Wystawianie dokumentów w imieniu dodatkowej firmy

Czasem nie wystawiasz dokumentów we własnym imieniu, lecz w imieniu dodatkowej firmy — na przykład gdy jako agencja lub firma cateringowa realizujesz wydarzenia dla innego przedsiębiorstwa, a klient końcowy ma otrzymać ofertę i fakturę od tego przedsiębiorstwa. W tym celu raz ustawiasz dodatkową firmę jako nadawcę, a potem wybierasz ją przy każdym dokumencie. Ten artykuł pokazuje, jak to zrobić i co jest inaczej.

Wymagania

• Funkcja należy do planu Scale (w tym Enterprise). W innych planach sekcja się nie pojawia.
• W planie Scale możesz dodać najwyżej dwie dodatkowe firmy.
• Dodatkowa firma korzysta z układów nowego silnika szablonów. Układów Word nie można dla niej wybrać.
• Kraj dodatkowej firmy musi odpowiadać krajowi Twojego workspace.

Ustawianie dodatkowej firmy

1. Otwórz Ustawienia > Dane firmy i przewiń do sekcji Dodatkowe firmy.
2. Kliknij Dodaj firmę i wypełnij karty:
   • Dane firmy: nazwa, adres, numer podatkowy i numer VAT dodatkowej firmy. Pojawiają się w nagłówku i w e-fakturze.
   • Bank: dane bankowe dodatkowej firmy.
   • Logo i podpis: logo, podpis oraz adres odpowiedzi dla e-maili dotyczących jej dokumentów.
   • Serie numeracji: format i numer początkowy dla każdego rodzaju dokumentu. Podgląd pokazuje następny numer. Bez serii numeracji tego rodzaju dokumentu nie można wystawić dla dodatkowej firmy. Jeśli format jest taki sam jak seria Twojego domyślnego nadawcy, Univents zwróci na to uwagę — sprawdź, czy tak ma być.
   • Układy: domyślny układ dla każdego rodzaju dokumentu.
3. Zapisz. Dodatkowa firma jest od teraz dostępna przy każdym nowym dokumencie.

Dodatkowej firmy nie usuwasz, tylko ją archiwizujesz. Wystawione już dokumenty zachowują swojego nadawcę. Zarchiwizowana firma nie jest już dostępna dla nowych dokumentów.

Tworzenie dokumentu w imieniu dodatkowej firmy

1. Utwórz w wydarzeniu dokument jak zwykle, na przykład ofertę.
2. W oknie dialogowym pojawia się pole Nadawca, gdy tylko istnieje co najmniej jedna dodatkowa firma. Domyślnie wybrany jest Twój standardowy nadawca — wybierz dodatkową firmę.
3. Dokument otrzymuje numer z serii dodatkowej firmy i jej domyślny układ.

Gdy dokument ma numer, nadawca jest na stałe i nie można go już zmienić. Dokumenty następcze przejmują go automatycznie: faktura utworzona z oferty, korekta stornująca, nowa wersja i potwierdzenie zamówienia. Na karcie dokumentu widzisz znaczek z nazwą dodatkowej firmy.

Co jest inaczej w tych dokumentach

Wizerunek wobec klienta

• PDF, e-faktura (XRechnung i ZUGFeRD), strona weryfikacji i e-maile zawierają wyłącznie dane dodatkowej firmy. Twoich własnych danych firmy tam nie ma.
• E-maile dotyczące tych dokumentów wychodzą z nazwą dodatkowej firmy jako nadawcą, a odpowiedzi trafiają na jej adres odpowiedzi. Nie zawierają linku do portalu klienta, a PDF jest zawsze załączony.
• Wysyłka z Twojej własnej skrzynki (Wyślij e-mailem) nie jest dla tych dokumentów możliwa.
• Ręczne przypomnienie o płatności również zawiera dane dodatkowej firmy.

Płatność i portal

• Dla tych dokumentów nie ma płatności online.
• Nie pojawiają się w portalu klienta.
• Nie są dla nich wysyłane automatyczne przypomnienia o płatności.

Księgowość i liczby

Te dokumenty nie należą do Twojej księgowości ani do Twoich liczb:

• Nie są przekazywane do księgowości, nie trafiają do eksportu DATEV ani BMD ani do automatycznego eksportu miesięcznego.
• Uzgadnianie bankowe nie przypisuje do nich płatności.
• Nie wliczają się do przychodów, raportów, kafelków pulpitu i finansów wydarzenia. Tam widzisz je osobno jako w imieniu ….
• Zaległe faktury dodatkowej firmy nadal pojawiają się na Twojej liście zadań, abyś mógł je windykować.
• Automatyczna faktura pomija wydarzenia, które zawierają takie dokumenty.
• Rozliczenie według zużycia przejmuje tylko dokumenty dostawy tej samej firmy: faktura dodatkowej firmy otrzymuje wyłącznie jej własne dokumenty dostawy, a Twoja własna faktura tylko Twoje.

Rozliczenie z dodatkową firmą, na przykład prowizja

Jeśli wystawiasz dodatkowej firmie fakturę za własną usługę, robisz to w tym samym wydarzeniu — nie duplikuj go:

1. Utwórz drugą fakturę. Nadawcą pozostaje Twój własny workspace, a jako odbiorcę wybierasz dodatkową firmę jako kontakt.
2. Za pomocą Przenieś pozycje przenieś pozycje z faktury dodatkowej firmy.
3. Usuń to, co nie pochodzi od Ciebie, na przykład wynajem sali.
4. Odzwierciedl swoją prowizję — jako rabat procentowy przy wybranych pozycjach albo jako pozycję z ujemną ceną.

Ta faktura pochodzi z Twojej zwykłej serii numeracji, trafia do Twojej księgowości i liczy się do Twoich przychodów.

Uwagi

• Automatyczne e-maile dotyczące wydarzenia — na przykład podziękowania i przypomnienia — oraz e-maile Prośba o zmianę zaakceptowana i Dokument udostępniony nadal wychodzą w imieniu Twojego workspace. W razie potrzeby wyłącz je dla wydarzeń dodatkowej firmy.
• Płatność online i portal klienta nie istnieją dla dokumentów dodatkowej firmy. Na początek eksportujesz PDF i wysyłasz go samodzielnie albo pozwalasz Univents wysłać e-mail.

Najczęstsze pytania

Dlaczego nie widzę pola Nadawca? Pole pojawia się tylko wtedy, gdy istnieje co najmniej jedna aktywna dodatkowa firma. Sprawdź też, czy Twój plan obejmuje Scale.

Czy mogę później zmienić nadawcę? Tylko dopóki dokument nie ma jeszcze numeru. Potem jest na stałe. W razie potrzeby utwórz nowy dokument z właściwym nadawcą.

Ile dodatkowych firm mogę dodać? Dwie w planie Scale. Więcej na zapytanie w planie Enterprise.