Emitir documentos en nombre de otra empresa

A veces no emites los documentos en tu propio nombre, sino en nombre de otra empresa: por ejemplo, cuando como agencia o empresa de catering organizas eventos para otra compañía y el cliente final debe recibir el presupuesto y la factura de esa compañía. Para ello configuras una vez la otra empresa como remitente y la eliges después en cada documento. Este artículo te muestra cómo hacerlo y qué cambia.

Requisitos

• La función forma parte del plan Scale (Enterprise incluido). En los demás planes la sección no aparece.
• Con Scale puedes añadir como máximo dos empresas adicionales.
• La empresa adicional usa diseños del nuevo motor de plantillas. Los diseños de Word no se pueden seleccionar para ella.
• El país de la empresa adicional debe coincidir con el país de tu workspace.

Configurar una empresa adicional

1. Abre Ajustes > Datos de la empresa y desplázate hasta la sección Empresas adicionales.
2. Haz clic en Añadir empresa y rellena las pestañas:
   • Datos de la empresa: nombre, dirección, número fiscal y número de IVA de la empresa adicional. Aparecen en el membrete y en la factura electrónica.
   • Banco: los datos bancarios de la empresa adicional.
   • Logotipo y firma: logotipo, firma y la dirección de respuesta para los correos sobre sus documentos.
   • Series de numeración: formato y número inicial para cada tipo de documento. Una vista previa te muestra el siguiente número. Sin serie de numeración, este tipo de documento no se puede emitir para la empresa adicional. Si un formato coincide con la serie de tu remitente estándar, Univents te lo indica; comprueba si es intencionado.
   • Diseños: el diseño predeterminado para cada tipo de documento.
3. Guarda. La empresa adicional queda disponible en cada documento nuevo.

Una empresa adicional no se elimina, se archiva. Los documentos ya emitidos conservan su remitente. Una empresa archivada ya no está disponible para documentos nuevos.

Crear un documento en nombre de la empresa adicional

1. Crea un documento en el evento como de costumbre, por ejemplo un presupuesto.
2. En el cuadro de diálogo aparece el campo Remitente en cuanto existe al menos una empresa adicional. Por defecto está tu remitente estándar: elige la empresa adicional.
3. El documento recibe su número de la serie de la empresa adicional y usa su diseño predeterminado.

Cuando el documento tiene número, el remitente queda fijo y ya no se puede cambiar. Los documentos posteriores lo heredan automáticamente: una factura creada a partir del presupuesto, una nota de abono por anulación, una nueva versión y la confirmación de pedido. En la tarjeta del documento ves una insignia con el nombre de la empresa adicional.

Qué cambia en estos documentos

Imagen frente al cliente

• El PDF, la factura electrónica (XRechnung y ZUGFeRD), la página de verificación y los correos llevan únicamente los datos de la empresa adicional. Tus propios datos no aparecen.
• Los correos sobre estos documentos se envían con el nombre de la empresa adicional como remitente y las respuestas llegan a su dirección de respuesta. No incluyen enlace al portal del cliente y el PDF siempre va adjunto.
• El envío desde tu propio buzón (Enviar por correo) no es posible para estos documentos.
• El recordatorio de pago manual también lleva los datos de la empresa adicional.

Pago y portal

• Para estos documentos no hay pago en línea.
• No aparecen en el portal del cliente.
• Para ellos no se envían recordatorios de pago automáticos.

Contabilidad y cifras

Estos documentos no pertenecen a tu contabilidad ni a tus cifras:

• No se transfieren a la contabilidad, no están en la exportación DATEV ni BMD y tampoco en la exportación mensual automática.
• La conciliación bancaria no les asigna pagos.
• No cuentan en ingresos, informes, mosaicos del panel ni en las finanzas del evento. Allí los ves por separado como en nombre de ….
• Las facturas vencidas de la empresa adicional aparecen igualmente en tu lista de tareas para que puedas reclamarlas.
• La factura automática omite los eventos que contienen estos documentos.
• La facturación por consumo solo toma albaranes de la misma empresa: una factura de la empresa adicional solo recibe sus propios albaranes, y tu propia factura solo los tuyos.

Facturar a la empresa adicional, por ejemplo una comisión

Si facturas tu servicio a la empresa adicional, se hace en el mismo evento; no lo dupliques:

1. Crea una segunda factura. El remitente sigue siendo tu propio workspace y como destinatario eliges la empresa adicional como contacto.
2. Con Importar líneas toma las posiciones de la factura de la empresa adicional.
3. Quita lo que no procede de ti, por ejemplo el alquiler del local.
4. Refleja tu comisión: bien como descuento porcentual en posiciones concretas, bien como posición con precio negativo.

Esta factura sale de tu serie de numeración habitual, pasa a tu contabilidad y cuenta en tus ingresos.

Notas

• Los correos automáticos del evento, como los de agradecimiento y recordatorio, así como los correos Solicitud de cambio aceptada y Documento compartido, siguen enviándose en nombre de tu workspace. Desactívalos, si hace falta, para los eventos de la empresa adicional.
• Para los documentos de la empresa adicional no existen el pago en línea ni el portal del cliente. Al principio exportas el PDF y lo envías tú mismo, o dejas que Univents envíe el correo.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no veo el campo Remitente? El campo solo aparece si existe al menos una empresa adicional activa. Comprueba también que tu plan incluye Scale.

¿Puedo cambiar el remitente después? Solo mientras el documento aún no tenga número. Después queda fijo. Si es necesario, crea un documento nuevo con el remitente correcto.

¿Cuántas empresas adicionales puedo añadir? Dos con Scale. Con Enterprise hay más bajo petición.