Eventos en varias salas: asignar servicios a salas

Un congreso suele ocupar varias salas a la vez: en el auditorio escenario, pantalla LED y micrófonos, en la sala de seminarios 1 un proyector y un rotafolio, en el vestíbulo el catering. En Univents rige esta regla: un evento, varias salas, cada línea en su sala. En cada línea indicas en qué sala se necesita. A partir de ahí el presupuesto se organiza y cada equipo de montaje recibe la lista de su sala.

Definir las salas en el evento

Las salas se introducen en el evento: al crearlo, en el paso Fecha y lugar bajo Otros espacios, o más tarde al editar. Todas las salas introducidas quedan reservadas durante todo el evento. La primera sala es la sala principal.

La selección de sala en las líneas solo aparece cuando el evento tiene al menos dos salas. En un evento con una sola sala no verás nada nuevo.

Definir la sala de una línea

1. Abre el presupuesto del evento. El documento debe ser un borrador.
2. Debajo del nombre de cada línea, junto a Categoría, está la selección Sala. Elige la sala, p. ej. Sala de seminarios 1.
3. Todo el evento significa: ninguna sala concreta. Así queda cada línea hasta que selecciones algo — adecuado, por ejemplo, para personal o tarifas fijas.

Varias líneas a la vez: marca las líneas con la casilla de la izquierda. En la barra superior eliges, en Asignar sala …, la sala para todas las líneas marcadas — así también defines una sección entera de una sola vez.

Los componentes de un paquete permanecen siempre en la sala de su paquete y no tienen selección propia.

El mismo material en dos salas: si necesitas 5 rotafolios en el auditorio y 6 en la sala de seminarios 1, crea dos líneas, una por sala.

Alquiler de sala: los productos obligatorios de un espacio (p. ej. el alquiler de la sala), que Univents reserva automáticamente al añadir la sala, llevan esa sala desde el principio.

Qué ocurre con las reservas y otros documentos

La sala pertenece a la línea del evento, no solo a este documento. Si la defines en el presupuesto, también aparece en las Reservas y en los demás borradores del evento (p. ej. el albarán). Los documentos enviados o cerrados no cambian.

Organizar el PDF por salas

En el presupuesto, activa Agrupar por salas en Ajustes de PDF. El PDF muestra entonces una tabla por sala, en el orden de las salas del evento, con el nombre de la sala como título y un subtotal. Las líneas sin sala aparecen al final bajo Todo el evento. Las salas sin líneas no aparecen. El total y el IVA no cambian.

El interruptor excluye Ordenar tablas por albaranes y la ordenación por secciones: siempre rige una sola organización. Funciona con diseños HTML, no con diseños de Word.

La sala en las reservas

En la pestaña Reservas, la vista Líneas muestra la columna Sala en los eventos con varias salas. Al crear y editar una línea de reserva, eliges la sala directamente en el diálogo. Las líneas marcadas se asignan juntas con Asignar sala en la barra sobre la lista.

Lista de montaje por sala

En la vista Material de las reservas hay el filtro Sala. Elige una o varias salas, también Todo el evento para todo lo que no tiene sala. La vista muestra entonces solo lo que pertenece a esas salas.

Si desde ahí imprimes la lista de producción, contiene exactamente las salas filtradas y la cabecera las nombra, p. ej. «Sala: Sala de seminarios 1». Así, quien monta la sala de seminarios recibe su propia lista. El filtro de sala se puede combinar con los filtros de albarán y de etiquetas.

Copias y versiones nuevas

• Nueva versión del presupuesto: la sala de cada línea se conserva.
• Adoptar líneas de otro documento: la sala se traslada.
• Quitar una sala del evento: si retiras una sala del evento, sus líneas pasan a figurar en todas partes bajo Todo el evento.
• Copiar el evento: las salas del evento y la sala de cada línea se trasladan.

Lo que no existe

• Un horario propio para cada sala. Todas las salas están reservadas durante todo el evento. Si una sala de seminarios solo se usa por la tarde, crea en el Programa un punto con sala y hora.
• Repartir una línea entre varias salas. Para ello crea una línea propia por sala.
• El stock por edificio (p. ej. 25 paneles en uno, 20 en otro) y la lista de embalaje del portal del personal por sala. Para los equipos de montaje usa la lista de producción por sala.