Stock minimum et réassort : anticiper les ruptures, même sans événement

Univents peut vous prévenir avant qu’un article ne vienne à manquer en stock — et vous proposer directement une commande adaptée. Cela fonctionne que le réassort soit lié ou non à un événement précis : un réapprovisionnement du stock n’a pas besoin d’événement.

Prérequis : renseigner le stock minimum sur le produit

1. Ouvrez Inventaire, choisissez un produit de type Article ou Location de matériel et passez à la section Prix et stock.
2. Dans le champ Stock minimum, saisissez la quantité à partir de laquelle vous souhaitez recommander à temps.
3. Si Stock illimité est activé sur le produit, le champ est désactivé — pour un produit sans stock géré, un seuil de réassort n’aurait pas de sens.

Les recettes, les packs et les produits de service n’ont pas de stock minimum propre — ils ne gèrent pas de stock indépendant.

Si vous avez de nombreux articles à renseigner, l’import Excel est plus rapide : la colonne Stock minimum du modèle de produits remplit précisément ce champ — voir Importer des produits. Un stock minimum déjà renseigné n’est jamais écrasé ; un nouvel import ne complète que ce qui est encore vide sur le produit.

Le stock minimum est indépendant du champ Quantité minimale, qui définit la plus petite quantité commandable dans la boutique en ligne de votre page de réservation publique. Ces deux champs n’ont aucun rapport entre eux.

Ouvrir la vue de réassort

Dans l’en-tête de l’inventaire, la vignette Faible indique le nombre de produits dont le stock a atteint ou dépassé à la baisse leur stock minimum. Un clic sur la vignette vous mène directement à la vue de réassort.

Vous y voyez, pour chaque ligne :

• le Stock actuel et le Stock minimum renseigné,
• une quantité à commander suggérée (l’écart par rapport au stock minimum) — que vous pouvez encore ajuster avant de la reprendre,
• le Fournisseur du produit,
• sous le nom du produit, le cas échéant, le ou les événements pour lesquels l’article sera nécessaire dans les prochaines semaines — vous voyez ainsi d’un coup d’œil si le réassort est urgent.

Si aucun fournisseur n’est renseigné pour un produit, celui-ci apparaît quand même dans la liste (mieux vaut une ligne incomplète qu’un oubli) — avec la mention Aucun fournisseur renseigné et un lien direct vers le produit pour compléter le fournisseur.

Agir depuis un événement

Si vous remarquez dans l’onglet Réservations d’un événement qu’un article devient rare, vous n’avez pas besoin de quitter l’événement. L’onglet se trouve dans l’événement, juste à côté d’Aperçu.

Vous y trouvez la zone STOCK BAS — directement au-dessus du bloc de commande fournisseur. Elle n’affiche des lignes que si les trois conditions suivantes sont réunies pour un article :

• Un Stock minimum est renseigné sur le produit (et Stock illimité est désactivé).
• Le produit est réservé dans cet événement précis.
• Son Stock actuel est égal ou inférieur au stock minimum.

Pour chaque ligne, vous voyez alors le stock, le stock minimum et une quantité modifiable (préremplie avec l’écart par rapport au stock minimum). Si l’une des trois conditions n’est pas remplie, la zone reste vide — rien n’y apparaît donc pour les articles d’autres événements ni pour les produits sans stock minimum.

Pour chaque article, deux actions distinctes sont à votre disposition :

• Réapprovisionner — enregistre immédiatement la quantité saisie dans le stock, sans fournisseur et sans e-mail. C’est le cas courant : vous avez réapprovisionné la marchandise vous-même (depuis votre propre entrepôt, par un achat direct au marché de gros, etc.) et vous ne faites que reporter le nouveau stock. Le motif du mouvement dans l’historique indique que l’écriture provient de cet événement.
• Ajouter à la commande fournisseur — si un fournisseur est renseigné pour cet article, ce clic crée, comme dans la vue de réassort, un brouillon de commande ou complète un brouillon existant. Aucun envoi n’a lieu à ce stade — vous le déclenchez volontairement via Envoyer maintenant dans la vue de réassort.

Si aucun fournisseur n’est renseigné pour un article, la zone affiche à la place la mention Aucun fournisseur renseigné avec un lien pour le compléter sur le produit — vous pouvez malgré tout réapprovisionner immédiatement.

La zone renvoie en outre toujours vers la vue de réassort à l’échelle du workspace, pour avoir une vue d’ensemble de tous les événements.

Reprendre des suggestions dans une commande

1. Cochez les suggestions que vous souhaitez commander et ajustez la quantité si nécessaire.
2. Cliquez sur Ajouter à une commande.

Univents crée alors un brouillon par fournisseur ou complète un brouillon ouvert existant avec les nouvelles lignes. À cette étape, aucun envoi n’a encore lieu — le fournisseur ne reçoit d’abord aucun e-mail.

Envoyer la commande

Dans la partie inférieure de la vue de réassort (« Commandes sans événement »), vous voyez tous les brouillons ouverts, regroupés par fournisseur. Seul un clic sur Envoyer maintenant envoie réellement la commande par e-mail au fournisseur.

Ces commandes suivent ensuite le circuit habituel des commandes fournisseur — avec un e-mail au fournisseur, un lien du portail partenaire pour la confirmation et la réception de marchandises. Vous trouverez le détail du déroulement après l’envoi (confirmation, réception de marchandises, PDF) sous Créer, envoyer et clôturer des commandes fournisseur.

Après l’envoi, Univents vous indique clairement si l’e-mail a bien atteint le fournisseur — par exemple si aucune adresse e-mail n’est renseignée. Si ce n’est pas le cas, la commande reste visible dans la vue de réassort et vous pouvez la relancer via Renvoyer une fois le problème résolu.

Questions fréquentes

Une commande est-elle passée automatiquement dès que le stock est faible ? Non. Il n’y a aucun envoi automatique. Pour chaque suggestion, vous décidez vous-même si vous la reprenez et en quelle quantité, puis vous envoyez la commande par un clic distinct et volontaire.

Quelle est la différence avec les commandes fournisseur d’un événement ? Les commandes fournisseur au sein d’un événement sont générées à partir des lignes réservées dans cet événement. Le réassort décrit ici est indépendant de tout événement — pratique pour le réapprovisionnement général du stock ou pour des achats ponctuels qui ne se rattachent à aucun événement en particulier.

Puis-je modifier la quantité suggérée ? Oui, dans la vue de réassort, chaque quantité suggérée peut être ajustée avant d’être reprise.

Pourquoi la quantité à commander n’est-elle pas arrondie au conditionnement pour certains produits ? La quantité suggérée correspond volontairement à l’écart brut par rapport au stock minimum. Si une taille de conditionnement est renseignée sur le produit, Univents affiche en plus une indication du nombre approximatif de conditionnements que cela représente — mais il ne s’agit que d’un repère, qui ne modifie pas la quantité suggérée.

Un produit n’a pas de fournisseur — puis-je quand même le recommander ? Seulement une fois qu’un fournisseur est renseigné sur le produit. Le lien Renseigner un fournisseur maintenant dans la vue de réassort vous y mène directement. En revanche, réapprovisionner sans fournisseur fonctionne toujours — il n’en faut pas pour cela.

Quelle est la différence entre « Réapprovisionner » et « Ajouter à la commande fournisseur » dans l’onglet Réservations ? « Réapprovisionner » ne modifie que votre stock dans Univents — pratique si vous avez déjà procuré la marchandise vous-même ou si vous la transférez depuis un autre entrepôt. « Ajouter à la commande fournisseur » crée en revanche un brouillon de commande pour votre fournisseur ; le stock ne change que lorsque vous enregistrez ensuite la réception de marchandises. Dans les deux cas, Univents ne commande jamais rien de lui-même — chaque action est un clic volontaire.