Emettere documenti a nome di un’altra azienda

A volte non emetti i documenti a tuo nome, ma a nome di un’altra azienda: per esempio quando, come agenzia o catering, organizzi eventi per un’altra società e il cliente finale deve ricevere preventivo e fattura da quella società. Per farlo imposti una volta l’altra azienda come mittente e poi la scegli su ogni documento. Questo articolo ti mostra come fare e che cosa cambia.

Requisiti

• La funzione fa parte del piano Scale (Enterprise incluso). Negli altri piani la sezione non compare.
• Con Scale puoi aggiungere al massimo due aziende aggiuntive.
• L’azienda aggiuntiva usa i layout del nuovo motore di modelli. I layout Word non sono selezionabili per essa.
• Il paese dell’azienda aggiuntiva deve coincidere con il paese del tuo workspace.

Impostare un’azienda aggiuntiva

1. Apri Impostazioni > Dati aziendali e scorri fino alla sezione Aziende aggiuntive.
2. Fai clic su Aggiungi azienda e compila le schede:
   • Dati aziendali: nome, indirizzo, codice fiscale e partita IVA dell’azienda aggiuntiva. Compaiono nell’intestazione e nella fattura elettronica.
   • Banca: le coordinate bancarie dell’azienda aggiuntiva.
   • Logo e firma: logo, firma e indirizzo di risposta per le e-mail sui suoi documenti.
   • Serie di numerazione: formato e numero iniziale per ogni tipo di documento. Un’anteprima mostra il numero successivo. Senza serie di numerazione questo tipo di documento non può essere emesso per l’azienda aggiuntiva. Se un formato coincide con la serie del tuo mittente standard, Univents te lo segnala: verifica che sia voluto.
   • Layout: il layout predefinito per ogni tipo di documento.
3. Salva. L’azienda aggiuntiva è ora disponibile su ogni nuovo documento.

Un’azienda aggiuntiva non si elimina, si archivia. I documenti già emessi mantengono il loro mittente. Un’azienda archiviata non è più disponibile per i nuovi documenti.

Creare un documento a nome dell’azienda aggiuntiva

1. Crea un documento nell’evento come al solito, per esempio un preventivo.
2. Nella finestra compare il campo Mittente non appena esiste almeno un’azienda aggiuntiva. Di default c’è il tuo mittente standard: scegli l’azienda aggiuntiva.
3. Il documento riceve il numero dalla serie dell’azienda aggiuntiva e usa il suo layout predefinito.

Quando il documento ha un numero, il mittente è fisso e non si può più modificare. I documenti successivi lo ereditano automaticamente: una fattura creata dal preventivo, una nota di credito di storno, una nuova versione e la conferma d’ordine. Nella scheda del documento vedi un badge con il nome dell’azienda aggiuntiva.

Che cosa cambia per questi documenti

Come ti vede il cliente

• PDF, fattura elettronica (XRechnung e ZUGFeRD), pagina di verifica ed e-mail riportano solo i dati dell’azienda aggiuntiva. I tuoi dati aziendali non compaiono.
• Le e-mail su questi documenti partono con il nome dell’azienda aggiuntiva come mittente e le risposte arrivano al suo indirizzo di risposta. Non contengono link al portale clienti e il PDF è sempre allegato.
• L’invio dalla tua casella (Invia via e-mail) non è possibile per questi documenti.
• Anche il sollecito di pagamento manuale riporta i dati dell’azienda aggiuntiva.

Pagamento e portale

• Per questi documenti non c’è il pagamento online.
• Non compaiono nel portale clienti.
• Per essi non vengono inviati solleciti di pagamento automatici.

Contabilità e cifre

Questi documenti non appartengono alla tua contabilità né alle tue cifre:

• Non vengono trasmessi alla contabilità, non sono nell’esportazione DATEV o BMD né nell’esportazione mensile automatica.
• La riconciliazione bancaria non assegna loro pagamenti.
• Non contano in fatturato, report, riquadri della dashboard e finanze dell’evento. Lì li vedi separati come a nome di ….
• Le fatture scadute dell’azienda aggiuntiva compaiono comunque nella tua lista di attività, così puoi sollecitarle.
• La fattura automatica salta gli eventi che contengono tali documenti.
• La fatturazione a consumo riprende solo le bolle di consegna della stessa azienda: una fattura dell’azienda aggiuntiva riceve solo le proprie bolle, la tua fattura solo le tue.

Fatturare all’azienda aggiuntiva, per esempio una provvigione

Se fatturi la tua prestazione all’azienda aggiuntiva, lo fai nello stesso evento: non duplicarlo.

1. Crea una seconda fattura. Il mittente resta il tuo workspace; come destinatario scegli l’azienda aggiuntiva come contatto.
2. Con Importa righe prendi le posizioni dalla fattura dell’azienda aggiuntiva.
3. Rimuovi ciò che non proviene da te, per esempio l’affitto della sala.
4. Rappresenta la tua provvigione: come sconto in percentuale su singole posizioni oppure come posizione con prezzo negativo.

Questa fattura proviene dalla tua normale serie di numerazione, va nella tua contabilità e conta nel tuo fatturato.

Note

• Le e-mail automatiche dell’evento, come quelle di ringraziamento e promemoria, e le e-mail Richiesta di modifica accettata e Documento condiviso continuano a partire a nome del tuo workspace. Disattivale, se serve, per gli eventi dell’azienda aggiuntiva.
• Per i documenti dell’azienda aggiuntiva non esistono pagamento online e portale clienti. All’inizio esporti il PDF e lo invii tu, oppure lasci che Univents invii l’e-mail.

Domande frequenti

Perché non vedo il campo Mittente? Il campo compare solo se esiste almeno un’azienda aggiuntiva attiva. Verifica anche che il tuo piano includa Scale.

Posso cambiare il mittente in seguito? Solo finché il documento non ha ancora un numero. Dopo è fisso. Se necessario, crea un nuovo documento con il mittente corretto.

Quante aziende aggiuntive posso aggiungere? Due con Scale. Di più su richiesta con Enterprise.