodotto che rientra nel suo ambito — anche agli articoli a cui nessuno aveva pensato al momento della creazione.

1. Apri Impostazioni > Documenti finanziari.
2. Scorri fino alla sezione Regole per l'intero workspace.
3. Ogni riga descrive una regola, ad es. «Quantità 60–1000 · 3,00 € in meno».
4. Con l'interruttore a destra disattivi temporaneamente una regola, con il cestino la elimini definitivamente.

I prezzi già scritti restano invariati se disattivi o elimini una regola. La regola ha effetto solo sulle righe che crei in seguito o di cui modifichi la quantità.

Per approfondire

• Le numerazioni e le condizioni di prezzo riguardano solo la numerazione e la logica del popup. Che aspetto ha un documento finanziario — colori, margini, logo — lo imposti in un Layout, vedi Come creo i layout per i documenti finanziari?.
• Per i gruppi di voci ricorrenti puoi usare un modello di righe finanziarie.
• Un documento completo come modello riutilizzabile lo trovi in Creare e usare i modelli di documenti finanziari.