Veranstaltungen in mehreren Räumen: Leistungen Räumen zuordnen

Eine Konferenz belegt oft mehrere Räume gleichzeitig: im großen Saal Bühne, LED-Wand und Mikrofone, in Seminarraum 1 Beamer und Flipchart, im Foyer das Catering. In Univents gilt dafür: eine Veranstaltung, mehrere Räume, jede Position in ihrem Raum. Du sagst bei jeder Position, in welchem Raum sie gebraucht wird. Daraus gliedert sich das Angebot, und jedes Aufbau-Team bekommt die Liste für seinen Raum.

Räume an der Veranstaltung festlegen

Die Räume trägst du an der Veranstaltung ein, beim Anlegen im Schritt Termin unter Weitere Räumlichkeiten oder später beim Bearbeiten. Alle eingetragenen Räume sind für die ganze Veranstaltungszeit belegt. Der erste Raum ist der Hauptraum.

Die Raum-Auswahl an den Positionen erscheint erst, wenn die Veranstaltung mindestens zwei Räume hat. Bei einer Veranstaltung mit einem Raum siehst du nichts Neues.

Raum an einer Position setzen

1. Öffne das Angebot der Veranstaltung. Der Beleg muss ein Entwurf sein.
2. Unter jedem Positionsnamen steht neben Kategorie die Auswahl Raum. Wähle den Raum, z. B. Seminarraum 1.
3. Ganze Veranstaltung heißt: kein bestimmter Raum. So steht jede Position, bis du etwas auswählst — passend z. B. für Personal oder Pauschalen.

Mehrere Positionen auf einmal: Markiere die Positionen mit dem Kästchen links. In der Leiste darüber wählst du unter Raum zuweisen … den Raum für alle markierten Positionen — so setzt du z. B. einen ganzen Abschnitt in einem Schritt.

Bestandteile eines Pakets stehen immer im Raum ihres Pakets und haben keine eigene Auswahl.

Gleiche Ware in zwei Räumen: Brauchst du 5 Flipcharts im Saal und 6 in Seminarraum 1, leg zwei Positionen an — je Raum eine.

Raummiete: Pflicht-Produkte einer Räumlichkeit (z. B. die Raummiete), die Univents beim Hinzufügen des Raums automatisch bucht, tragen gleich diesen Raum.

Was mit Buchungen und anderen Belegen passiert

Der Raum gehört zur Position der Veranstaltung, nicht nur zu diesem einen Beleg. Setzt du ihn im Angebot, steht er auch in den Buchungen und in den anderen Entwürfen der Veranstaltung (z. B. Lieferschein). Versendete oder abgeschlossene Belege bleiben unverändert.

Im PDF nach Räumen gliedern

Schalte im Angebot unter PDF-Einstellungen Nach Räumen gliedern ein. Das PDF zeigt dann eine Tabelle je Raum, in der Reihenfolge der Räume an der Veranstaltung, mit dem Raumnamen als Überschrift und einer Zwischensumme. Positionen ohne Raum stehen zum Schluss unter Ganze Veranstaltung. Räume ohne Positionen erscheinen nicht. Die Gesamtsumme und die Umsatzsteuer ändern sich dadurch nicht.

Der Schalter schließt Tabellen nach Lieferscheinen sortieren und die Sortierung nach Abschnitten aus — es gilt immer nur eine Gliederung. Er wirkt mit HTML-Layouts, nicht mit Word-Layouts.

Raum in den Buchungen

Im Tab Buchungen zeigt die Positionen-Ansicht bei Veranstaltungen mit mehreren Räumen die Spalte Raum. Beim Anlegen und Bearbeiten einer Buchungsposition wählst du den Raum direkt im Dialog. Markierte Positionen setzt du gemeinsam über Raum zuweisen in der Leiste über der Liste.

Aufbauliste je Raum

In der Material-Ansicht der Buchungen gibt es den Filter Raum. Wähle einen oder mehrere Räume — auch Ganze Veranstaltung für alles ohne Raum. Die Ansicht zeigt dann nur, was in diese Räume gehört.

Druckst du von dort die Produktionsliste, enthält sie genau die gefilterten Räume, und der Kopf nennt sie, z. B. „Raum: Seminarraum 1“. So bekommt die Person, die den Seminarraum aufbaut, ihre eigene Liste. Der Raum-Filter lässt sich mit dem Lieferschein- und dem Tag-Filter kombinieren.

Kopieren und neue Versionen

• Neue Angebotsversion: Der Raum jeder Position bleibt erhalten.
• Positionen aus einem anderen Beleg übernehmen: Der Raum kommt mit.
• Veranstaltung kopieren: Die Räume der Veranstaltung und der Raum jeder Position kommen mit.
• Raum aus der Veranstaltung entfernen: Nimmst du einen Raum aus der Veranstaltung heraus, stehen seine Positionen überall unter Ganze Veranstaltung.

Was es nicht gibt

• Eine eigene Uhrzeit je Raum. Alle Räume sind für die ganze Veranstaltung belegt. Läuft ein Seminarraum nur am Nachmittag, leg im Ablaufplan einen Ablaufpunkt mit Raum und Uhrzeit an.
• Eine Position auf mehrere Räume verteilen. Leg dafür je Raum eine eigene Position an.
• Bestand je Haus (z. B. 25 Pinnwände im einen Haus, 20 im anderen) und die Packliste im Mitarbeiter-Portal nach Raum. Für die Aufbau-Teams nutzt du die Produktionsliste je Raum.