Wydarzenia w kilku salach: przypisywanie usług do sal

Konferencja zajmuje często kilka sal jednocześnie: w sali głównej scenę, ścianę LED i mikrofony, w sali seminaryjnej 1 projektor i flipchart, w foyer catering. W Univents obowiązuje tu zasada: jedno wydarzenie, kilka sal, każda pozycja w swojej sali. Przy każdej pozycji określasz, w której sali jest potrzebna. Na tej podstawie oferta się dzieli, a każdy zespół montażowy dostaje listę dla swojej sali.

Ustawianie sal przy wydarzeniu

Sale wpisujesz przy wydarzeniu: podczas tworzenia w kroku Termin i miejsce w sekcji Dodatkowe lokalizacje albo później podczas edycji. Wszystkie wpisane sale są zajęte na cały czas trwania wydarzenia. Pierwsza sala jest salą główną.

Wybór sali przy pozycjach pojawia się dopiero wtedy, gdy wydarzenie ma co najmniej dwie sale. Przy wydarzeniu z jedną salą nie zobaczysz niczego nowego.

Ustawianie sali przy pozycji

1. Otwórz ofertę wydarzenia. Dokument musi być wersją roboczą.
2. Pod nazwą każdej pozycji, obok pola Kategoria, znajduje się pole wyboru Sala. Wybierz salę, np. Sala seminaryjna 1.
3. Całe wydarzenie oznacza: żadna konkretna sala. Tak wygląda każda pozycja, dopóki czegoś nie wybierzesz — odpowiednie np. dla personelu lub ryczałtów.

Kilka pozycji naraz: zaznacz pozycje polem po lewej stronie. W pasku powyżej wybierz w opcji Przypisz salę … salę dla wszystkich zaznaczonych pozycji — w ten sposób ustawisz też całą sekcję jednym krokiem.

Składniki zestawu zawsze pozostają w sali swojego zestawu i nie mają własnego wyboru.

Ten sam sprzęt w dwóch salach: jeśli potrzebujesz 5 flipchartów w sali głównej i 6 w sali seminaryjnej 1, utwórz dwie pozycje — po jednej dla każdej sali.

Wynajem sali: produkty obowiązkowe lokalizacji (np. wynajem sali), które Univents rezerwuje automatycznie po dodaniu sali, od razu mają tę salę.

Co dzieje się z rezerwacjami i innymi dokumentami

Sala należy do pozycji wydarzenia, nie tylko do tego jednego dokumentu. Jeśli ustawisz ją w ofercie, pojawi się też w Rezerwacjach i w pozostałych wersjach roboczych wydarzenia (np. w dowodzie dostawy). Dokumenty wysłane lub zakończone pozostają bez zmian.

Podział PDF według sal

W ofercie włącz w Ustawieniach PDF opcję Grupuj według sal. PDF pokazuje wtedy jedną tabelę na salę, w kolejności sal przy wydarzeniu, z nazwą sali jako nagłówkiem i sumą częściową. Pozycje bez sali znajdują się na końcu pod Całe wydarzenie. Sale bez pozycji nie są wyświetlane. Suma końcowa i podatek VAT nie zmieniają się.

Przełącznik wyklucza Sortuj tabele według dowodów dostawy oraz sortowanie według sekcji — zawsze obowiązuje tylko jeden podział. Działa z układami HTML, nie z układami Word.

Sala w rezerwacjach

W zakładce Rezerwacje widok Pozycje pokazuje przy wydarzeniach z kilkoma salami kolumnę Sala. Podczas tworzenia i edycji pozycji rezerwacji wybierasz salę bezpośrednio w oknie dialogowym. Zaznaczone pozycje ustawiasz wspólnie przez Przypisz salę w pasku nad listą.

Lista montażowa dla każdej sali

W widoku Materiał rezerwacji dostępny jest filtr Sala. Wybierz jedną lub kilka sal — także Całe wydarzenie dla wszystkiego bez sali. Widok pokazuje wtedy tylko to, co należy do tych sal.

Jeśli stąd wydrukujesz listę produkcyjną, zawiera ona dokładnie przefiltrowane sale, a nagłówek je wymienia, np. „Sala: Sala seminaryjna 1”. Dzięki temu osoba montująca salę seminaryjną dostaje własną listę. Filtr sali można łączyć z filtrami dowodu dostawy i tagów.

Kopiowanie i nowe wersje

• Nowa wersja oferty: sala każdej pozycji zostaje zachowana.
• Przejmowanie pozycji z innego dokumentu: sala jest przenoszona.
• Usunięcie sali z wydarzenia: jeśli usuniesz salę z wydarzenia, jej pozycje wszędzie znajdą się pod Całe wydarzenie.
• Kopiowanie wydarzenia: sale wydarzenia i sala każdej pozycji są przenoszone.

Czego nie ma

• Własnej godziny dla każdej sali. Wszystkie sale są zajęte na całe wydarzenie. Jeśli sala seminaryjna działa tylko po południu, utwórz w Harmonogramie punkt z salą i godziną.
• Rozdzielenia jednej pozycji na kilka sal. W takim przypadku utwórz osobną pozycję dla każdej sali.
• Stanów magazynowych według budynków (np. 25 tablic w jednym budynku, 20 w drugim) oraz listy pakowania w portalu pracowniczym według sali. Dla zespołów montażowych korzystaj z listy produkcyjnej dla każdej sali.