Établir des documents au nom d’une société supplémentaire

Il arrive que vous n’établissiez pas les documents en votre propre nom, mais au nom d’une société supplémentaire — par exemple lorsque, en tant qu’agence ou traiteur, vous organisez des événements pour une autre entreprise et que le client final doit recevoir devis et facture de cette entreprise. Vous configurez alors une fois la société supplémentaire comme expéditeur, puis vous la sélectionnez sur chaque document. Cet article vous montre comment faire et ce qui change.

Conditions

• La fonction fait partie de l’offre Scale (Enterprise incluse). Dans les autres offres, la section n’apparaît pas.
• Avec Scale, vous pouvez ajouter au maximum deux sociétés supplémentaires.
• La société supplémentaire utilise les mises en page du nouveau moteur de modèles. Les mises en page Word ne peuvent pas être sélectionnées pour elle.
• Le pays de la société supplémentaire doit correspondre au pays de votre workspace.

Configurer une société supplémentaire

1. Ouvrez Paramètres > Coordonnées de l’entreprise et faites défiler jusqu’à la section Sociétés supplémentaires.
2. Cliquez sur Ajouter une société et remplissez les onglets :
   • Coordonnées : nom, adresse, numéro fiscal et numéro de TVA de la société supplémentaire. Ils figurent dans l’en-tête et dans la facture électronique.
   • Banque : les coordonnées bancaires de la société supplémentaire.
   • Logo et signature : logo, signature et adresse de réponse pour les e-mails relatifs à ses documents.
   • Séries de numérotation : format et numéro de départ pour chaque type de document. Un aperçu affiche le prochain numéro. Sans série de numérotation, ce type de document ne peut pas être établi pour la société supplémentaire. Si un format est identique à la série de votre expéditeur par défaut, Univents vous le signale — vérifiez que c’est voulu.
   • Mises en page : la mise en page par défaut pour chaque type de document.
3. Enregistrez. La société supplémentaire est désormais proposée pour chaque nouveau document.

Une société supplémentaire ne se supprime pas, elle s’archive. Les documents déjà établis conservent leur expéditeur. Une société archivée n’est plus disponible pour de nouveaux documents.

Créer un document au nom de la société supplémentaire

1. Créez un document dans l’événement comme d’habitude, par exemple un devis.
2. Dans la boîte de dialogue, le champ Expéditeur apparaît dès qu’au moins une société supplémentaire existe. Par défaut, c’est votre expéditeur habituel — sélectionnez la société supplémentaire.
3. Le document reçoit son numéro de la série de la société supplémentaire et sa mise en page par défaut.

Dès que le document a un numéro, l’expéditeur est figé et ne peut plus être modifié. Les documents suivants le reprennent automatiquement : une facture issue du devis, un avoir d’annulation, une nouvelle version et la confirmation de commande. Sur la fiche du document, un badge indique le nom de la société supplémentaire.

Ce qui change pour ces documents

Image donnée au client

• Le PDF, la facture électronique (XRechnung et ZUGFeRD), la page de vérification et les e-mails portent uniquement les données de la société supplémentaire. Vos propres coordonnées n’y figurent pas.
• Les e-mails relatifs à ces documents partent avec le nom de la société supplémentaire comme expéditeur, et les réponses arrivent à son adresse de réponse. Ils ne contiennent aucun lien vers le portail client et le PDF est toujours joint.
• L’envoi via votre propre boîte mail (Envoyer par e-mail) n’est pas possible pour ces documents.
• La relance de paiement manuelle porte elle aussi les données de la société supplémentaire.

Paiement et portail

• Il n’y a pas de paiement en ligne pour ces documents.
• Ils n’apparaissent pas dans le portail client.
• Aucune relance de paiement automatique n’est envoyée pour eux.

Comptabilité et chiffres

Ces documents n’appartiennent ni à votre comptabilité ni à vos chiffres :

• Ils ne sont pas transmis à la comptabilité, ne figurent ni dans l’export DATEV ou BMD ni dans l’export mensuel automatique.
• Le rapprochement bancaire ne leur attribue aucun paiement.
• Ils ne comptent pas dans le chiffre d’affaires, les rapports, les tuiles du tableau de bord et les finances de l’événement. Vous les y voyez séparément sous au nom de ….
• Les factures en retard de la société supplémentaire apparaissent quand même dans votre liste de tâches, pour que vous puissiez les relancer.
• La facture automatique ignore les événements qui contiennent de tels documents.
• La facturation à la consommation ne reprend que les bons de livraison de la même société : une facture de la société supplémentaire ne reçoit que ses propres bons de livraison, et ta propre facture uniquement les tiens.

Facturer la société supplémentaire, par exemple une commission

Si vous facturez votre prestation à la société supplémentaire, cela se fait dans le même événement — ne le dupliquez pas :

1. Créez une deuxième facture. L’expéditeur reste votre propre workspace ; comme destinataire, choisissez la société supplémentaire en tant que contact.
2. Avec Reprendre des lignes, reprenez les lignes de la facture de la société supplémentaire.
3. Retirez ce qui ne vient pas de vous, par exemple la location de salle.
4. Reflétez votre commission — soit comme remise en pourcentage sur certaines lignes, soit comme ligne à prix négatif.

Cette facture provient de votre série de numérotation habituelle, va dans votre comptabilité et compte dans votre chiffre d’affaires.

Remarques

• Les e-mails automatiques liés à l’événement — par exemple les e-mails de remerciement et de rappel — ainsi que les e-mails Demande de modification acceptée et Document partagé continuent de partir au nom de votre workspace. Désactivez-les si nécessaire pour les événements de la société supplémentaire.
• Le paiement en ligne et le portail client n’existent pas pour les documents de la société supplémentaire. Au début, vous exportez le PDF et l’envoyez vous-même, ou vous laissez Univents envoyer l’e-mail.

Questions fréquentes

Pourquoi ne vois-je pas le champ Expéditeur ? Le champ n’apparaît que s’il existe au moins une société supplémentaire active. Vérifiez aussi que votre offre inclut Scale.

Puis-je modifier l’expéditeur après coup ? Uniquement tant que le document n’a pas encore de numéro. Ensuite, il est figé. Au besoin, créez un nouveau document avec le bon expéditeur.

Combien de sociétés supplémentaires puis-je ajouter ? Deux avec Scale. Davantage est possible sur demande avec Enterprise.