Ustawianie numerów dokumentów i warunków cenowych

W menu Ustawienia > Dokumenty finansowe ustawiasz dla całego zespołu dwie podstawowe rzeczy: według jakiego wzorca Univents nadaje numery ofert, faktur, dowodów dostawy (WZ) i not kredytowych oraz jak zachowuje się okno warunków cenowych przy dodawaniu pozycji. Ten artykuł jest dla wszystkich, którzy tworzą dokumenty finansowe w Univents i chcą raz porządnie skonfigurować swoje serie numeracji lub domyślne ustawienia warunków cenowych.

W filmie zobaczysz, jak tworzyć warunki cenowe, takie jak dopłata nocna czy rabat ilościowy, nadawać priorytety i sterować automatycznym stosowaniem.

Odtwórz wideo3:07

Poszczególne kroki znajdziesz poniżej także w formie tekstowej.

Ustawianie serii numeracji dla typów dokumentów

Domyślnie Univents nadaje numery dokumentów bez roku i ośmiocyfrowe, czyli RE00000001, RE00000002 i tak dalej. Każdy typ dokumentu ma przy tym własny licznik: Twoja pierwsza faktura to RE00000001, nawet jeśli napisałeś już pięćdziesiąt ofert. W sekcji Serie numeracji ustawiasz osobny prefiks dla każdego typu dokumentu.

1. Otwórz Ustawienia > Dokumenty finansowe.
2. W sekcji Serie numeracji zobaczysz cztery pola, po jednym na każdy typ dokumentu.
3. Wpisz swój prefiks w wybranych polach — maksymalnie 12 znaków. Jeśli zostawisz pole puste, obowiązuje wartość domyślna.
4. Kliknij Zapisz serie numeracji.

Jeśli chcesz mieć w numerze rok, mniej cyfr albo start od określonej liczby, ustawisz to poziom niżej w sekcji Format numeracji — patrz następny rozdział.

Zmiana prefiksu po fakcie

Najprościej ustawić prefiks od razu na początku, zanim powstanie pierwszy dokument tego typu. Potem obowiązuje pewna osobliwość, która mogłaby Cię zaskoczyć:

• Jeśli dla danego typu dokumentu wypełnisz tylko pole w sekcji Serie numeracji, już działający licznik zachowuje prefiks, z którym wystartował. Zmieniony tutaj później prefiks nie pojawi się więc w nowych numerach.
• Jeśli zamiast tego wpiszesz prefiks niżej w sekcji Format numeracji, zadziała on od razu dla każdego kolejnego numeru tego typu. To właściwa droga, gdy naprawdę chcesz zmienić prefiks w trakcie działalności.

Podgląd na żywo w sekcji Format numeracji pokazuje przed zapisaniem, jak będzie wyglądał następny numer. Zdaj się na niego zamiast zakładać, że prefiks zadziała automatycznie.

Zmiana prefiksu w trakcie roku powoduje widoczne załamanie w ciągu numerów. Już wystawione dokumenty zawsze zachowują swój numer.

Format numeracji dla każdego typu dokumentu

Uzupełnieniem prostych prefiksów jest niżej na tej samej stronie sekcja Format numeracji — dokładniejsze sterowanie, które ustawiasz osobno dla każdego typu dokumentu (oferta, faktura, dowód dostawy, nota kredytowa). Te ustawienia nadpisują proste prefiksy z góry.

Podgląd na żywo obok nagłówka każdego typu dokumentu od razu pokazuje, jak wyglądałby następny numer przy bieżących ustawieniach.

Kiedy nadawany jest numer

Nie każdy typ dokumentu dostaje numer w tym samym momencie — to celowe:

Wersja robocza faktury nie ma więc jeszcze żadnego numeru faktury. Dopiero gdy ją wystawisz, Univents pobiera kolejny numer — a wcześniej w oknie dialogowym informuje, jaki to będzie numer. Od tego momentu numer jest ostateczny i nie można go już zmienić.

Numeru dokumentu nigdzie nie wpiszesz ręcznie ani nie nadpiszesz. Univents zawsze nadaje go sam; pola do jego wpisania celowo nie ma.

Luki w numeracji

Może się zdarzyć, że jakiś numer zostanie pominięty — np. 782, a potem 791. Dzieje się tak na przykład wtedy, gdy usuniesz wersję roboczą oferty albo wysyłka zostanie przerwana. To zamierzone i nie budzi zastrzeżeń podatkowych: nadany numer nigdy nie jest wydawany po raz drugi, nawet po usunięciu dokumentu. Dokładnie tego wymagają zasady prawidłowej księgowości — prawdziwym problemem byłby ponownie użyty numer faktury, luka nim nie jest.

Jeśli usuniesz fakturę, jej numer pozostaje więc zużyty. Do korekty i tak właściwą drogą jest nota kredytowa: pierwotna faktura zachowuje swój numer, nota kredytowa dostaje własny z serii not kredytowych, a skorygowana faktura otrzymuje przy wystawieniu nowy numer.

Domyślna stawka podatku

W sekcji Domyślna stawka podatku ustawiasz pole Stawka podatku (%), które jest stosowane jako wartość zastępcza dla faktur zaliczkowych i częściowych, gdy nie ma stawki przypisanej do produktu. Wartość domyślna to 19 %; typowe wartości to 0, 7 lub 19.

Wartości domyślne dla ofert i faktur

W sekcji Oferty — wartości domyślne ustawiasz, co nowe oferty przejmują automatycznie:

• Domyślna ważność — Ważność (dni), którą nowe oferty automatycznie przejmują jako „Ważna przez”. Można ją nadpisać dla każdego dokumentu.
• Domyślne przypomnienie — liczba dni przed upływem terminu, w których nowe oferty automatycznie planują przypomnienia. Wybór za pomocą chipów (np. 1, 3, 7, 14, 30 dni wcześniej) lub własna wartość.
• Przypomnienie o terminie opcji — Wyprzedzenie (dni) dla wewnętrznego ostrzeżenia dla Twojego zespołu, zanim upłynie termin opcji oferty. 0 = wyłączone. Przypomnienie trafia do właściciela workspace, przypisanego planisty projektu i opiekuna oferty.

W sekcji Faktury — wartości domyślne:

• Domyślny termin płatności — globalny Termin płatności (dni), który nowe faktury automatycznie przejmują jako termin płatności. 0 = brak wartości domyślnej (faktura bez terminu płatności, o ile nie ustawisz go dla danego dokumentu).
• Domyślne przypomnienie — jak przy ofertach, ale konfigurowane osobno dla faktur.

Okno warunków cenowych: ustawienie domyślne dla całego zespołu

Gdy dodajesz pozycje do oferty, Univents może w oknie zapytać, czy zastosować dopłaty wynikające z warunków cenowych. W sekcji Domyślne warunki cenowe ustawiasz, jak to okno jest wstępnie wypełnione — ustawienie obowiązuje jednolicie dla całego zespołu, a nie osobno dla każdej osoby.

Wszystkie trzy przełączniki zapisują się od razu po przełączeniu — osobnego przycisku zapisu tu nie ma.

Automatyczne dokumenty następcze

W sekcji Automatyczne dokumenty następcze ustawiasz, co po przyjęciu oferty powstaje automatycznie jako wersja robocza. Wszystkie trzy przełączniki są domyślnie wyłączone — bez nich dokumenty następcze tworzysz samodzielnie, np. gdy pracujesz z fakturami zaliczkowymi lub dziennymi dowodami dostawy.

Procent zaliczki (domyślnie 30 %) pojawia się tylko wtedy, gdy przełącznik „Utwórz fakturę zaliczkową po przyjęciu” jest aktywny.

Wygląd dokumentów finansowych

W sekcji Wygląd dokumentów finansowych ustawiasz domyślne opcje wyświetlania dla nowych dokumentów finansowych (oferty, faktury, dowody dostawy). Istniejące dokumenty zachowują własne ustawienia — z jednym wyjątkiem: Wysyłaj e-maile z załącznikiem PDF (patrz niżej).

Każdy przełącznik zapisuje się od razu po przełączeniu.

„Wysyłaj e-maile z załącznikiem PDF” działa także na już istniejące wersje robocze. W odróżnieniu od pozostałych sześciu przełączników w tej sekcji ten nie dotyczy tylko dokumentów tworzonych w przyszłości: po jego włączeniu załącznik PDF otrzymają także wszystkie oferty, faktury i dowody dostawy, które są u Ciebie jeszcze wersjami roboczymi i nie zostały wysłane. Po wyłączeniu załącznik zostanie z nich również usunięty. Dokumenty już wysłane, wystawione lub stornowane pozostają nienaruszone — ich status załącznika nigdy nie zmienia się wstecz. Jeśli z przyczyn technicznych nie udało się zaktualizować istniejących wersji roboczych, Univents po zapisaniu wyświetli komunikat; samo ustawienie zostanie mimo to zapisane.

Najczęstsze pytania

Co się stanie, jeśli zmienię serię numeracji, mimo że dokumenty już istnieją? Istniejące dokumenty zawsze zachowują dawne numery — nic nie zmienia się wstecz. W przypadku nowych dokumentów zależy to od tego, gdzie wpiszesz prefiks: w sekcji Format numeracji działa on od razu, w sekcji Serie numeracji tylko dopóki dla tego typu dokumentu nie nadano jeszcze żadnego numeru. Sam licznik biegnie dalej i nie zaczyna od nowa; nową wartość początkową ustawisz w polu Następny numer (wartość początkowa).

Dlaczego w ciągu numerów moich faktur brakuje numerów? Ponieważ nadany numer nigdy nie jest wydawany ponownie — nawet gdy dokument został usunięty. Luki są zamierzone i nie stanowią problemu dla księgowości. Problemem byłby przypadek odwrotny, czyli numer nadany dwukrotnie — i właśnie temu Univents zapobiega.

Czy mogę nadać lub poprawić numer dokumentu ręcznie? Nie. Univents sam nadaje każdy numer, a gdy dokument zostanie wystawiony, numer jest niezmienny. Jeśli przy przejściu z innego systemu chcesz kontynuować numerację starego systemu, ustaw wcześniej w sekcji Format numeracji wartość Następny numer (wartość początkowa) — w górę możesz to zrobić w dowolnym momencie, ale poniżej aktualnego najwyższego numeru Univents nie pozwoli cofnąć licznika.

Czy po każdej zmianie serii numeracji muszę ponownie zapisać? Tak. Sekcja Serie numeracji ma własny przycisk Zapisz serie numeracji, bez którego zmiany prefiksów nie zostaną zastosowane. Przełączniki warunków cenowych natomiast zapisują się automatycznie po przełączeniu.

Czy mogę ustawić różne opcje dla różnych typów dokumentów? W przypadku prefiksu numeru tak — każdy z czterech typów dokumentów (oferta, faktura, dowód dostawy, nota kredytowa) ma własne pole. W przypadku domyślnych warunków cenowych trzy przełączniki obowiązują jednolicie dla wszystkich ofert w workspace.

Czy domyślne ustawienie warunków cenowych wpływa też na już utworzone oferty? Nie. Ustawienie określa tylko wstępne wypełnienie okna przy dodawaniu nowych pozycji od momentu zmiany. Istniejące pozycje w już utworzonych ofertach nie są modyfikowane wstecz.

Dlaczego pozycja nagle kosztuje 0,00 €? Może się tak zdarzyć, gdy warunek cenowy ze stałą obniżką trafia na artykuł tańszy niż sama obniżka. Univents rozróżnia przy tym, jak szeroki jest zakres reguły:

• Jeśli reguła dotyczy jednego produktu, cena jest ograniczana do 0,00 €. To zamierzone: w ten sposób zbudujesz „gratis od ilości X”. Pozycja pokazuje wtedy w edytorze dokumentu żółte ostrzeżenie „Warunek cenowy większy niż cena”.
• Jeśli reguła dotyczy kategorii lub całego workspace, Univents po prostu pomija ją dla tego artykułu. Pozycja zachowuje normalną cenę. Przykład: reguła „od 60 sztuk taniej o 3,00 €” obowiązuje w całym workspace i dotyczy więc także sztućców za 0,26 € — tam już nie działa, sztućce nadal kosztują 0,26 €.

Jeśli pozycja mimo to ma 0,00 €, wpisz cenę ręcznie — cena ustawiona przez Ciebie nigdy więcej nie zostanie automatycznie nadpisana.

Kiedy Univents przelicza cenę pozycji na nowo? Zależy od tego, co zmieniasz. Jeśli zmieniasz tylko Ilość, cena wpisana wcześniej przez Ciebie pozostaje nietknięta — Univents nie przelicza jej na nowo z ceny katalogowej. Jeśli przypiszesz do pozycji inny produkt, zwykle przejmuje ona jego cenę katalogową. Jeśli pozycja ma cenę stałą (wpisaną ręcznie lub z szablonu), Univents wcześniej zapyta: „Zachowaj …” zostawia Twoją cenę, „Przyjmij cenę katalogową …” ustawia cenę z inwentarza — pozycja będzie wtedy przy kolejnych przeliczeniach znów automatycznie dostosowywana. Warunków cenowych sama zamiana nie stosuje; zadziałają dopiero przy następnym przeliczeniu pozycji, na przykład po zmianie ilości.

Gdzie zobaczę reguły obowiązujące dla wszystkich produktów? W Ustawienia > Dokumenty finansowe, w sekcji Reguły dla całego workspace. Każda reguła cenowa, która nie jest przypisana do pojedynczego produktu ani do kategorii, jest tam opisana jednym zdaniem: kiedy działa i jak zmienia cenę. Każdą regułę możesz tam wyłączyć lub usunąć. Warto to sprawdzić zwłaszcza po przejściu z innego systemu do Univents — mogły się przy tym przenieść reguły, których nigdy nie tworzono u Ciebie ręcznie.

Reguła w ogóle nie działa — dlaczego? Prawdopodobnie brakuje jej progu. Każda reguła podaje swój warunek w tytule („od ilości”, „od liczby gości”, „w okresie”), ale konkretny próg znajduje się w osobnym polu. Jeśli pole jest puste, reguła pozostaje bez efektu — celowo NIE jest stosowana do wszystkiego. Uzupełnij próg, a znów zadziała. Na liście Reguły dla całego workspace takie reguły rozpoznasz po tym, że zamiast warunku widnieje „Zawsze”.

Tworzenie reguły cenowej dla całej kategorii

Reguła cenowa nie musi być przypisana do pojedynczego produktu. Jeśli chcesz na przykład doliczyć dopłatę do wszystkich napojów, utwórz regułę raz przy kategorii — obowiązuje wtedy dla każdego produktu w niej, także dla tych, które dodasz później.

1. Otwórz Inwentarz i przejdź na kartę Kategorie.
2. Przy wybranej kategorii kliknij Edytuj.
3. Rozwiń na dole okna dialogowego Reguły cenowe.
4. Za pomocą Dodaj regułę cenową tworzysz regułę — dokładnie tak jak przy pojedynczym produkcie.

Przy samym produkcie te reguły pojawiają się w bloku Reguły odziedziczone z kategorii; możesz je zmieniać tylko tutaj, przy kategorii.

Jeśli do tej samej pozycji pasuje kilka reguł — jedna przy produkcie, jedna przy kategorii, jedna w workspace — wszystkie są sumowane. Reguła kategorii nie zastępuje więc reguły produktu, tylko jest do niej dodawana.

Sprawdzanie reguł dla całego workspace

Reguła cenowa może być przypisana do pojedynczego produktu, do kategorii lub do całego workspace. Ostatni rodzaj jest najsilniejszy: działa przy każdym produkcie, który mieści się w jej zakresie — także przy artykułach, o których nikt nie pomyślał przy jej tworzeniu.

1. Otwórz Ustawienia > Dokumenty finansowe.
2. Przewiń do sekcji Reguły dla całego workspace.
3. Każdy wiersz opisuje jedną regułę, np. „Ilość 60–1000 · taniej o 3,00 €”.
4. Przełącznikiem po prawej tymczasowo wyłączysz regułę, ikoną kosza usuniesz ją całkowicie.

Już zapisane ceny pozostają bez zmian, gdy wyłączysz lub usuniesz regułę. Reguła wpływa tylko na pozycje, które utworzysz potem lub których ilość zmienisz.

Czytaj dalej

• Serie numeracji i warunki cenowe dotyczą tylko numeracji i logiki okna. Wygląd dokumentu finansowego — kolory, marginesy, logo — ustawiasz za pomocą funkcji Układ, patrz Jak tworzyć układy dokumentów finansowych?.
• Powtarzające się zestawy pozycji zaoszczędzisz sobie dzięki szablonowi pozycji finansowych.
• Cały dokument jako szablon do wielokrotnego użycia znajdziesz w artykule Tworzenie i używanie szablonów dokumentów finansowych.