Documenten uitgeven namens een extra bedrijf

Soms geef je documenten niet op je eigen naam uit, maar namens een extra bedrijf — bijvoorbeeld wanneer je als bureau of cateraar evenementen voor een ander bedrijf uitvoert en de eindklant offerte en factuur van dat bedrijf moet krijgen. Daarvoor stel je het extra bedrijf eenmalig in als afzender en kies je het daarna bij elk document. Dit artikel laat zien hoe dat werkt en wat er anders is.

Voorwaarden

• De functie hoort bij het Scale-abonnement (inclusief Enterprise). In de andere abonnementen verschijnt het onderdeel niet.
• Met Scale kun je maximaal twee extra bedrijven toevoegen.
• Het extra bedrijf gebruikt lay-outs van de nieuwe sjabloonengine. Word-lay-outs zijn voor dit bedrijf niet te kiezen.
• Het land van het extra bedrijf moet overeenkomen met het land van je workspace.

Een extra bedrijf instellen

1. Open Instellingen > Bedrijfsgegevens en scrol naar het onderdeel Extra bedrijven.
2. Klik op Bedrijf toevoegen en vul de tabbladen in:
   • Bedrijfsgegevens: naam, adres, belastingnummer en btw-nummer van het extra bedrijf. Ze staan in het briefhoofd en in de e-factuur.
   • Bank: de bankgegevens van het extra bedrijf.
   • Logo en handtekening: logo, handtekening en het antwoordadres voor e-mails over zijn documenten.
   • Nummerreeksen: formaat en startnummer per documentsoort. Een voorbeeld toont het volgende nummer. Zonder nummerreeks kan deze documentsoort niet voor het extra bedrijf worden uitgegeven. Heeft een formaat dezelfde vorm als de reeks van je eigen standaardafzender, dan wijst Univents je daarop — controleer of dat de bedoeling is.
   • Lay-outs: de standaardlay-out per documentsoort.
3. Sla op. Het extra bedrijf is nu beschikbaar bij elk nieuw document.

Een extra bedrijf verwijder je niet, je archiveert het. Reeds uitgegeven documenten behouden hun afzender. Een gearchiveerd bedrijf is niet meer beschikbaar voor nieuwe documenten.

Een document aanmaken namens het extra bedrijf

1. Maak in het evenement zoals gewoonlijk een document aan, bijvoorbeeld een offerte.
2. In het dialoogvenster verschijnt het veld Afzender zodra er minstens één extra bedrijf bestaat. Standaard staat je eigen standaardafzender — kies het extra bedrijf.
3. Het document krijgt zijn nummer uit de reeks van het extra bedrijf en gebruikt zijn standaardlay-out.

Zodra het document een nummer heeft, staat de afzender vast en kun je hem niet meer wijzigen. Vervolgdocumenten nemen hem automatisch over: een factuur uit de offerte, een creditnota bij annulering, een nieuwe versie en de orderbevestiging. In de kaart van het document zie je een badge met de naam van het extra bedrijf.

Wat er bij deze documenten anders is

Hoe de klant je ziet

• PDF, e-factuur (XRechnung en ZUGFeRD), verificatiepagina en e-mails bevatten uitsluitend de gegevens van het extra bedrijf. Je eigen bedrijfsgegevens komen daar niet voor.
• E-mails over deze documenten gaan weg met de naam van het extra bedrijf als afzender en antwoorden komen binnen op zijn antwoordadres. Ze bevatten geen link naar het klantenportaal en de PDF zit altijd als bijlage mee.
• Versturen via je eigen mailbox (Per e-mail versturen) is voor deze documenten niet mogelijk.
• Ook de handmatige betalingsherinnering bevat de gegevens van het extra bedrijf.

Betaling en portaal

• Voor deze documenten is er geen online betaling.
• Ze verschijnen niet in het klantenportaal.
• Er worden voor deze documenten geen automatische betalingsherinneringen verstuurd.

Boekhouding en cijfers

Deze documenten horen niet in je boekhouding en niet in je cijfers:

• Ze worden niet naar de boekhouding overgedragen, zitten niet in de DATEV- of BMD-export en niet in de automatische maandexport.
• De bankafstemming koppelt er geen betalingen aan.
• Ze tellen niet mee in omzet, rapporten, dashboardtegels en de financiën van het evenement. Daar zie je ze apart als namens ….
• Achterstallige facturen van het extra bedrijf verschijnen toch in je takenlijst, zodat je ze kunt aanmanen.
• De automatische factuur slaat evenementen over die zulke documenten bevatten.
• Afrekenen op verbruik neemt alleen leverbonnen van hetzelfde bedrijf over: een factuur van het extra bedrijf krijgt alleen zijn eigen leverbonnen, en je eigen factuur alleen de jouwe.

Factureren aan het extra bedrijf, bijvoorbeeld commissie

Als je je eigen dienst aan het extra bedrijf factureert, gebeurt dat in hetzelfde evenement — dupliceer het niet:

1. Maak een tweede factuur aan. De afzender blijft je eigen workspace; als ontvanger kies je het extra bedrijf als contact.
2. Neem met Regels overnemen de posities uit de factuur van het extra bedrijf over.
3. Verwijder wat niet van jou komt, bijvoorbeeld de zaalhuur.
4. Verwerk je commissie — als procentuele korting op losse posities of als positie met een negatieve prijs.

Deze factuur komt uit je normale nummerreeks, gaat naar je boekhouding en telt mee in je omzet.

Opmerkingen

• Automatische e-mails bij het evenement — zoals bedank- en herinneringsmails — en de e-mails Wijzigingsverzoek geaccepteerd en Document gedeeld blijven namens je workspace verstuurd worden. Zet ze zo nodig uit voor evenementen van het extra bedrijf.
• Online betaling en klantenportaal bestaan niet voor documenten van het extra bedrijf. In het begin exporteer je de PDF en verstuur je hem zelf, of laat je Univents de e-mail versturen.

Veelgestelde vragen

Waarom zie ik het veld Afzender niet? Het veld verschijnt alleen als er minstens één actief extra bedrijf bestaat. Controleer ook of je abonnement Scale bevat.

Kan ik de afzender achteraf wijzigen? Alleen zolang het document nog geen nummer heeft. Daarna staat hij vast. Maak zo nodig een nieuw document met de juiste afzender.

Hoeveel extra bedrijven kan ik toevoegen? Twee met Scale. Meer is op aanvraag mogelijk met Enterprise.