Existencias mínimas y reposición: reponer a tiempo, incluso sin evento

Univents puede avisarte antes de que un artículo escasee en el almacén y proponerte directamente un pedido adecuado. Esto funciona con independencia de que la reposición pertenezca a un evento concreto: reponer el almacén no necesita un evento.

Requisito previo: indicar las existencias mínimas en el producto

1. Abre Inventario, elige un producto de tipo Artículo o Alquiler y ve a la sección Precio y existencias.
2. En el campo Existencias mínimas, introduce la cantidad a partir de la cual quieres reponer a tiempo.
3. Si en el producto está activada la opción Existencias ilimitadas, el campo aparece desactivado: para un producto sin control de existencias no tiene sentido un punto de reposición.

Las recetas, los paquetes y los productos de servicio no tienen existencias mínimas propias, porque no llevan un control de existencias independiente.

Si tienes que mantener muchos artículos a la vez, es más rápido hacerlo con la importación desde Excel: la columna Existencias mínimas de la plantilla de productos rellena exactamente este campo; consulta Importar productos. Las existencias mínimas que ya estén indicadas nunca se sobrescriben: una nueva importación solo completa lo que todavía está vacío en el producto.

Las existencias mínimas son independientes del campo Cantidad mínima, que define la cantidad mínima de pedido en la tienda online de tu página de reservas pública. Ambos campos no tienen ninguna relación entre sí.

Abrir la vista de reposición

En la cabecera del inventario, el recuadro Baja muestra el número de productos cuyas existencias han alcanzado o han bajado de sus existencias mínimas. Al hacer clic en el recuadro, accedes directamente a la vista de reposición.

En ella ves, en cada fila:

• las existencias actuales y las existencias mínimas definidas,
• una cantidad de pedido sugerida (la diferencia respecto a las existencias mínimas), que puedes ajustar antes de añadirla,
• el proveedor del producto,
• bajo el nombre del producto, cuando corresponda, para qué eventos se necesitará el artículo en las próximas semanas, de modo que ves de un vistazo si la reposición es urgente.

Si un producto no tiene proveedor asignado, aparece igualmente en la lista (es peor pasar algo por alto que mostrar una fila incompleta), con el aviso Sin proveedor asignado y un enlace directo al producto para añadir el proveedor.

Actuar desde un evento

Si en la pestaña Reservas de un evento ves que algo empieza a escasear, no tienes que salir del evento para ocuparte de ello. La pestaña se encuentra dentro del evento, justo al lado de Resumen.

Allí aparece la zona EXISTENCIAS BAJAS, situada justo encima de la caja de pedidos a proveedor. Solo muestra filas cuando para un artículo se cumplen las tres condiciones a la vez:

• El producto tiene indicadas unas existencias mínimas (y Existencias ilimitadas está desactivado).
• El producto está reservado en este mismo evento.
• Sus existencias actuales son iguales o inferiores a las existencias mínimas.

En cada fila ves entonces las existencias, las existencias mínimas y una cantidad editable (rellenada de antemano con la diferencia respecto a las existencias mínimas). Si no se cumple una de las tres condiciones, la zona queda vacía: por tanto, no aparece nada para artículos de otros eventos ni para productos sin existencias mínimas.

Para cada artículo dispones allí de dos acciones independientes:

• Reponer: suma de inmediato la cantidad introducida a las existencias, sin proveedor y sin correo. Es el caso habitual: has repuesto la mercancía por tu cuenta (de tu propio almacén, con una compra directa en el mercado mayorista, etc.) y solo registras las nuevas existencias. El motivo del movimiento en el historial indica que procede de este evento.
• Añadir al pedido a proveedor: si el artículo tiene un proveedor asignado, este clic crea un borrador de pedido, igual que en la vista de reposición, o completa uno existente. No se envía nada: el envío lo lanzas tú de forma deliberada con Enviar ahora en la vista de reposición.

Si un artículo no tiene proveedor asignado, la zona muestra en su lugar el aviso Sin proveedor asignado con un enlace para añadirlo en el producto; aun así, puedes reponer al instante.

Además, la zona sigue enlazando con la vista de reposición de todo el workspace, para tener una visión de conjunto de todos los eventos.

Pasar las sugerencias a un pedido

1. Marca las sugerencias que quieras pedir y, si es necesario, ajusta la cantidad.
2. Haz clic en Añadir al pedido.

Univents crea entonces un borrador por proveedor o añade las nuevas líneas a un borrador abierto que ya exista. En este paso todavía no se envía nada: el proveedor, de momento, no recibe ningún correo.

Enviar el pedido

En la parte inferior de la vista de reposición («Pedidos sin evento») ves todos los borradores abiertos, agrupados por proveedor. Solo al hacer clic en Enviar ahora se envía realmente el pedido por correo al proveedor.

Estos pedidos siguen su curso como los pedidos a proveedor habituales: con correo al proveedor, enlace del portal de partners para confirmarlo y entrada de mercancía. Encontrarás los detalles del proceso posterior al envío (confirmación, entrada de mercancía, PDF) en Crear, enviar y cerrar pedidos a proveedor.

Tras el envío, Univents te indica con transparencia si el correo ha llegado realmente al proveedor, por ejemplo cuando no hay ninguna dirección de correo asignada. En ese caso, el pedido sigue visible en la vista de reposición y puedes volver a lanzarlo con Reenviar en cuanto se haya resuelto el problema.

Preguntas frecuentes

¿Se pide automáticamente en cuanto las existencias están bajas? No. No hay ningún envío automático. En cada sugerencia decides tú si la añades y en qué cantidad, y después envías el pedido con un clic propio y deliberado.

¿Qué diferencia hay con los pedidos a proveedor dentro de un evento? Los pedidos a proveedor dentro de un evento se generan a partir de las líneas reservadas en él. La reposición de aquí es independiente de cualquier evento: resulta práctica para la reposición general del almacén o para compras puntuales que no pertenecen a ningún evento concreto.

¿Puedo cambiar la cantidad sugerida? Sí, en la vista de reposición puedes ajustar cualquier cantidad sugerida antes de añadirla.

¿Por qué en algunos productos no veo la cantidad de pedido redondeada por envases? La cantidad sugerida es, a propósito, la diferencia exacta respecto a las existencias mínimas. Si el producto tiene indicado un tamaño de envase, Univents muestra además una indicación de a cuántos envases equivale aproximadamente; es solo una orientación y no modifica la cantidad sugerida.

Un producto no tiene proveedor: ¿puedo reponerlo igualmente mediante un pedido? Solo después de asignarle un proveedor en el producto. El enlace Asignar proveedor ahora de la vista de reposición te lleva directamente allí. En cambio, reponer sin proveedor funciona siempre: para ello no necesitas ningún proveedor.

¿Qué diferencia hay entre «Reponer» y «Añadir al pedido a proveedor» en la pestaña Reservas? «Reponer» solo cambia tus existencias en Univents: es práctico cuando ya has conseguido la mercancía por tu cuenta o la traspasas desde otro almacén. «Añadir al pedido a proveedor», en cambio, crea un borrador de pedido para tu proveedor; las existencias solo cambian cuando registres después la entrada de mercancía. En ambos casos, Univents nunca pide nada por su cuenta: cada acción es un clic deliberado.