Definir números de documentos e condições de preço

Em Definições > Documentos financeiros, defines duas coisas essenciais para toda a equipa: o padrão segundo o qual o Univents atribui os números de orçamentos, faturas, guias de remessa e notas de crédito, e o comportamento da janela de condições de preço ao adicionar linhas. Este artigo destina-se a quem cria documentos financeiros no Univents e quer configurar, de uma vez por todas e corretamente, as séries de numeração ou as predefinições das condições de preço.

No vídeo, vês como criar condições de preço, como um suplemento noturno ou um desconto por quantidade, atribuir prioridades e controlar a aplicação automática.

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Os passos individuais estão também descritos abaixo, para consulta.

Definir séries de numeração para os tipos de documento

Por predefinição, o Univents atribui números de documento sem ano e com oito dígitos, ou seja, RE00000001, RE00000002 e assim sucessivamente. Cada tipo de documento tem o seu próprio contador: a tua primeira fatura é RE00000001, mesmo que já tenhas criado cinquenta orçamentos. Na secção Séries de numeração, defines um prefixo próprio para cada tipo de documento.

1. Abre Definições > Documentos financeiros.
2. Na secção Séries de numeração, vês quatro campos, um por tipo de documento.
3. Introduz o prefixo pretendido nos campos desejados — máximo de 12 caracteres. Se deixares um campo vazio, aplica-se o valor predefinido.
4. Clica em Guardar séries de numeração.

Se quiseres incluir o ano no número, usar menos dígitos ou começar num número específico, isso define-se um nível abaixo, na secção Formato de numeração — ver a secção seguinte.

Alterar um prefixo posteriormente

O mais simples é definir o prefixo logo no início, antes de existir o primeiro documento desse tipo. Depois disso, aplica-se uma particularidade que, de outro modo, pode surpreender:

• Se tiveres preenchido apenas o campo em Séries de numeração para o tipo de documento, o contador já em curso mantém o prefixo com que começou. Um prefixo alterado aqui posteriormente não aparece, portanto, nos novos números.
• Se, em vez disso, introduzires o prefixo mais abaixo, em Formato de numeração, ele aplica-se imediatamente a todos os números seguintes desse tipo. Este é o caminho a seguir se quiseres mesmo mudar o prefixo com a atividade em curso.

A pré-visualização em tempo real na secção Formato de numeração mostra, antes de guardares, o aspeto do próximo número. Confia nela, em vez de presumires que um prefixo se aplica automaticamente.

Mudar de prefixo a meio do ano cria uma rutura visível na tua sequência de números. Os documentos já emitidos mantêm sempre o seu número.

Formato de numeração por tipo de documento

Além dos prefixos simples, mais abaixo na mesma página existe a secção Formato de numeração — um controlo mais detalhado, que defines separadamente para cada tipo de documento (orçamento, fatura, guia de remessa, nota de crédito). Estas definições substituem os prefixos simples indicados acima.

Uma pré-visualização em tempo real junto ao título de cada tipo de documento mostra de imediato o aspeto que o próximo número teria com as definições atuais.

Quando é atribuído um número

Nem todos os tipos de documento recebem o número no mesmo momento — é intencional:

Um rascunho de fatura ainda não tem, por isso, número de fatura. Só quando o emites é que o Univents atribui o número seguinte — e, antes, indica-te numa caixa de diálogo qual será esse número. A partir desse momento, o número fica fixo e já não pode ser alterado.

Não é possível escrever ou substituir manualmente um número de documento em lado nenhum. O Univents atribui-o sempre por si; não existe, de propósito, um campo de introdução para isso.

Lacunas na sequência de números

Pode acontecer que um número seja saltado — por exemplo, 782 e depois 791. Isto acontece, por exemplo, quando eliminas um rascunho de orçamento ou quando um envio é interrompido. É intencional e não tem problemas do ponto de vista fiscal: um número, depois de atribuído, nunca é emitido uma segunda vez, nem mesmo depois de eliminares o documento. É precisamente isso que exigem os princípios contabilísticos legalmente exigidos — o verdadeiro problema seria um número de fatura reutilizado; uma lacuna não o é.

Se eliminares uma fatura, o respetivo número continua, portanto, consumido. Para uma correção, o caminho certo é, de qualquer forma, a nota de crédito: a fatura original mantém o seu número, a nota de crédito recebe um próprio, da série das notas de crédito, e a fatura corrigida recebe um novo número ao ser emitida.

Taxa de imposto predefinida

Em Taxa de imposto predefinida, defines a Taxa de imposto (%) usada como alternativa para faturas de pagamento por conta e faturas parciais quando não existe uma taxa específica do produto. O valor predefinido é 19 %; os valores habituais são 0, 7 ou 19.

Valores predefinidos para orçamentos e faturas

Na secção Orçamentos — valores predefinidos, defines o que os novos orçamentos assumem automaticamente:

• Validade predefinida — a Validade (dias) que os novos orçamentos assumem automaticamente como «Válido por». Pode ser alterada em cada documento.
• Lembrete predefinido — dias antes do vencimento em que os novos orçamentos agendam lembretes automaticamente. A seleção faz-se através de botões de seleção rápida (p. ex. 1, 3, 7, 14, 30 dias antes) ou de um valor personalizado.
• Lembrete do prazo de opção — a Antecedência (dias) de um aviso interno à tua equipa antes de expirar o prazo de opção de um orçamento. 0 = desativado. O lembrete é enviado ao proprietário do workspace, ao planeador de projeto atribuído e ao responsável pelo orçamento.

Na secção Faturas — valores predefinidos:

• Prazo de pagamento predefinido — o Prazo de pagamento (dias) global que as novas faturas assumem automaticamente como vencimento. 0 = sem valor predefinido (fatura sem data de vencimento, a menos que seja definida em cada documento).
• Lembrete predefinido — como nos orçamentos, mas configurável em separado para as faturas.

Janela de condições de preço: predefinição para toda a equipa

Ao adicionar linhas a um orçamento, o Univents pode perguntar, através de uma janela, se os suplementos das condições de preço devem ser aplicados. Na secção Condições de preço predefinidas, defines como essa janela vem preenchida — a definição aplica-se de forma uniforme a toda a equipa, e não por pessoa.

Os três interruptores guardam de imediato ao serem alternados — aqui não existe um botão de guardar separado.

Documentos seguintes automáticos

Na secção Documentos seguintes automáticos, defines o que é criado automaticamente como rascunho quando um orçamento é aceite. Os três interruptores estão desativados por predefinição — sem eles, crias tu os documentos seguintes, p. ex. quando trabalhas com faturas de adiantamento ou guias de remessa diárias.

A percentagem de adiantamento (predefinição: 30 %) só aparece quando o interruptor «Criar fatura de adiantamento ao aceitar» está ativo.

Apresentação dos documentos financeiros

Na secção Apresentação dos documentos financeiros, defines as opções de visualização predefinidas para os novos documentos financeiros (orçamentos, faturas, guias de remessa). Os documentos já existentes mantêm as suas próprias definições — com uma exceção: Enviar e-mails com anexo PDF (ver abaixo).

Cada interruptor guarda de imediato ao ser alternado.

«Enviar e-mails com anexo PDF» também se aplica a rascunhos já existentes. Ao contrário dos outros seis interruptores desta secção, este não se aplica apenas aos documentos criados a partir de agora: se o ativares, todos os orçamentos, faturas e guias de remessa que ainda estejam como rascunho e ainda não tenham sido enviados passam também a ter o anexo PDF. Se o desativares, o anexo é igualmente removido nesses documentos. Os documentos que já foram enviados, emitidos ou anulados não são afetados — o estado do seu anexo nunca se altera retroativamente. Se, por motivos técnicos, não for possível atualizar os rascunhos existentes, o Univents avisa-te com uma mensagem depois de guardares; a definição em si fica guardada na mesma.

Perguntas frequentes

O que acontece se alterar a série de numeração quando já existem documentos? Os documentos existentes mantêm sempre os números antigos — nada muda retroativamente. Para os novos documentos, depende do local onde introduzes o prefixo: em Formato de numeração, aplica-se de imediato; em Séries de numeração, apenas enquanto esse tipo de documento ainda não tiver atribuído nenhum número. O próprio contador continua e não recomeça; defines um novo valor inicial em Próximo número (valor inicial).

Porque faltam números na minha sequência de faturas? Porque um número atribuído nunca volta a ser emitido — nem sequer quando o documento foi eliminado. As lacunas são intencionais e não causam problemas à contabilidade. O problema seria o caso inverso, um número atribuído duas vezes, e é precisamente isso que o Univents impede.

Posso atribuir ou corrigir manualmente um número de documento? Não. O Univents atribui cada número por si e, depois de um documento ser emitido, o número é imutável. Se, numa migração, quiseres continuar a numeração do teu sistema anterior, define previamente, em Formato de numeração, o valor Próximo número (valor inicial) — para cima, a qualquer momento; abaixo do valor máximo atual, o Univents não deixa o contador descer.

Tenho de guardar de novo depois de cada alteração às séries de numeração? Sim. A secção Séries de numeração tem o seu próprio botão Guardar séries de numeração, sem o qual as alterações aos prefixos não são aplicadas. Os interruptores das condições de preço, pelo contrário, guardam automaticamente ao serem alternados.

Posso definir configurações diferentes para os vários tipos de documento? No prefixo de numeração, sim — cada um dos quatro tipos de documento (orçamento, fatura, guia de remessa, nota de crédito) tem o seu próprio campo. Nas condições de preço predefinidas, os três interruptores aplicam-se de forma uniforme a todos os orçamentos do workspace.

As condições de preço predefinidas também afetam orçamentos já criados? Não. A predefinição determina apenas como a janela vem preenchida ao adicionar novas linhas, a partir do momento da alteração. As linhas já existentes em orçamentos criados não são ajustadas retroativamente.

Porque é que uma linha passa de repente a custar 0,00 €? Isto pode acontecer quando uma condição de preço com um desconto fixo incide sobre um artigo que custa menos do que o próprio desconto. O Univents distingue aqui a abrangência da regra:

• Se a regra se aplica a um único produto, o preço fica limitado a 0,00 €. É intencional: é assim que crias um «grátis a partir da quantidade X». A linha mostra então, no editor de documentos, um aviso amarelo: «Condição de preço superior ao preço».
• Se a regra se aplica a uma categoria ou a todo o workspace, o Univents simplesmente ignora-a nesse artigo. A linha mantém o preço normal. Exemplo: a regra «a partir de 60 unidades, 3,00 € mais barato» aplica-se a todo o workspace e abrange, assim, também talheres a 0,26 € — aí já não se aplica, e os talheres continuam a custar 0,26 €.

Se, mesmo assim, uma linha ficar a 0,00 €, introduz o preço manualmente — um preço definido por ti nunca volta a ser substituído automaticamente.

Quando é que o Univents recalcula o preço de uma linha? Depende do que alteras. Se alterares apenas a Quantidade, um preço que tenhas introduzido manualmente antes permanece intacto — o Univents não o recalcula a partir do preço de catálogo. Se atribuíres à linha outro produto, ela adota normalmente o preço de catálogo desse produto. Se a linha tiver um preço fixo (introduzido manualmente ou proveniente de um modelo), o Univents pergunta primeiro: «Manter …» deixa o teu preço como está, «Adotar preço de catálogo …» define o preço a partir do inventário — a linha passa então a ser ajustada automaticamente nos recálculos seguintes. A própria troca não aplica condições de preço; estas só entram em ação no recálculo seguinte da linha, por exemplo ao alterar a quantidade.

Onde vejo as regras que se aplicam a todos os produtos? Em Definições > Documentos financeiros, na secção Regras para todo o workspace. Aí, cada regra de preços que não esteja associada a um único produto ou categoria é descrita numa frase: quando se aplica e o que altera no preço. Podes desativar ou eliminar cada regra aí. Vale especialmente a pena se mudaste de outro sistema para o Univents — podem ter vindo regras que nunca criaste.

Uma regra não se aplica de todo — a que se deve? Provavelmente falta-lhe o limite. Cada regra indica a sua condição no título («a partir da quantidade», «a partir do número de convidados», «no período»), mas o limite concreto está num campo próprio. Se esse campo estiver vazio, a regra fica sem efeito — de propósito, NÃO é aplicada a tudo. Preenche o limite e a regra volta a aplicar-se. Na lista Regras para todo o workspace, reconheces essas regras porque, em vez de uma condição, aparece «Sempre».

Criar uma regra de preços para uma categoria inteira

Uma regra de preços não tem de estar associada a um único produto. Se quiseres, por exemplo, aplicar um suplemento a todas as bebidas, crias a regra uma só vez na categoria — passa então a aplicar-se a todos os produtos que ela contém, incluindo os que só criares mais tarde.

1. Abre Inventário e muda para o separador Categorias.
2. Na categoria pretendida, clica em Editar.
3. Expande Regras de preços na parte inferior da caixa de diálogo.
4. Com Adicionar regra de preços, crias uma regra — exatamente como num único produto.

No próprio produto, estas regras aparecem no bloco Regras herdadas da categoria; só as podes alterar aqui, na categoria.

Se várias regras se aplicarem à mesma linha — uma no produto, uma na categoria, uma no workspace —, são todas somadas. A regra da categoria não substitui, portanto, uma regra do produto; acresce a ela.

Verificar as regras para todo o workspace

Uma regra de preços pode estar associada a um único produto, a uma categoria ou a todo o workspace. Este último tipo é o mais poderoso: aplica-se a todos os produtos que se enquadrem no seu âmbito — mesmo a artigos em que ninguém pensou ao criá-la.

1. Abre Definições > Documentos financeiros.
2. Desloca-te até à secção Regras para todo o workspace.
3. Cada linha descreve uma regra, p. ex. «Quantidade 60–1000 · 3,00 € mais barato».
4. Com o interruptor à direita, desativas uma regra temporariamente; com o ícone do caixote do lixo, eliminas a regra por completo.

Os preços já registados permanecem inalterados quando desativas ou eliminas uma regra. A regra só afeta as linhas que criares depois ou cuja quantidade alteres.

Leitura adicional

• As séries de numeração e as condições de preço dizem respeito apenas à numeração e à lógica da janela. O aspeto de um documento financeiro — cores, margens, logótipo — define-se num Layout; ver Como criar layouts para documentos financeiros?.
• Para poupares trabalho com conjuntos de linhas recorrentes, usa um modelo de linhas financeiras.
• Um documento completo como modelo reutilizável encontra-se em Criar e utilizar modelos de documentos financeiros.