Stan minimalny i ponowne zamówienie: uzupełniaj zapasy na czas, także bez wydarzenia

Univents może ostrzec Cię, zanim w magazynie zacznie brakować jakiegoś artykułu — i od razu zaproponować odpowiednie zamówienie. Działa to niezależnie od tego, czy ponowne zamówienie jest powiązane z konkretnym wydarzeniem: uzupełnienie magazynu nie wymaga wydarzenia.

Wymaganie wstępne: wpisz stan minimalny przy produkcie

1. Otwórz Inwentarz, wybierz produkt typu Artykuł lub Wynajem i przejdź do sekcji Cena i stan magazynowy.
2. W polu Stan minimalny wpisz ilość, przy której chcesz zamawiać z odpowiednim wyprzedzeniem.
3. Jeśli przy produkcie włączono Nieograniczony stan magazynowy, pole jest nieaktywne — dla produktu bez prowadzonego stanu nie ma sensownego punktu ponownego zamówienia.

Przepisy, pakiety i produkty usługowe nie mają własnego stanu minimalnego — nie prowadzą samodzielnego stanu magazynowego.

Jeśli masz do uzupełnienia wiele artykułów naraz, szybciej zrobisz to przez import z Excela: kolumna Stan minimalny w szablonie produktów wypełnia dokładnie to pole — zobacz Importowanie produktów. Już uzupełniony stan minimalny nie zostanie przy tym nadpisany, a ponowny import uzupełnia tylko to, co przy produkcie jest jeszcze puste.

Stan minimalny jest niezależny od pola Ilość minimalna, które określa najmniejszą ilość zamówienia w sklepie internetowym na Twojej publicznej stronie rezerwacji. Te dwa pola nie mają ze sobą nic wspólnego.

Otwieranie widoku ponownych zamówień

W nagłówku inwentarza kafelek Niski pokazuje liczbę produktów, których stan magazynowy osiągnął stan minimalny lub spadł poniżej niego. Kliknięcie kafelka prowadzi bezpośrednio do widoku ponownych zamówień.

Tam zobaczysz w każdym wierszu:

• aktualny stan magazynowy i ustawiony stan minimalny,
• proponowaną ilość zamówienia (różnica względem stanu minimalnego) — którą możesz jeszcze zmienić przed dodaniem do zamówienia,
• dostawcę produktu,
• pod nazwą produktu, o ile ma to zastosowanie, informację, dla jakich wydarzeń artykuł będzie potrzebny w najbliższych tygodniach — dzięki temu od razu widzisz, czy ponowne zamówienie jest pilne.

Jeśli przy produkcie nie ustawiono dostawcy, mimo to pojawi się on na liście (przeoczenie jest gorsze niż niepełny wiersz) — z komunikatem Brak dostawcy i bezpośrednim linkiem do produktu, gdzie możesz dostawcę uzupełnić.

Działanie z poziomu wydarzenia

Jeśli w zakładce Rezerwacje wydarzenia zauważysz, że czegoś zaczyna brakować, nie musisz w tym celu opuszczać wydarzenia. Zakładka znajduje się w wydarzeniu bezpośrednio obok zakładki Przegląd.

Znajdziesz tam obszar NISKI STAN MAGAZYNOWY — tuż nad polem zamówienia u dostawcy. Pokazuje on wiersze tylko wtedy, gdy dla artykułu spełnione są jednocześnie wszystkie trzy warunki:

• Przy produkcie wpisano stan minimalny (a Nieograniczony stan magazynowy jest wyłączony).
• Produkt jest zarezerwowany w dokładnie tym wydarzeniu.
• Jego aktualny stan magazynowy jest równy stanowi minimalnemu lub niższy.

W każdym wierszu zobaczysz wtedy stan magazynowy, stan minimalny i edytowalną ilość (wstępnie ustawioną na różnicę względem stanu minimalnego). Jeśli któryś z trzech warunków nie jest spełniony, obszar pozostaje pusty — dla artykułów z innych wydarzeń i dla produktów bez stanu minimalnego nic się tam więc nie pojawi.

Przy każdym artykule masz do dyspozycji dwie osobne akcje:

• Uzupełnij — od razu księguje wpisaną ilość na stan magazynowy, bez dostawcy i bez wiadomości e-mail. To przypadek standardowy: towar uzupełniono samodzielnie (z własnego magazynu, w zakupie bezpośrednim na hurtowym targu itp.), a Ty tylko wpisujesz nowy stan. Powód zapisany w historii ruchów magazynowych wskazuje, że wpis pochodzi z tego wydarzenia.
• Dodaj do zamówienia u dostawcy — jeśli przy tym artykule ustawiono dostawcę, to kliknięcie tak samo jak w widoku ponownych zamówień tworzy zamówienie ze statusem Wersja robocza albo uzupełnia istniejące. Wysyłka nie następuje — uruchamiasz ją świadomie przyciskiem Wyślij teraz w widoku ponownych zamówień.

Jeśli przy artykule nie ustawiono dostawcy, obszar pokazuje zamiast tego komunikat Brak dostawcy wraz z linkiem, by uzupełnić go przy produkcie — uzupełnić stan możesz mimo to od razu.

Obszar nadal zawiera też link do widoku ponownych zamówień obejmującego cały workspace, dla przeglądu wszystkich wydarzeń naraz.

Dodawanie propozycji do zamówienia

1. Zaznacz propozycje, które chcesz zamówić, i w razie potrzeby zmień ilość.
2. Kliknij Dodaj do zamówienia.

Univents tworzy następnie dla każdego dostawcy zamówienie ze statusem Wersja robocza albo uzupełnia o nowe pozycje istniejące, otwarte zamówienie w tym statusie. Na tym etapie nie następuje jeszcze wysyłka — dostawca na razie nie otrzymuje żadnej wiadomości e-mail.

Wysyłanie zamówienia

W dolnej części widoku ponownych zamówień („Zamówienia bez wydarzenia”) widzisz wszystkie otwarte wersje robocze, pogrupowane według dostawców. Dopiero kliknięcie Wyślij teraz faktycznie wysyła zamówienie e-mailem do dostawcy.

Te zamówienia przebiegają dalej jak zwykłe zamówienia u dostawców — z wiadomością e-mail do dostawcy, linkiem do portalu partnera do potwierdzenia i przyjęciem towaru. Szczegóły dotyczące przebiegu po wysyłce (potwierdzenie, przyjęcie towaru, PDF) znajdziesz w artykule Tworzenie, wysyłanie i zamykanie zamówień u dostawców.

Po wysłaniu Univents uczciwie pokazuje, czy wiadomość faktycznie dotarła do dostawcy — na przykład gdy nie ustawiono adresu e-mail. W takim przypadku zamówienie pozostaje widoczne w widoku ponownych zamówień i możesz uruchomić jego wysyłkę jeszcze raz przyciskiem Wyślij ponownie, gdy tylko problem zostanie usunięty.

Często zadawane pytania

Czy zamówienie składa się automatycznie, gdy stan magazynowy jest niski? Nie. Nie ma automatycznej wysyłki. Przy każdej propozycji sam decydujesz, czy i ile dodać do zamówienia, a następnie wysyłasz zamówienie osobnym, świadomym kliknięciem.

Czym to się różni od zamówień u dostawców w wydarzeniu? Zamówienia u dostawców w obrębie wydarzenia powstają na podstawie pozycji zarezerwowanych w tym wydarzeniu. Ponowne zamówienie opisane tutaj jest niezależne od wydarzenia — przydaje się przy ogólnym uzupełnianiu magazynu lub doraźnych zakupach, które nie należą do żadnego konkretnego wydarzenia.

Czy mogę zmienić proponowaną ilość? Tak, w widoku ponownych zamówień każdą proponowaną ilość można zmienić przed dodaniem do zamówienia.

Dlaczego przy niektórych produktach ilość zamówienia nie jest zaokrąglona do opakowań zbiorczych? Proponowana ilość to celowo czysta różnica względem stanu minimalnego. Jeśli przy produkcie ustawiono wielkość opakowania, Univents dodatkowo pokazuje wskazówkę, ilu opakowaniom mniej więcej to odpowiada — to jednak tylko pomoc orientacyjna i nie zmienia proponowanej ilości.

Produkt nie ma dostawcy — czy mimo to mogę go zamówić ponownie? Dopiero po ustawieniu dostawcy przy produkcie. Link Ustaw dostawcę w widoku ponownych zamówień prowadzi Cię bezpośrednio we właściwe miejsce. Uzupełnianie stanu bez dostawcy działa natomiast zawsze — nie jest do tego potrzebny dostawca.

Jaka jest różnica między „Uzupełnij” a „Dodaj do zamówienia u dostawcy” w zakładce Rezerwacje? „Uzupełnij” zmienia tylko Twój stan magazynowy w Univents — przydatne, gdy towar został już przez Ciebie zdobyty lub przenosisz go z innego magazynu. „Dodaj do zamówienia u dostawcy” tworzy natomiast wersję roboczą zamówienia dla Twojego dostawcy; stan magazynowy zmienia się dopiero wtedy, gdy później zaksięgujesz przyjęcie towaru. W obu przypadkach Univents nigdy sam niczego nie zamawia — każda akcja to świadome kliknięcie.