Événements dans plusieurs salles : attribuer les prestations aux salles

Un congrès occupe souvent plusieurs salles en même temps : dans l’auditorium la scène, le mur LED et les micros, dans la salle de séminaire 1 un projecteur et un paperboard, dans le foyer le traiteur. Dans Univents, la règle est la suivante : un événement, plusieurs salles, chaque ligne dans sa salle. Pour chaque ligne, vous indiquez dans quelle salle elle est nécessaire. Le devis se structure en conséquence, et chaque équipe de montage reçoit la liste de sa salle.

Définir les salles sur l’événement

Vous saisissez les salles sur l’événement : à la création, dans l’étape Date & lieu sous Autres lieux, ou plus tard en modifiant. Toutes les salles saisies sont réservées pour toute la durée de l’événement. La première salle est la salle principale.

La sélection de salle sur les lignes n’apparaît que lorsque l’événement compte au moins deux salles. Pour un événement avec une seule salle, rien ne change.

Définir la salle d’une ligne

1. Ouvrez le devis de l’événement. Le document doit être un brouillon.
2. Sous le nom de chaque ligne, à côté de Catégorie, se trouve la sélection Salle. Choisissez la salle, p. ex. Salle de séminaire 1.
3. Événement entier signifie : aucune salle précise. C’est l’état de chaque ligne tant que vous ne sélectionnez rien — adapté par exemple au personnel ou aux forfaits.

Plusieurs lignes à la fois : cochez les lignes avec la case à gauche. Dans la barre au-dessus, choisissez la salle de toutes les lignes cochées sous Attribuer une salle … — c’est aussi ainsi que vous définissez une section entière en une seule fois.

Les composants d’un lot restent toujours dans la salle de leur lot et n’ont pas de sélection propre.

Le même matériel dans deux salles : si vous avez besoin de 5 paperboards dans l’auditorium et de 6 dans la salle de séminaire 1, créez deux lignes — une par salle.

Location de salle : les produits obligatoires d’un lieu (p. ex. la location de salle), qu’Univents réserve automatiquement lorsque vous ajoutez la salle, portent d’emblée cette salle.

Ce qui se passe pour les réservations et les autres documents

La salle appartient à la ligne de l’événement, pas seulement à ce document. Si vous la définissez dans le devis, elle apparaît aussi dans les Réservations et dans les autres brouillons de l’événement (p. ex. le bon de livraison). Les documents envoyés ou terminés restent inchangés.

Structurer le PDF par salle

Dans le devis, activez Regrouper par salle sous Paramètres PDF. Le PDF affiche alors un tableau par salle, dans l’ordre des salles de l’événement, avec le nom de la salle en titre et un sous-total. Les lignes sans salle figurent à la fin sous Événement entier. Les salles sans ligne n’apparaissent pas. Le total général et la TVA ne changent pas.

Cet interrupteur exclut Trier les tableaux par bon de livraison ainsi que le tri par sections — une seule structuration s’applique à la fois. Il fonctionne avec les mises en page HTML, pas avec les mises en page Word.

La salle dans les réservations

Dans l’onglet Réservations, la vue Lignes affiche la colonne Salle pour les événements comptant plusieurs salles. Lors de la création et de la modification d’une ligne de réservation, vous choisissez la salle directement dans la boîte de dialogue. Les lignes cochées se définissent ensemble via Attribuer une salle dans la barre au-dessus de la liste.

Liste de montage par salle

Dans la vue Matériel des réservations, il existe un filtre Salle. Choisissez une ou plusieurs salles — aussi Événement entier pour tout ce qui n’a pas de salle. La vue n’affiche alors que ce qui appartient à ces salles.

Si vous imprimez la liste de production à partir de là, elle contient exactement les salles filtrées, et l’en-tête les nomme, p. ex. « Salle : Salle de séminaire 1 ». La personne qui monte la salle de séminaire obtient ainsi sa propre liste. Le filtre de salle peut se combiner avec les filtres de bon de livraison et de tags.

Copies et nouvelles versions

• Nouvelle version du devis : la salle de chaque ligne est conservée.
• Reprendre des lignes d’un autre document : la salle suit.
• Retirer une salle de l’événement : si vous retirez une salle de l’événement, ses lignes figurent partout sous Événement entier.
• Copier l’événement : les salles de l’événement et la salle de chaque ligne sont reprises.

Ce qui n’existe pas

• Un horaire propre à chaque salle. Toutes les salles sont réservées pour l’ensemble de l’événement. Si une salle de séminaire n’est utilisée que l’après-midi, créez dans le Déroulé un point avec salle et horaire.
• Répartir une ligne sur plusieurs salles. Créez pour cela une ligne distincte par salle.
• Le stock par site (p. ex. 25 panneaux dans un site, 20 dans l’autre) et la liste de colisage dans le portail du personnel par salle. Pour les équipes de montage, utilisez la liste de production par salle.