Stock mínimo e reencomenda: repor a tempo, mesmo sem evento

O Univents pode avisar antes de um artigo ficar escasso em armazém — e sugerir logo uma encomenda adequada. Isto funciona independentemente de a reencomenda pertencer a um evento específico: repor o armazém não precisa de um evento.

Pré-requisito: indicar o stock mínimo no produto

1. Abrir Inventário, escolher um produto do tipo Artigo ou Aluguer e mudar para a secção Preço e stock.
2. No campo Stock mínimo, indicar a quantidade a partir da qual se pretende reencomendar a tempo.
3. Se o produto tiver Stock ilimitado ativado, o campo fica desativado — para um produto sem stock controlado não faz sentido um ponto de reencomenda.

Receitas, pacotes e produtos de serviço não têm stock mínimo próprio — não gerem um stock autónomo.

Para atualizar muitos artigos de uma só vez, a importação por Excel é mais rápida: a coluna Stock mínimo do modelo de produtos preenche precisamente este campo — ver Importar produtos. Um stock mínimo já preenchido nunca é substituído; uma nova importação apenas completa o que ainda está vazio no produto.

O stock mínimo é independente do campo Quantidade mínima, que define a menor quantidade de encomenda na loja online da página de reservas pública. Os dois campos não têm qualquer relação entre si.

Abrir a vista de reencomenda

No cabeçalho do inventário, o cartão Baixa mostra o número de produtos cujo stock atingiu ou ficou abaixo do respetivo stock mínimo. Um clique no cartão leva diretamente à vista de reencomenda.

Aí, cada linha mostra:

• o Stock atual e o Stock mínimo definido,
• uma quantidade a encomendar sugerida (a diferença para o stock mínimo) — que ainda pode ser ajustada antes de a adicionar,
• o Fornecedor do produto,
• por baixo do nome do produto, quando aplicável, para que evento(s) o artigo é necessário nas próximas semanas — assim, percebe-se logo se a reencomenda é urgente.

Se um produto não tiver fornecedor definido, aparece na mesma na lista (falhar um artigo é pior do que ter uma linha incompleta) — com a indicação Sem fornecedor definido e uma ligação direta ao produto para registar o fornecedor.

Agir a partir de um evento

Se, no separador Reservas de um evento, se detetar que algo está a ficar escasso, não é preciso sair do evento. O separador fica no evento, mesmo ao lado de Resumo.

Aí aparece a área STOCK BAIXO — imediatamente por cima da caixa de encomendas a fornecedores. Só mostra linhas quando, para um artigo, se verificam as três condições em simultâneo:

• O produto tem um Stock mínimo definido (e Stock ilimitado está desativado).
• O produto está reservado neste evento.
• O Stock atual é igual ou inferior ao stock mínimo.

Em cada linha vê-se então o stock, o stock mínimo e uma quantidade editável (pré-preenchida com a diferença para o stock mínimo). Se uma das três condições não se verificar, a área fica vazia — por isso, artigos de outros eventos e produtos sem stock mínimo não aparecem aí.

Para cada artigo existem duas ações distintas:

• Repor — lança de imediato a quantidade indicada no stock, sem fornecedor e sem e-mail. É o caso mais comum: a mercadoria foi reposta por meios próprios (do armazém próprio, por compra direta no mercado grossista, etc.) e só falta registar o novo stock. O motivo do lançamento no histórico de movimentos indica que o registo provém deste evento.
• Adicionar à encomenda a fornecedor — se o artigo tiver fornecedor definido, este clique cria, tal como na vista de reencomenda, um Rascunho de encomenda ou acrescenta-o a um já existente. Não há qualquer envio — este é acionado de forma deliberada com Enviar agora na vista de reencomenda.

Se um artigo não tiver fornecedor definido, a área mostra em vez disso a indicação Sem fornecedor definido com uma ligação para o registar no produto — é possível repor de imediato na mesma.

A área continua a ter também uma ligação para a vista de reencomenda de todo o workspace, para uma visão geral de todos os eventos.

Adicionar sugestões a uma encomenda

1. Selecionar as sugestões a encomendar e, se necessário, ajustar a quantidade.
2. Clicar em Adicionar à encomenda.

O Univents cria então um Rascunho por fornecedor ou acrescenta as novas linhas a um rascunho aberto já existente. Neste passo ainda não há envio — o fornecedor não recebe, para já, qualquer e-mail.

Enviar a encomenda

Na parte inferior da vista de reencomenda («Encomendas sem evento») encontram-se todos os rascunhos abertos, agrupados por fornecedor. Só um clique em Enviar agora envia efetivamente a encomenda por e-mail ao fornecedor.

Estas encomendas seguem depois o circuito habitual das encomendas a fornecedores — com e-mail ao fornecedor, ligação do portal do parceiro para confirmação e receção de mercadoria. Os detalhes do processo após o envio (confirmação, receção de mercadoria, PDF) estão em Criar, enviar e concluir encomendas a fornecedores.

Depois do envio, o Univents indica com transparência se o e-mail chegou realmente ao fornecedor — por exemplo, se não houver endereço de e-mail definido. Nesse caso, a encomenda continua visível na vista de reencomenda e pode ser acionada novamente com Enviar novamente, assim que o problema for resolvido.

Perguntas frequentes

A encomenda é feita automaticamente quando o stock fica baixo? Não. Não existe envio automático. Em cada sugestão decide-se se e quanto adicionar, e a encomenda é enviada depois, com um clique próprio e deliberado.

Qual é a diferença para as encomendas a fornecedores dentro do evento? As encomendas a fornecedores dentro de um evento resultam das linhas aí reservadas. A reencomenda aqui descrita é independente de qualquer evento — útil para a reposição geral de armazém ou para compras pontuais que não pertencem a nenhum evento específico.

É possível alterar a quantidade sugerida? Sim, na vista de reencomenda é possível ajustar cada quantidade sugerida antes de a adicionar.

Porque é que, em alguns produtos, a quantidade a encomendar não vem arredondada por embalagem? A quantidade sugerida é, de propósito, a diferença exata para o stock mínimo. Se o produto tiver um tamanho de embalagem definido, o Univents mostra adicionalmente uma indicação de quantas embalagens isso representa, aproximadamente — mas é apenas uma orientação e não altera a quantidade sugerida.

Um produto não tem fornecedor — é possível reencomendá-lo na mesma? Só depois de definir um fornecedor no produto. A ligação Definir fornecedor agora na vista de reencomenda leva diretamente a esse ponto. Repor sem fornecedor funciona sempre — para isso não é necessário fornecedor.

Qual é a diferença entre «Repor» e «Adicionar à encomenda a fornecedor» no separador Reservas? «Repor» altera apenas o stock no Univents — prático quando a mercadoria já foi obtida por meios próprios ou é transferida de outro armazém. «Adicionar à encomenda a fornecedor» cria, em vez disso, um rascunho de encomenda para o fornecedor; o stock só se altera quando a receção de mercadoria for registada mais tarde. Em ambos os casos, o Univents nunca encomenda nada por iniciativa própria — cada ação é um clique deliberado.