Belege im Namen einer weiteren Firma ausstellen

Manchmal stellst du Belege nicht in deinem eigenen Namen aus, sondern im Namen einer weiteren Firma — zum Beispiel, wenn du als Agentur oder Caterer Veranstaltungen für ein anderes Unternehmen abwickelst und der Endkunde Angebot und Rechnung von diesem Unternehmen bekommen soll. Dafür legst du die weitere Firma einmal als Absender an und wählst sie danach bei jedem Beleg aus. Dieser Artikel zeigt dir, wie das geht und was dabei anders ist.

Voraussetzungen

• Die Funktion gehört zum Scale-Tarif (Enterprise eingeschlossen). In den anderen Tarifen erscheint der Abschnitt nicht.
• Im Scale-Tarif kannst du höchstens zwei weitere Firmen anlegen.
• Das Land der weiteren Firma muss dem Land deines Workspaces entsprechen.
• Die weitere Firma nutzt die Layouts der neuen Vorlagen-Engine. Word-Layouts lassen sich für sie nicht auswählen.

Weitere Firma einrichten

1. Öffne Einstellungen > Firmendaten und scrolle zum Abschnitt Weitere Firmen.
2. Klicke auf Weitere Firma und fülle die Reiter aus:
   • Firmendaten: Name, Adresse, Steuernummer und USt-IdNr. der weiteren Firma — sie erscheinen im Briefkopf und in der E-Rechnung.
   • Bank: die Bankverbindung der weiteren Firma.
   • Logo & Signatur: Logo, Signatur und die Antwortadresse für Mails zu ihren Belegen.
   • Nummernkreise: je Belegart Format und Startnummer. Eine Vorschau zeigt dir die nächste Nummer. Ohne Nummernkreis lässt sich diese Belegart für die weitere Firma nicht ausstellen. Teilt sich ein Format mit dem Nummernkreis deines eigenen Standardabsenders, weist dich Univents darauf hin — prüfe dann, ob das so gewollt ist.
   • Layouts: das Standard-Layout je Belegart.
3. Speichere. Die weitere Firma steht ab sofort bei jedem neuen Beleg zur Auswahl.

Eine weitere Firma löschst du nicht, du archivierst sie. Bereits ausgestellte Belege behalten ihren Absender. Eine archivierte Firma steht für neue Belege nicht mehr zur Verfügung.

Beleg im Namen der weiteren Firma anlegen

1. Lege wie gewohnt in der Veranstaltung ein Dokument an, zum Beispiel ein Angebot.
2. Im Dialog erscheint das Feld Absender, sobald mindestens eine weitere Firma existiert. Vorgabe ist dein Standardabsender — wähle die weitere Firma aus.
3. Der Beleg bekommt seine Nummer aus dem Nummernkreis der weiteren Firma und ihr Standard-Layout.

Sobald der Beleg eine Nummer hat, ist der Absender fest und lässt sich nicht mehr ändern. Folgebelege übernehmen ihn automatisch: eine Rechnung aus dem Angebot, eine Storno-Gutschrift, eine neue Version und die Auftragsbestätigung. In der Karte des Dokuments siehst du ein Abzeichen mit dem Namen der weiteren Firma.

Was bei diesen Belegen anders ist

Auftritt gegenüber dem Kunden

• PDF, E-Rechnung (XRechnung und ZUGFeRD), Prüfseite und Mails tragen ausschließlich die Daten der weiteren Firma. Deine eigenen Firmendaten tauchen dort nicht auf.
• Mails zu diesen Belegen gehen mit dem Namen der weiteren Firma als Absender raus, Antworten laufen an ihre Antwortadresse. Sie enthalten keinen Link zum Kundenportal, das PDF hängt immer an.
• Der Versand über dein eigenes Postfach (Per E-Mail senden) ist für diese Belege nicht möglich.
• Die manuelle Zahlungserinnerung trägt ebenfalls die Daten der weiteren Firma.

Zahlung und Portal

• Es gibt keine Online-Zahlung für diese Belege.
• Sie erscheinen nicht im Kundenportal.
• Automatische Zahlungserinnerungen werden für sie nicht verschickt.

Buchhaltung und Zahlen

Diese Belege gehören nicht in deine Buchhaltung und nicht in deine Zahlen:

• Sie werden nicht an die Buchhaltung übertragen, sind nicht im DATEV- oder BMD-Export und nicht im automatischen Monats-Export.
• Der Bank-Abgleich ordnet ihnen keine Zahlungen zu.
• Sie zählen nicht in Umsatz, Berichte, Dashboard-Kacheln und die Finanzen der Veranstaltung. Dort siehst du sie getrennt als im Namen von ….
• Überfällige Rechnungen der weiteren Firma erscheinen trotzdem in deiner To-do-Liste, damit du sie mahnen kannst.
• Die automatische Rechnung überspringt Veranstaltungen, in denen es solche Belege gibt.
• Die Abrechnung nach Verbrauch übernimmt nur Lieferscheine derselben Firma: Auf einer Rechnung der weiteren Firma landen nur deren Lieferscheine, auf deiner eigenen Rechnung nur deine.

Abrechnung an die weitere Firma, zum Beispiel Provision

Wenn du der weiteren Firma deine Leistung in Rechnung stellst, läuft das in derselben Veranstaltung — dupliziere sie nicht:

1. Lege eine zweite Rechnung an. Als Absender bleibt dein eigener Workspace, als Empfänger wählst du die weitere Firma als Kontakt.
2. Übernimm über Positionen übernehmen die Positionen aus der Rechnung der weiteren Firma.
3. Entferne, was nicht von dir kommt, zum Beispiel Miete.
4. Bilde deine Provision ab — entweder als Rabatt in Prozent an einzelnen Positionen oder als Position mit negativem Preis.

Diese Rechnung kommt aus deinem normalen Nummernkreis, geht in deine Buchhaltung und zählt in deinem Umsatz.

Hinweise

• Automatische Mails zur Veranstaltung — etwa Dankes- und Erinnerungsmails — sowie die Mails Änderungswunsch angenommen und Dokument geteilt laufen weiterhin im Namen deines Workspaces. Schalte sie für Veranstaltungen der weiteren Firma bei Bedarf aus.
• Online-Zahlung und Kundenportal gibt es für Belege der weiteren Firma nicht. Zum Start exportierst du das PDF und schickst es selbst oder lässt Univents die Mail versenden.

Häufige Fragen

Warum sehe ich das Feld Absender nicht? Das Feld erscheint nur, wenn mindestens eine aktive weitere Firma existiert. Prüfe außerdem, ob dein Tarif Scale enthält.

Kann ich den Absender nachträglich ändern? Nur solange der Beleg noch keine Nummer hat. Danach ist er fest. Lege bei Bedarf einen neuen Beleg mit dem richtigen Absender an.

Wie viele weitere Firmen kann ich anlegen? Im Scale-Tarif zwei. Mehr gibt es auf Anfrage im Enterprise-Tarif.