Eventos em várias salas: atribuir serviços a salas

Um congresso ocupa muitas vezes várias salas ao mesmo tempo: no auditório palco, ecrã LED e microfones, na sala de seminário 1 um projetor e um flipchart, no foyer o catering. No Univents, a regra é esta: um evento, várias salas, cada linha na sua sala. Em cada linha, indica-se em que sala é necessária. A partir daí o orçamento organiza-se e cada equipa de montagem recebe a lista da sua sala.

Definir as salas no evento

As salas introduzem-se no evento: ao criá-lo, no passo Data e local em Outros espaços, ou mais tarde ao editar. Todas as salas introduzidas ficam reservadas durante todo o evento. A primeira sala é a sala principal.

A seleção de sala nas linhas só aparece quando o evento tem pelo menos duas salas. Num evento com uma só sala, não se vê nada de novo.

Definir a sala numa linha

1. Abra o orçamento do evento. O documento tem de ser um rascunho.
2. Por baixo do nome de cada linha, ao lado de Categoria, existe a seleção Sala. Escolha a sala, p. ex. Sala de seminário 1.
3. Evento completo significa: nenhuma sala específica. É assim que cada linha fica até selecionar algo — adequado, por exemplo, para pessoal ou valores fixos.

Várias linhas de uma vez: marque as linhas com a caixa à esquerda. Na barra por cima, escolha em Atribuir sala … a sala para todas as linhas marcadas — assim também define uma secção inteira de uma só vez.

Os componentes de um pacote ficam sempre na sala do respetivo pacote e não têm seleção própria.

O mesmo material em duas salas: se precisar de 5 flipcharts no auditório e de 6 na sala de seminário 1, crie duas linhas, uma por sala.

Aluguer da sala: os produtos obrigatórios de um espaço (p. ex. o aluguer da sala), que o Univents reserva automaticamente ao adicionar a sala, trazem logo essa sala.

O que acontece com as reservas e com outros documentos

A sala pertence à linha do evento, não apenas a este documento. Se a definir no orçamento, aparece também nas Reservas e nos restantes rascunhos do evento (p. ex. a guia de remessa). Os documentos enviados ou concluídos permanecem inalterados.

Organizar o PDF por salas

No orçamento, ative Agrupar por salas em Definições de PDF. O PDF mostra então uma tabela por sala, pela ordem das salas do evento, com o nome da sala como título e um subtotal. As linhas sem sala ficam no fim, em Evento completo. As salas sem linhas não aparecem. O total geral e o IVA não se alteram.

O interruptor exclui Ordenar tabelas por guias de remessa e a ordenação por secções — aplica-se sempre uma única organização. Funciona com layouts HTML, não com layouts Word.

A sala nas reservas

No separador Reservas, a vista Linhas mostra a coluna Sala nos eventos com várias salas. Ao criar e editar uma linha de reserva, escolhe-se a sala diretamente na caixa de diálogo. As linhas marcadas definem-se em conjunto através de Atribuir sala na barra por cima da lista.

Lista de montagem por sala

Na vista Material das reservas existe o filtro Sala. Escolha uma ou várias salas, também Evento completo para tudo o que não tem sala. A vista mostra então apenas o que pertence a essas salas.

Se imprimir daí a lista de produção, ela contém exatamente as salas filtradas e o cabeçalho nomeia-as, p. ex. «Sala: Sala de seminário 1». Assim, quem monta a sala de seminário recebe a sua própria lista. O filtro de sala pode combinar-se com os filtros de guia de remessa e de etiquetas.

Cópias e novas versões

• Nova versão do orçamento: a sala de cada linha mantém-se.
• Adotar linhas de outro documento: a sala acompanha-as.
• Remover uma sala do evento: se retirar uma sala do evento, as suas linhas passam a constar em todo o lado em Evento completo.
• Copiar o evento: as salas do evento e a sala de cada linha acompanham.

O que não existe

• Um horário próprio por sala. Todas as salas estão reservadas durante todo o evento. Se uma sala de seminário só funciona à tarde, crie no Programa um ponto com sala e hora.
• Repartir uma linha por várias salas. Para isso, crie uma linha própria por sala.
• O stock por edifício (p. ex. 25 painéis num edifício, 20 noutro) e a lista de embalagem no portal do pessoal por sala. Para as equipas de montagem, utilize a lista de produção por sala.