Evenementen in meerdere ruimtes: diensten aan ruimtes toewijzen

Een congres bezet vaak meerdere ruimtes tegelijk: in de grote zaal podium, ledwand en microfoons, in seminarruimte 1 een beamer en flipover, in de foyer de catering. In Univents geldt daarvoor: één evenement, meerdere ruimtes, elke regel in zijn ruimte. Bij elke regel geef je aan in welke ruimte die nodig is. Daaruit wordt de offerte ingedeeld, en elk opbouwteam krijgt de lijst voor zijn ruimte.

Ruimtes aan het evenement vastleggen

De ruimtes voer je in bij het evenement: bij het aanmaken in de stap Datum & locatie onder Extra locaties, of later bij het bewerken. Alle ingevoerde ruimtes zijn voor de hele duur van het evenement bezet. De eerste ruimte is de hoofdruimte.

De ruimtekeuze bij de regels verschijnt pas wanneer het evenement minstens twee ruimtes heeft. Bij een evenement met één ruimte zie je niets nieuws.

Ruimte bij een regel instellen

1. Open de offerte van het evenement. Het document moet een concept zijn.
2. Onder de naam van elke regel staat naast Categorie de keuze Ruimte. Kies de ruimte, bijv. Seminarruimte 1.
3. Hele evenement betekent: geen specifieke ruimte. Zo staat elke regel totdat je iets kiest — bijvoorbeeld geschikt voor personeel of forfaits.

Meerdere regels tegelijk: vink de regels aan met het vakje links. In de balk erboven kies je onder Ruimte toewijzen … de ruimte voor alle aangevinkte regels — zo stel je ook een hele sectie in één keer in.

Onderdelen van een pakket staan altijd in de ruimte van hun pakket en hebben geen eigen keuze.

Dezelfde goederen in twee ruimtes: heb je 5 flipovers in de zaal en 6 in seminarruimte 1 nodig, maak dan twee regels aan — één per ruimte.

Ruimtehuur: verplichte producten van een locatie (bijv. de ruimtehuur) die Univents automatisch boekt wanneer je de ruimte toevoegt, krijgen meteen deze ruimte.

Wat er gebeurt met boekingen en andere documenten

De ruimte hoort bij de regel van het evenement, niet alleen bij dit ene document. Stel je haar in de offerte in, dan staat ze ook in de Boekingen en in de andere concepten van het evenement (bijv. pakbon). Verzonden of afgesloten documenten blijven ongewijzigd.

De PDF per ruimte indelen

Schakel in de offerte onder PDF-instellingen Indelen per ruimte in. De PDF toont dan een tabel per ruimte, in de volgorde van de ruimtes bij het evenement, met de naam van de ruimte als kop en een subtotaal. Regels zonder ruimte staan aan het eind onder Hele evenement. Ruimtes zonder regels verschijnen niet. Het totaalbedrag en de btw veranderen daardoor niet.

De schakelaar sluit Tabellen sorteren op pakbonnen en het sorteren op secties uit — er geldt altijd maar één indeling. Hij werkt met HTML-lay-outs, niet met Word-lay-outs.

Ruimte in de boekingen

In het tabblad Boekingen toont de weergave Regels bij evenementen met meerdere ruimtes de kolom Ruimte. Bij het aanmaken en bewerken van een boekingsregel kies je de ruimte direct in het dialoogvenster. Aangevinkte regels stel je samen in via Ruimte toewijzen in de balk boven de lijst.

Opbouwlijst per ruimte

In de weergave Materiaal van de boekingen is er het filter Ruimte. Kies een of meer ruimtes — ook Hele evenement voor alles zonder ruimte. De weergave toont dan alleen wat in die ruimtes hoort.

Druk je daar de productielijst af, dan bevat die precies de gefilterde ruimtes, en de kop noemt ze, bijv. “Ruimte: Seminarruimte 1”. Zo krijgt de persoon die de seminarruimte opbouwt een eigen lijst. Het ruimtefilter laat zich combineren met het pakbon- en het tagfilter.

Kopiëren en nieuwe versies

• Nieuwe offerteversie: de ruimte van elke regel blijft behouden.
• Regels uit een ander document overnemen: de ruimte gaat mee.
• Ruimte uit het evenement verwijderen: haal je een ruimte uit het evenement, dan staan de bijbehorende regels overal onder Hele evenement.
• Evenement kopiëren: de ruimtes van het evenement en de ruimte van elke regel gaan mee.

Wat er niet is

• Een eigen tijd per ruimte. Alle ruimtes zijn voor het hele evenement bezet. Loopt een seminarruimte alleen in de middag, maak dan in het Draaiboek een draaiboekpunt met ruimte en tijd aan.
• Een regel over meerdere ruimtes verdelen. Maak daarvoor per ruimte een eigen regel aan.
• Voorraad per gebouw (bijv. 25 prikborden in het ene gebouw, 20 in het andere) en de paklijst in het medewerkersportaal per ruimte. Voor de opbouwteams gebruik je de productielijst per ruimte.