Eventi in più sale: assegnare i servizi alle sale

Un convegno occupa spesso più sale contemporaneamente: nell’auditorium palco, parete LED e microfoni, nella sala seminari 1 un proiettore e una lavagna a fogli mobili, nel foyer il catering. In Univents vale questa regola: un evento, più sale, ogni riga nella sua sala. Per ogni riga indichi in quale sala serve. Da qui il preventivo si suddivide e ogni squadra di allestimento riceve la lista per la propria sala.

Definire le sale sull’evento

Le sale si inseriscono sull’evento: alla creazione, nel passaggio Data e luogo sotto Altre location, oppure in seguito durante la modifica. Tutte le sale inserite sono occupate per l’intera durata dell’evento. La prima sala è la sala principale.

La selezione della sala sulle righe compare solo quando l’evento ha almeno due sale. Con un evento a una sola sala non cambia nulla.

Impostare la sala su una riga

1. Apri il preventivo dell’evento. Il documento deve essere una bozza.
2. Sotto il nome di ogni riga, accanto a Categoria, c’è la selezione Sala. Scegli la sala, ad es. Sala seminari 1.
3. Intero evento significa: nessuna sala specifica. Così si presenta ogni riga finché non selezioni qualcosa — adatto ad esempio per il personale o i forfait.

Più righe contemporaneamente: seleziona le righe con la casella a sinistra. Nella barra sopra scegli, sotto Assegna sala …, la sala per tutte le righe selezionate — così imposti anche un’intera sezione in un solo passaggio.

I componenti di un pacchetto restano sempre nella sala del loro pacchetto e non hanno una selezione propria.

Lo stesso materiale in due sale: se ti servono 5 lavagne a fogli mobili nell’auditorium e 6 nella sala seminari 1, crea due righe — una per sala.

Noleggio della sala: i prodotti obbligatori di una location (ad es. il noleggio della sala), che Univents prenota automaticamente quando aggiungi la sala, portano subito questa sala.

Cosa succede con le prenotazioni e con gli altri documenti

La sala appartiene alla riga dell’evento, non solo a questo documento. Se la imposti nel preventivo, compare anche nelle Prenotazioni e negli altri documenti in bozza dell’evento (ad es. il DDT). I documenti inviati o conclusi restano invariati.

Suddividere il PDF per sala

Nel preventivo attiva Raggruppa per sala sotto Impostazioni PDF. Il PDF mostra allora una tabella per sala, nell’ordine delle sale dell’evento, con il nome della sala come titolo e un subtotale. Le righe senza sala compaiono alla fine sotto Intero evento. Le sale senza righe non compaiono. Il totale complessivo e l’IVA non cambiano.

L’interruttore esclude Ordina le tabelle per documenti di trasporto (DDT) e l’ordinamento per sezioni — vale sempre una sola suddivisione. Funziona con i layout HTML, non con i layout Word.

La sala nelle prenotazioni

Nella scheda Prenotazioni, la vista Righe mostra la colonna Sala per gli eventi con più sale. Quando crei o modifichi una riga di prenotazione, scegli la sala direttamente nella finestra di dialogo. Le righe selezionate si impostano insieme con Assegna sala nella barra sopra l’elenco.

Lista di allestimento per sala

Nella vista Materiale delle prenotazioni c’è il filtro Sala. Scegli una o più sale — anche Intero evento per tutto ciò che è senza sala. La vista mostra allora solo ciò che appartiene a queste sale.

Se da lì stampi la lista di produzione, contiene esattamente le sale filtrate e l’intestazione le nomina, ad es. «Sala: Sala seminari 1». Così chi allestisce la sala seminari riceve la propria lista. Il filtro per sala si può combinare con i filtri DDT e tag.

Copie e nuove versioni

• Nuova versione del preventivo: la sala di ogni riga viene mantenuta.
• Riprendere righe da un altro documento: la sala viene con esse.
• Rimuovere una sala dall’evento: se togli una sala dall’evento, le sue righe compaiono ovunque sotto Intero evento.
• Copiare l’evento: le sale dell’evento e la sala di ogni riga vengono riprese.

Cosa non c’è

• Un orario proprio per ogni sala. Tutte le sale sono occupate per l’intero evento. Se una sala seminari è in uso solo il pomeriggio, crea nel Programma un punto con sala e orario.
• Distribuire una riga su più sale. Per questo crea una riga distinta per sala.
• Le scorte per sede (ad es. 25 pannelli in una sede, 20 nell’altra) e la lista di imballaggio nel portale del personale per sala. Per le squadre di allestimento usa la lista di produzione per sala.