Emitir documentos em nome de outra empresa

Por vezes não emite os documentos em seu nome, mas em nome de outra empresa — por exemplo, quando, como agência ou empresa de catering, realiza eventos para outra empresa e o cliente final deve receber o orçamento e a fatura dessa empresa. Para isso, configura a outra empresa uma vez como remetente e depois escolhe-a em cada documento. Este artigo mostra como fazê-lo e o que muda.

Requisitos

• A função faz parte do plano Scale (Enterprise incluído). Nos outros planos, a secção não aparece.
• Com o Scale, pode adicionar no máximo duas empresas adicionais.
• A empresa adicional utiliza layouts do novo motor de modelos. Os layouts Word não podem ser selecionados para ela.
• O país da empresa adicional tem de corresponder ao país do seu workspace.

Configurar uma empresa adicional

1. Abra Definições > Dados da empresa e desloque-se até à secção Empresas adicionais.
2. Clique em Adicionar empresa e preencha os separadores:
   • Dados da empresa: nome, morada, número fiscal e número de IVA da empresa adicional. Aparecem no cabeçalho e na fatura eletrónica.
   • Banco: os dados bancários da empresa adicional.
   • Logótipo e assinatura: logótipo, assinatura e o endereço de resposta para os e-mails sobre os seus documentos.
   • Séries de numeração: formato e número inicial para cada tipo de documento. Uma pré-visualização mostra o número seguinte. Sem série de numeração, este tipo de documento não pode ser emitido para a empresa adicional. Se um formato for igual ao da série do seu remetente padrão, o Univents avisa-o — verifique se é intencional.
   • Layouts: o layout predefinido para cada tipo de documento.
3. Guarde. A empresa adicional fica disponível em cada novo documento.

Uma empresa adicional não se elimina, arquiva-se. Os documentos já emitidos mantêm o seu remetente. Uma empresa arquivada deixa de estar disponível para novos documentos.

Criar um documento em nome da empresa adicional

1. Crie um documento no evento como habitualmente, por exemplo um orçamento.
2. Na caixa de diálogo aparece o campo Remetente assim que existir pelo menos uma empresa adicional. Por predefinição surge o seu remetente padrão — escolha a empresa adicional.
3. O documento recebe o número da série da empresa adicional e utiliza o seu layout predefinido.

Quando o documento tem número, o remetente fica fixo e já não pode ser alterado. Os documentos seguintes herdam-no automaticamente: uma fatura criada a partir do orçamento, uma nota de crédito de anulação, uma nova versão e a confirmação de encomenda. No cartão do documento vê um distintivo com o nome da empresa adicional.

O que muda nestes documentos

Imagem perante o cliente

• O PDF, a fatura eletrónica (XRechnung e ZUGFeRD), a página de verificação e os e-mails contêm apenas os dados da empresa adicional. Os seus próprios dados não aparecem.
• Os e-mails sobre estes documentos saem com o nome da empresa adicional como remetente e as respostas chegam ao seu endereço de resposta. Não contêm ligação ao portal do cliente e o PDF segue sempre em anexo.
• O envio pela sua própria caixa de correio (Enviar por e-mail) não é possível para estes documentos.
• O lembrete de pagamento manual também contém os dados da empresa adicional.

Pagamento e portal

• Para estes documentos não há pagamento online.
• Não aparecem no portal do cliente.
• Não são enviados lembretes de pagamento automáticos para eles.

Contabilidade e valores

Estes documentos não pertencem à sua contabilidade nem aos seus valores:

• Não são transferidos para a contabilidade, não constam da exportação DATEV ou BMD nem da exportação mensal automática.
• A conciliação bancária não lhes atribui pagamentos.
• Não contam para o volume de negócios, relatórios, mosaicos do painel e finanças do evento. Aí vê-os em separado como em nome de ….
• As faturas em atraso da empresa adicional continuam a aparecer na sua lista de tarefas, para que as possa cobrar.
• A fatura automática ignora os eventos que contêm tais documentos.
• A faturação por consumo só aproveita guias de remessa da mesma empresa: uma fatura da empresa adicional só recebe as suas próprias guias, e a tua fatura só as tuas.

Faturar à empresa adicional, por exemplo uma comissão

Se fatura o seu serviço à empresa adicional, isso faz-se no mesmo evento — não o duplique:

1. Crie uma segunda fatura. O remetente continua a ser o seu próprio workspace; como destinatário escolhe a empresa adicional como contacto.
2. Com Importar linhas, aproveite as posições da fatura da empresa adicional.
3. Retire o que não provém de si, por exemplo o aluguer do espaço.
4. Reflita a sua comissão — como desconto percentual em posições individuais ou como posição com preço negativo.

Esta fatura sai da sua série de numeração normal, vai para a sua contabilidade e conta no seu volume de negócios.

Notas

• Os e-mails automáticos do evento — como os de agradecimento e lembrete — e os e-mails Pedido de alteração aceite e Documento partilhado continuam a sair em nome do seu workspace. Desative-os, se necessário, para os eventos da empresa adicional.
• Para os documentos da empresa adicional não existem pagamento online nem portal do cliente. No início, exporta o PDF e envia-o você mesmo, ou deixa o Univents enviar o e-mail.

Perguntas frequentes

Porque não vejo o campo Remetente? O campo só aparece se existir pelo menos uma empresa adicional ativa. Verifique também se o seu plano inclui o Scale.

Posso alterar o remetente mais tarde? Apenas enquanto o documento ainda não tiver número. Depois fica fixo. Se necessário, crie um novo documento com o remetente correto.

Quantas empresas adicionais posso adicionar? Duas com o Scale. Mais, a pedido, com o Enterprise.