Configurer les numéros de documents et les conditions tarifaires

Sous Paramètres > Documents, vous réglez deux points fondamentaux pour toute votre équipe : le schéma selon lequel Univents attribue vos numéros de devis, de facture, de bon de livraison et d'avoir, et le comportement de la fenêtre des conditions tarifaires lors de l'ajout de lignes. Cet article s'adresse à toutes les personnes qui créent des documents financiers dans Univents et souhaitent configurer une bonne fois leurs séquences de numérotation ou leurs valeurs par défaut de conditions tarifaires.

Dans la vidéo, vous voyez comment créer des conditions tarifaires comme un supplément de nuit ou une remise sur quantité, définir des priorités et piloter l'application automatique.

Lire la vidéo3:07

Vous retrouvez aussi les différentes étapes ci-dessous, à lire à votre rythme.

Définir les séquences de numérotation par type de document

Par défaut, Univents attribue les numéros de document sans année et sur huit chiffres, soit RE00000001, RE00000002 et ainsi de suite. Chaque type de document a son propre compteur : votre première facture porte le numéro RE00000001, même si vous avez déjà rédigé cinquante devis. Dans la section Séquences de numérotation, vous définissez un préfixe propre à chaque type de document.

1. Ouvrez Paramètres > Documents.
2. Dans la section Séquences de numérotation, vous voyez quatre champs, un par type de document.
3. Saisissez votre préfixe dans les champs souhaités — 12 caractères maximum. Si vous laissez un champ vide, la valeur par défaut s'applique.
4. Cliquez sur Enregistrer les séquences.

Si vous souhaitez une année dans le numéro, moins de chiffres ou un départ à un nombre précis, vous le réglez un niveau plus bas, dans la section Format de numérotation — voir la section suivante.

Modifier un préfixe après coup

Le plus simple est de définir le préfixe dès le début, avant la création du premier document de ce type. Ensuite, une particularité s'applique, qui pourrait vous surprendre :

• Si vous n'avez renseigné que le champ sous Séquences de numérotation pour ce type de document, le compteur déjà en cours conserve le préfixe avec lequel il a démarré. Un préfixe modifié ici après coup n'apparaît donc pas dans les nouveaux numéros.
• Si vous saisissez plutôt le préfixe plus bas, sous Format de numérotation, il s'applique immédiatement à chaque nouveau numéro de ce type. C'est la solution si vous voulez vraiment changer de préfixe en cours d'activité.

L'aperçu en direct de la section Format de numérotation vous montre, avant l'enregistrement, à quoi ressemblera le prochain numéro. Fiez-vous à lui plutôt qu'à l'idée qu'un préfixe s'applique automatiquement.

Un changement de préfixe en cours d'année crée une rupture visible dans votre suite de numéros. Les documents déjà émis conservent toujours leur numéro.

Format de numérotation par type de document

En complément des préfixes simples, la section Format de numérotation se trouve plus bas sur la même page — un réglage fin que vous configurez séparément pour chaque type de document (devis, facture, bon de livraison, avoir). Ces réglages remplacent les préfixes simples ci-dessus.

Un aperçu en direct à côté du titre de chaque type de document vous montre immédiatement à quoi ressemblerait le prochain numéro avec les réglages actuels.

Quand un numéro est attribué

Tous les types de documents ne reçoivent pas leur numéro au même moment — c'est voulu :

Un brouillon de facture n'a donc pas encore de numéro de facture. Ce n'est que lorsque vous l'émettez qu'Univents attribue le numéro suivant — et vous indique au préalable, dans une boîte de dialogue, quel sera ce numéro. À partir de ce moment, le numéro est définitif et ne peut plus être modifié.

Vous ne pouvez nulle part saisir ou écraser un numéro de document à la main. Univents l'attribue toujours lui-même ; il n'existe volontairement aucun champ de saisie pour cela.

Lacunes dans la suite de numéros

Il peut arriver qu'un numéro soit sauté — par exemple 782, puis 791. Cela se produit notamment si vous supprimez un brouillon de devis ou si un envoi est interrompu. C'est voulu et sans conséquence sur le plan fiscal : un numéro une fois attribué n'est jamais redonné, même après la suppression du document. C'est précisément ce qu'exigent les principes de la comptabilité régulière — un numéro de facture réutilisé serait le véritable problème, une lacune n'en est pas un.

Si vous supprimez une facture, son numéro reste donc consommé. Pour une correction, l'avoir est de toute façon la bonne voie : la facture d'origine conserve son numéro, l'avoir en reçoit un propre dans la séquence des avoirs, et la facture corrigée reçoit un nouveau numéro à l'émission.

Taux de TVA par défaut

Sous Taux de TVA par défaut, vous définissez le Taux de TVA (%) utilisé comme valeur de repli pour les factures d'acompte et les factures partielles lorsqu'aucun taux propre au produit n'est disponible. La valeur par défaut est 19 % ; les valeurs courantes sont 0, 7 ou 19.

Valeurs par défaut pour les devis et les factures

Dans la section Devis — valeurs par défaut, vous réglez ce que les nouveaux devis reprennent automatiquement :

• Validité par défaut — la Validité (jours) que les nouveaux devis reprennent automatiquement comme « Valable pour ». Modifiable pour chaque document.
• Rappel par défaut — nombre de jours avant l'échéance auxquels les nouveaux devis programment automatiquement des rappels. Sélection via des pastilles (p. ex. 1, 3, 7, 14, 30 jours avant) ou une valeur personnalisée.
• Rappel du délai d'option — le Délai d'anticipation (jours) pour un avertissement interne à votre équipe avant l'expiration du délai d'option d'un devis. 0 = désactivé. Le rappel est envoyé au propriétaire du workspace, au chargé de projet attribué et au responsable du devis.

Dans la section Factures — valeurs par défaut :

• Délai de paiement par défaut — le Délai de paiement (jours) global que les nouvelles factures reprennent automatiquement comme échéance. 0 = aucune valeur par défaut (facture sans date d'échéance, sauf si elle est définie pour chaque document).
• Rappel par défaut — comme pour les devis, mais configurable séparément pour les factures.

Fenêtre des conditions tarifaires : valeur par défaut pour toute l'équipe

Lorsque vous ajoutez des lignes à un devis, Univents peut demander dans une fenêtre si les suppléments liés aux conditions tarifaires doivent être appliqués. Dans la section Conditions tarifaires par défaut, vous définissez comment cette fenêtre est préremplie — le réglage s'applique de façon uniforme à toute l'équipe, pas par personne.

Les trois interrupteurs s'enregistrent immédiatement lorsque vous les basculez — il n'y a pas ici de bouton d'enregistrement distinct.

Documents suivants automatiques

Dans la section Documents suivants automatiques, vous définissez ce qui est créé automatiquement sous forme de brouillon lors de l'acceptation d'un devis. Les trois interrupteurs sont désactivés par défaut — sans eux, vous créez vous-même les documents suivants, p. ex. si vous travaillez avec des factures d'acompte ou des bons de livraison journaliers.

Le pourcentage d'acompte (30 % par défaut) n'apparaît que si l'interrupteur « Créer une facture d'acompte à l'acceptation » est actif.

Affichage des documents

Dans la section Affichage des documents, vous réglez les options d'affichage par défaut des nouveaux documents (devis, factures, bons de livraison). Les documents existants conservent leurs propres réglages — à une exception près : Envoyer les e-mails avec la pièce jointe PDF (voir ci-dessous).

Chaque interrupteur s'enregistre immédiatement lorsque vous le basculez.

« Envoyer les e-mails avec la pièce jointe PDF » agit aussi sur les brouillons existants. Contrairement aux six autres interrupteurs de cette section, celui-ci ne s'applique pas uniquement aux documents créés par la suite : si vous l'activez, tous les devis, factures et bons de livraison qui sont encore à l'état de brouillon chez vous et n'ont pas encore été envoyés reçoivent aussi la pièce jointe PDF. Si vous le désactivez, elle y est retirée de la même manière. Les documents déjà envoyés, émis ou annulés ne sont pas concernés — leur statut de pièce jointe ne change jamais rétroactivement. Si les brouillons existants n'ont pas pu être mis à jour pour des raisons techniques, Univents vous le signale par un message après l'enregistrement ; le réglage lui-même est tout de même enregistré.

Questions fréquentes

Que se passe-t-il si je modifie la séquence de numérotation alors que des documents existent déjà ? Les documents existants conservent toujours leurs anciens numéros — rien ne change rétroactivement. Pour les nouveaux documents, cela dépend de l'endroit où vous saisissez le préfixe : sous Format de numérotation, il s'applique immédiatement ; sous Séquences de numérotation, seulement tant que ce type de document n'a pas encore attribué de numéro. Le compteur lui-même continue et ne repart pas de zéro ; vous définissez une nouvelle valeur de départ sous Prochain numéro (valeur de départ).

Pourquoi des numéros manquent-ils dans ma suite de factures ? Parce qu'un numéro attribué n'est jamais redonné — même si le document a été supprimé. Les lacunes sont voulues et sans conséquence pour la comptabilité. Le cas inverse, un numéro attribué deux fois, serait problématique, et c'est précisément ce qu'Univents empêche.

Puis-je attribuer ou corriger un numéro de document à la main ? Non. Univents attribue lui-même chaque numéro, et dès qu'un document est émis, ce numéro est immuable. Si, lors d'un changement de système, vous voulez poursuivre la numérotation de votre ancien système, définissez au préalable sous Format de numérotation la valeur Prochain numéro (valeur de départ) — vers le haut, c'est possible à tout moment, mais Univents ne laisse pas le compteur descendre sous le maximum actuel.

Dois-je enregistrer à nouveau après chaque modification des séquences de numérotation ? Oui. La section Séquences de numérotation a son propre bouton Enregistrer les séquences, sans lequel vos modifications de préfixe ne sont pas prises en compte. Les interrupteurs des conditions tarifaires, en revanche, s'enregistrent automatiquement lorsque vous les basculez.

Puis-je définir des réglages différents selon les types de documents ? Pour le préfixe de numérotation, oui — chacun des quatre types de document (devis, facture, bon de livraison, avoir) a son propre champ. Pour les conditions tarifaires par défaut, les trois interrupteurs s'appliquent de façon uniforme à tous les devis du workspace.

Les conditions tarifaires par défaut s'appliquent-elles aussi aux devis déjà créés ? Non. Le réglage par défaut détermine uniquement le préremplissage de la fenêtre lors de l'ajout de nouvelles lignes, à partir du moment de la modification. Les lignes déjà présentes dans des devis existants ne sont pas modifiées rétroactivement.

Pourquoi une ligne coûte-t-elle soudain 0,00 € ? Cela peut arriver lorsqu'une condition tarifaire à réduction fixe s'applique à un article qui coûte moins que la réduction elle-même. Univents distingue alors selon l'étendue de la règle :

• Si la règle s'applique à un seul produit, le prix est plafonné à 0,00 €. C'est voulu : c'est ainsi que vous construisez un « gratuit à partir de la quantité X ». La ligne affiche alors dans l'éditeur de document un avertissement jaune « Condition tarifaire supérieure au prix ».
• Si la règle s'applique à une catégorie ou à tout le workspace, Univents l'ignore simplement pour cet article. La ligne conserve son prix normal. Exemple : la règle « 3,00 € de moins à partir de 60 pièces » s'applique à tout le workspace et concerne donc aussi des couverts à 0,26 € — elle ne s'y applique plus, et les couverts coûtent toujours 0,26 €.

Si une ligne est malgré tout à 0,00 €, saisissez le prix à la main — un prix que vous avez défini vous-même n'est plus jamais écrasé automatiquement.

Quand Univents recalcule-t-il le prix d'une ligne ? Cela dépend de ce que vous modifiez. Si vous ne modifiez que la Quantité, un prix que vous avez saisi vous-même reste intact — Univents ne le recalcule pas à partir du prix du catalogue. Si vous attribuez un autre produit à la ligne, elle reprend normalement le prix catalogue de celui-ci. Si la ligne a un prix fixe (saisi à la main ou issu d'un modèle), Univents pose d'abord la question : « … conserver » laisse votre prix en place, « Reprendre le prix catalogue … » applique le prix de l'inventaire — la ligne est alors de nouveau ajustée automatiquement lors des recalculs. Le changement de produit lui-même n'applique pas de conditions tarifaires ; elles ne s'appliquent qu'au prochain recalcul de la ligne, par exemple lors d'une modification de quantité.

Où voir les règles qui s'appliquent à tous les produits ? Sous Paramètres > Documents, dans la section Règles pour tout le workspace. Chaque règle de prix qui n'est liée ni à un produit ni à une catégorie y figure en une phrase : quand elle s'applique et ce qu'elle change au prix. Vous pouvez y désactiver ou supprimer chaque règle. Cela vaut surtout la peine si vous êtes passé d'un autre système à Univents — des règles que vous n'avez jamais créées vous-même ont pu être reprises.

Une règle ne s'applique pas du tout — pourquoi ? Il lui manque probablement la limite. Chaque règle indique sa condition dans le titre (« à partir de la quantité », « à partir du nombre d'invités », « sur la période »), mais la limite concrète figure dans un champ à part. Si ce champ est vide, la règle reste sans effet — elle n'est volontairement PAS appliquée à tout. Renseignez la limite, et elle s'applique de nouveau. Dans la liste Règles pour tout le workspace, vous reconnaissez de telles règles au fait qu'elles affichent « Toujours » au lieu d'une condition.

Créer une règle de prix pour toute une catégorie

Une règle de prix n'est pas obligatoirement liée à un seul produit. Si vous voulez par exemple appliquer un supplément à toutes les boissons, vous créez la règle une seule fois sur la catégorie — elle s'applique alors à chaque produit qu'elle contient, y compris à ceux que vous ne créerez que plus tard.

1. Ouvrez Inventaire et passez à l'onglet Catégories.
2. Cliquez sur Modifier pour la catégorie souhaitée.
3. Dépliez Règles de prix en bas de la boîte de dialogue.
4. Avec Ajouter une règle de prix, vous créez une règle — exactement comme sur un produit individuel.

Sur le produit lui-même, ces règles apparaissent dans le bloc Règles héritées de la catégorie ; vous ne pouvez les modifier qu'ici, sur la catégorie.

Si plusieurs règles correspondent à la même ligne — une sur le produit, une sur la catégorie, une sur le workspace — elles sont toutes cumulées. La règle de catégorie ne remplace donc pas une règle de produit, elle s'y ajoute.

Vérifier les règles pour tout le workspace

Une règle de prix peut être liée à un seul produit, à une catégorie ou à tout le workspace. Ce dernier type est le plus puissant : elle s'applique à chaque produit qui entre dans son périmètre — y compris aux articles auxquels personne n'a pensé lors de la création.

1. Ouvrez Paramètres > Documents.
2. Faites défiler jusqu'à la section Règles pour tout le workspace.
3. Chaque ligne décrit une règle, p. ex. « Quantité 60–1000 · 3,00 € de moins ».
4. Avec l'interrupteur à droite, vous désactivez temporairement une règle ; avec la corbeille, vous la supprimez définitivement.

Les prix déjà enregistrés restent inchangés lorsque vous désactivez ou supprimez une règle. La règle n'a d'effet que sur les lignes que vous créez ensuite ou dont vous modifiez la quantité.

Pour aller plus loin

• Les séquences de numérotation et les conditions tarifaires ne concernent que la numérotation et la logique de la fenêtre. L'aspect d'un document — couleurs, marges, logo — se règle dans une Mise en page, voir Comment créer des mises en page pour les documents financiers ?.
• Pour ne pas ressaisir des groupes de lignes récurrents, utilisez un modèle de lignes de document.
• Un document complet sous forme de modèle réutilisable, c'est dans Créer et utiliser des modèles de documents financiers.