Configurar números de documento y condiciones de precio

En Ajustes > Documentos financieros configuras dos aspectos fundamentales para todo tu equipo: según qué patrón asigna Univents los números de tus presupuestos, facturas, albaranes y notas de crédito, y cómo se comporta la ventana emergente de condiciones de precio al añadir líneas. Este artículo está pensado para quienes crean documentos financieros en Univents y quieren configurar una sola vez, y bien, sus series de numeración o los valores predeterminados de las condiciones de precio.

En el vídeo ves cómo crear condiciones de precio como un recargo nocturno o un descuento por volumen, asignar prioridades y controlar la aplicación automática.

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Abajo encontrarás también los pasos por escrito.

Definir las series de numeración por tipo de documento

De serie, Univents asigna los números de documento sin año y con ocho dígitos, es decir, RE00000001, RE00000002 y así sucesivamente. Cada tipo de documento tiene su propio contador: tu primera factura es RE00000001, aunque ya hayas escrito cincuenta presupuestos. En la sección Series de numeración defines un prefijo propio para cada tipo de documento.

1. Abre Ajustes > Documentos financieros.
2. En la sección Series de numeración verás cuatro campos, uno por tipo de documento.
3. Introduce tu prefijo en los campos que quieras, con un máximo de 12 caracteres. Si dejas un campo vacío, se aplica el valor predeterminado.
4. Haz clic en Guardar series de numeración.

Si quieres un año en el número, menos dígitos o empezar en una cifra concreta, lo configuras un nivel más abajo, en la sección Formato de numeración (consulta el apartado siguiente).

Cambiar un prefijo más adelante

Lo más sencillo es fijar el prefijo desde el principio, antes de que exista el primer documento de ese tipo. Después se aplica una particularidad que, de otro modo, te sorprendería:

• Si para el tipo de documento has rellenado solo el campo de Series de numeración, el contador que ya está en marcha mantiene el prefijo con el que empezó. Un prefijo cambiado aquí más adelante no aparece, por tanto, en los números nuevos.
• Si en su lugar introduces el prefijo más abajo, en Formato de numeración, se aplica de inmediato a cada número posterior de ese tipo. Es el camino a seguir si de verdad quieres cambiar el prefijo en pleno funcionamiento.

La vista previa en directo de la sección Formato de numeración te muestra, antes de guardar, el aspecto que tendrá el siguiente número. Fíate de ella en lugar de dar por hecho que un prefijo se aplica automáticamente.

Cambiar un prefijo a mitad de año provoca una ruptura visible en tu secuencia de números. Los documentos ya emitidos conservan siempre su número.

Formato de numeración por tipo de documento

Además de los prefijos sencillos, más abajo en la misma página encontrarás la sección Formato de numeración: un control más fino que configuras por separado para cada tipo de documento (presupuesto, factura, albarán, nota de crédito). Estos ajustes sustituyen a los prefijos sencillos de arriba.

Una vista previa en directo junto al título de cada tipo de documento te muestra al instante el aspecto que tendría el siguiente número con los ajustes actuales.

Cuándo se asigna un número

No todos los tipos de documento reciben su número en el mismo momento, y es a propósito:

Por eso, un borrador de factura todavía no tiene número de factura. Solo cuando lo emites, Univents toma el siguiente número y antes te pregunta en un cuadro de diálogo cuál será. A partir de ese momento, el número queda fijado y ya no se puede cambiar.

Un número de documento no se puede escribir ni sobrescribir a mano en ningún sitio. Univents lo asigna siempre por su cuenta; a propósito, no existe un campo para introducirlo.

Huecos en la secuencia de números

Puede ocurrir que se salte un número, por ejemplo 782 y luego 791. Pasa, por ejemplo, cuando eliminas un borrador de presupuesto o se cancela un envío. Es intencionado y no plantea problemas fiscales: un número, una vez asignado, nunca se vuelve a emitir, ni siquiera después de eliminar el documento. Eso es justo lo que exigen los principios de contabilidad generalmente aceptados: un número de factura reutilizado sería el verdadero problema; un hueco, no.

Si eliminas una factura, su número queda, pues, consumido. Para una corrección, el camino correcto es de todos modos la nota de crédito: la factura original conserva su número, la nota de crédito recibe uno propio de su serie y la factura corregida recibe un número nuevo al emitirla.

Tipo de IVA predeterminado

En Tipo de IVA predeterminado defines el Tipo de IVA (%) que se usa como valor de respaldo para las facturas de anticipo y parciales cuando no hay un tipo específico del producto. El valor predeterminado es el 19 %; los valores habituales son 0, 7 o 19.

Valores predeterminados para presupuestos y facturas

En la sección Presupuestos — valores predeterminados configuras lo que asumen automáticamente los presupuestos nuevos:

• Validez predeterminada: la Validez (días) que los presupuestos nuevos asumen automáticamente como «Válido para». Se puede modificar en cada documento.
• Recordatorio predeterminado: días antes del vencimiento en los que los presupuestos nuevos programan recordatorios automáticamente. Se elige mediante chips (p. ej. 1, 3, 7, 14, 30 días antes) o con un valor propio.
• Recordatorio del plazo de opción: la Antelación (días) de un aviso interno a tu equipo antes de que venza el plazo de opción de un presupuesto. 0 = desactivado. El recordatorio va al propietario del workspace, al planificador de proyecto asignado y al responsable del presupuesto.

En la sección Facturas — valores predeterminados:

• Plazo de pago predeterminado: el Plazo de pago (días) global que las facturas nuevas asumen automáticamente como vencimiento. 0 = sin valor predeterminado (factura sin fecha de vencimiento, salvo que se fije en cada documento).
• Recordatorio predeterminado: igual que en los presupuestos, pero configurable por separado para las facturas.

Ventana emergente de condiciones de precio: valores predeterminados para todo el equipo

Cuando añades líneas a un presupuesto, Univents puede preguntar mediante una ventana emergente si deben aplicarse los recargos de las condiciones de precio. En la sección Condiciones de precio predeterminadas defines cómo se rellena de forma predeterminada esa ventana; el ajuste es el mismo para todo el equipo, no por persona.

Los tres interruptores se guardan al instante al cambiarlos; aquí no hay un botón de guardar aparte.

Documentos de seguimiento automáticos

En la sección Documentos de seguimiento automáticos decides qué se crea automáticamente como borrador cuando se acepta un presupuesto. Los tres interruptores están desactivados por defecto; sin ellos, creas tú mismo los documentos de seguimiento, p. ej. si trabajas con facturas de anticipo o con albaranes diarios.

El porcentaje de anticipo (por defecto, 30 %) solo aparece cuando el interruptor «Crear factura de anticipo al aceptar» está activo.

Presentación de documentos financieros

En la sección Presentación de documentos financieros configuras las opciones de visualización predeterminadas para los documentos financieros nuevos (presupuestos, facturas, albaranes). Los documentos ya existentes conservan sus propios ajustes, con una excepción: Enviar correos con PDF adjunto (consulta más abajo).

Cada interruptor se guarda al instante al cambiarlo.

«Enviar correos con PDF adjunto» también afecta a los borradores ya existentes. A diferencia de los otros seis interruptores de esta sección, este no se aplica solo a los documentos que crees a partir de ahora: si lo activas, todos los presupuestos, facturas y albaranes que sigan como borrador y aún no se hayan enviado también recibirán el PDF adjunto. Si lo desactivas, el adjunto se quita igualmente de ellos. Los documentos que ya se han enviado, emitido o anulado no se ven afectados: su estado de adjunto nunca cambia con carácter retroactivo. Si por motivos técnicos no se han podido actualizar los borradores existentes, Univents te lo indica con un aviso tras guardar; el ajuste en sí queda guardado de todos modos.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si cambio la serie de numeración cuando ya existen documentos? Los documentos existentes conservan siempre sus números anteriores; nada cambia con carácter retroactivo. Para los documentos nuevos depende de dónde introduzcas el prefijo: en Formato de numeración se aplica de inmediato; en Series de numeración, solo mientras ese tipo de documento aún no haya recibido ningún número. El contador en sí sigue su curso y no empieza de nuevo; un nuevo valor inicial lo fijas en Siguiente número (valor inicial).

¿Por qué faltan números en mi secuencia de facturas? Porque un número asignado nunca se vuelve a emitir, ni siquiera cuando se ha eliminado el documento. Los huecos son intencionados y no suponen ningún problema para la contabilidad. El problema sería el caso contrario, un número asignado dos veces, y eso es justo lo que Univents impide.

¿Puedo asignar o corregir un número de documento a mano? No. Univents asigna cada número por su cuenta y, una vez emitido un documento, el número es inmutable. Si en una migración quieres continuar la numeración de tu sistema anterior, fija antes, en Formato de numeración, el valor Siguiente número (valor inicial): hacia arriba se puede en cualquier momento, pero Univents no deja que el contador baje del máximo actual.

¿Tengo que volver a guardar después de cada cambio en las series de numeración? Sí. La sección Series de numeración tiene su propio botón Guardar series de numeración, sin el cual tus cambios de prefijo no se aplican. Los interruptores de condiciones de precio, en cambio, se guardan automáticamente al cambiarlos.

¿Puedo configurar ajustes distintos para los diferentes tipos de documento? En el prefijo de numeración, sí: cada uno de los cuatro tipos de documento (presupuesto, factura, albarán, nota de crédito) tiene su propio campo. En las condiciones de precio predeterminadas, los tres interruptores se aplican por igual a todos los presupuestos del workspace.

¿Afectan las condiciones de precio predeterminadas también a los presupuestos ya creados? No. El valor predeterminado solo determina cómo se rellena la ventana emergente al añadir líneas nuevas a partir del momento del cambio. Las líneas ya existentes en presupuestos creados no se modifican con carácter retroactivo.

¿Por qué una línea cuesta de repente 0,00 €? Puede ocurrir cuando una condición de precio con un descuento fijo se aplica a un artículo que cuesta menos que el propio descuento. Univents distingue según el alcance de la regla:

• Si la regla se aplica a un solo producto, el precio se limita a 0,00 €. Es intencionado: así puedes montar un «gratis a partir de la cantidad X». La línea muestra entonces en el editor de documentos una advertencia amarilla: «La condición de precio es mayor que el precio».
• Si la regla se aplica a una categoría o a todo el workspace, Univents simplemente la omite para ese artículo. La línea conserva su precio normal. Ejemplo: la regla «a partir de 60 unidades, 3,00 € menos» vale para todo el workspace y afectaría también a los cubiertos de 0,26 €; ahí ya no se aplica y los cubiertos siguen costando 0,26 €.

Si aun así una línea queda en 0,00 €, introduce el precio a mano: un precio fijado por ti nunca se vuelve a sobrescribir automáticamente.

¿Cuándo recalcula Univents el precio de una línea? Depende de lo que cambies. Si solo cambias la Cantidad, un precio que hayas introducido tú antes se queda como está: Univents no lo recalcula a partir del precio de catálogo. Si asignas otro producto a la línea, normalmente adopta el precio de catálogo de ese producto. Si la línea tiene un precio fijo (introducido a mano o procedente de una plantilla), Univents pregunta antes: «Mantener …» deja tu precio como está, «Usar precio de catálogo …» fija el precio a partir del inventario; la línea vuelve entonces a ajustarse automáticamente en los recálculos. El propio cambio de producto no aplica condiciones de precio; estas solo se aplican en el siguiente recálculo de la línea, por ejemplo al cambiar la cantidad.

¿Dónde veo las reglas que valen para todos los productos? En Ajustes > Documentos financieros, en la sección Reglas para todo el workspace. Ahí aparece, en una frase, cada regla de precio que no está vinculada a un solo producto ni a una categoría: cuándo se aplica y qué cambia en el precio. Puedes desactivar o eliminar cada regla desde ahí. Merece la pena sobre todo si has llegado a Univents desde otro sistema: pueden haberse traído reglas que tú nunca creaste.

Una regla no se aplica en absoluto: ¿a qué se debe? Probablemente le falta el límite. Cada regla indica su condición en el título («a partir de la cantidad», «a partir del número de invitados», «en el periodo»), pero el límite concreto está en un campo aparte. Si ese campo está vacío, la regla no tiene ningún efecto: a propósito NO se aplica a todo. Introduce el límite y volverá a aplicarse. En la lista Reglas para todo el workspace reconoces estas reglas porque, en lugar de una condición, aparece «Siempre».

Crear una regla de precio para toda una categoría

Una regla de precio no tiene por qué estar vinculada a un solo producto. Si, por ejemplo, quieres aplicar un recargo a todas las bebidas, crea la regla una vez en la categoría: se aplicará entonces a cada producto que contenga, también a los que crees más adelante.

1. Abre Inventario y cambia a la pestaña Categorías.
2. En la categoría que quieras, haz clic en Editar.
3. Despliega Reglas de precios en la parte inferior del cuadro de diálogo.
4. Con Añadir regla de precio creas una regla, igual que en un producto individual.

En el propio producto, estas reglas aparecen en el bloque Reglas heredadas de la categoría; solo puedes modificarlas aquí, en la categoría.

Si varias reglas coinciden en la misma línea (una en el producto, una en la categoría y una en el workspace), se suman todas. La regla de la categoría no sustituye, por tanto, a la del producto, sino que se añade.

Revisar las reglas para todo el workspace

Una regla de precio puede estar vinculada a un solo producto, a una categoría o a todo el workspace. Esta última es la más potente: se aplica a cada producto que entre en su ámbito, también a artículos en los que nadie pensó al crearla.

1. Abre Ajustes > Documentos financieros.
2. Desplázate hasta la sección Reglas para todo el workspace.
3. Cada fila describe una regla, p. ej. «Cantidad 60–1000 · 3,00 € menos».
4. Con el interruptor de la derecha desactivas una regla temporalmente; con la papelera la eliminas por completo.

Los precios ya escritos no cambian si desactivas o eliminas una regla. La regla solo afecta a las líneas que crees después o cuya cantidad modifiques.

Más información

• Las series de numeración y las condiciones de precio solo afectan a la numeración y a la lógica de la ventana emergente. El aspecto de un documento financiero (colores, márgenes, logotipo) se configura en un Diseño; consulta ¿Cómo creo diseños para documentos financieros?.
• Los conjuntos de líneas recurrentes te los ahorras con una plantilla de líneas financieras.
• Un documento completo como plantilla reutilizable lo encuentras en Crear y usar plantillas de documentos financieros.