Importer des produits

Vous pouvez intégrer l’ensemble de votre gamme de produits dans Univents à partir d’un fichier Excel — avec un assistant guidé, directement dans l’inventaire, sans demande au support. C’est particulièrement utile lors de la mise en place initiale, quand vous voulez créer d’un coup de nombreux articles, recettes et packs. Le même assistant fonctionne aussi pour les contacts et les événements — plus de détails dans l’article de présentation Importer des événements, produits et contacts par Excel.

Lancer l’import

1. Dans le menu, accédez à Inventaire.
2. Cliquez en haut à droite sur Importer.
3. L’assistant vous guide en cinq étapes : Modèle → Importer → Correspondance → Vérification → Import.

Étape 1 : télécharger le modèle

Téléchargez le modèle Excel via Télécharger le modèle (.xlsx). Il contient déjà les bons intitulés de colonnes, quelques lignes d’exemple et une feuille Remarques avec toutes les valeurs autorisées pour chaque colonne. Vous n’avez pas à partir de zéro : saisissez simplement vos produits dans les lignes existantes.

Vous avez déjà votre propre liste avec des colonnes différentes ? Elle fonctionne aussi — à l’étape suivante, vous associez manuellement vos colonnes aux champs cibles.

Étape 2 : importer le fichier

Glissez votre fichier Excel ou CSV dans la zone prévue ou sélectionnez-le via la boîte de dialogue. Les formats .xlsx, .xls et .csv sont pris en charge, avec un maximum de 10 Mo et jusqu’à 5 000 lignes par import.

Étape 3 : associer les colonnes

L’assistant reconnaît automatiquement les intitulés de vos colonnes et propose une association. Seuls deux champs sont réellement obligatoires :

Toutes les autres colonnes (SKU, Référence fournisseur, description, allergènes, stock, Stock minimum, dimensions, champs de production pour le moniteur de cuisine, etc.) sont facultatives — vous trouverez la liste complète avec les valeurs autorisées dans la feuille Remarques du modèle que vous avez téléchargé. Si le stock n’est pas renseigné pour un produit, celui-ci est créé automatiquement avec une disponibilité illimitée.

Si vous renseignez une valeur dans la colonne Stock minimum, le produit apparaît automatiquement dans la vue de réapprovisionnement dès que son stock passe en dessous — pratique pour gérer d’un coup le seuil de réapprovisionnement de toute une gamme, au lieu d’ouvrir chaque produit un par un dans le formulaire. Plus de détails dans Stock minimum et réapprovisionnement.

Unité, contenu et conditionnement — qui est qui ?

Un produit comporte exactement trois niveaux, et Univents ne convertit automatiquement nulle part entre eux (pas de ml↔l, pas de g↔kg) :

• Unité — ce que représente « 1 » de ce produit : 1 g, 1 ml, 1 bouteille, 1 pièce. Le prix d’achat, le stock, la vue du matériel, la liste de chargement, le réapprovisionnement et l’unité figurant sur le devis et la facture s’y rapportent.
• Contenu par unité (nouveau, 29/09/2026) — la quantité contenue dans une unité, p. ex. 1 bouteille = 750 ml. Utile uniquement si les recettes doivent gérer cet ingrédient en millilitres ou en grammes plutôt qu’en bouteilles — voir Créer et utiliser des recettes. Vide = les recettes continuent de compter en unité, comme avant.
• Conditionnement — l’emballage dans lequel vous achetez, avec le nombre d’unités qu’il contient (p. ex. caisse de 6 bouteilles). Il sert uniquement à saisir le prix d’achat par conditionnement et à arrondir les listes de chargement, de production et de commande au conditionnement entier supérieur.

Ligne d’exemple du modèle : Prosecco — Unité Flasche, Contenu par unité 750, Unité de base ml, Conditionnement Kiste, Unités par conditionnement 6.

Les anciens noms de colonnes (Unité alternative, Unité d’emballage, Quantité par emballage) continuent de fonctionner comme alias — un fichier d’import existant n’a pas besoin d’être modifié.

À l’étape de correspondance de l’assistant, il existe en outre la cible Unité (ancienne) — c’est l’ancienne colonne d’unité masquée issue des modèles antérieurs au 24/09/2026 ; laissez-la vide, sauf si vous souhaitez la renseigner volontairement. Si un ancien fichier contient les deux colonnes, Unité et Unité alternative, c’est comme avant Unité alternative qui fait foi comme unité.

Prix d’achat par unité ou par conditionnement

Vous pouvez indiquer le prix d’achat de deux façons — exactement comme dans le formulaire produit :

• Prix d’achat HT est le prix pour une unité. Si vous comptez en grammes ou en millilitres, il faut de petits montants ; l’import les reprend avec jusqu’à 6 décimales (0,000645 € par ml reste 0,000645, et non 0,0006). Les prix de vente continuent d’être arrondis à 4 décimales.
• Prix d’achat par conditionnement est le prix qui figure sur la facture du fournisseur pour une caisse, un carton ou un sac. Exemple citrons verts : unité g, conditionnement Kiste, unités par conditionnement 5000, prix d’achat par conditionnement 23,05 → Univents enregistre 0,00461 € par g et mémorise les 23,05 € comme saisie par conditionnement. Si vous ouvrez ensuite le produit dans le formulaire, le prix d’achat y est affiché « par conditionnement ».

Règles en bref :

• Si les unités par conditionnement manquent dans la ligne (ou valent 0), le prix d’achat par conditionnement est ignoré et la vérification affiche une remarque. Si la ligne contient en plus un prix d’achat HT, c’est lui qui s’applique.
• Si les deux colonnes sont renseignées dans la ligne et ne concordent pas, le prix d’achat par conditionnement l’emporte — c’est l’information la plus précise. La vérification vous signale l’écart. Si les deux concordent (7,50 € par bouteille, 45,00 € par caisse de six), il n’y a aucune remarque.
• Pour un produit existant, le prix d’achat n’est, par défaut, ajouté que s’il est encore vide, comme toute autre valeur. Un prix d’achat que vous avez géré par conditionnement dans le formulaire n’est jamais ramené à « par unité » par un nouvel import.

Importer aussi le contenu par unité

Si vous voulez que les recettes gèrent cet ingrédient en millilitres ou en grammes plutôt qu’en unité, renseignez ensemble Contenu par unité et Unité de base — p. ex. 750 et ml pour une bouteille. Les deux colonnes vont ensemble :

• Si une seule des deux colonnes est remplie, la vérification affiche la remarque « Contenu par unité et Unité de base vont ensemble », et le produit est créé sans contenu — la ligne n’est pas ignorée pour autant, seul le contenu reste vide.
• Pour un produit existant, le contenu n’est, par défaut, ajouté que s’il n’est pas encore renseigné, comme tout autre champ (différent avec l’option « Écraser les valeurs existantes avec celles du fichier », voir plus bas).
• Si vous laissez les deux colonnes vides, rien ne change — l’ingrédient continue de se compter dans son unité, comme avant cette mise à jour.

Importer aussi les recettes et les packs

Le modèle de produits contient une deuxième feuille Recettes et packs (dans les anciens modèles « Recettes et bundles » — ces fichiers continuent d’être importés). Vous y associez les ingrédients et les composants de pack au produit parent — plus besoin de tout reconstruire manuellement après l’import.

Vous référencez le produit et le composant par nom ou par SKU — les deux doivent déjà exister dans Univents ou figurer dans le même import. Si votre fichier contient des lignes dans cette feuille, l’assistant affiche automatiquement, à l’étape Correspondance, la remarque « Recettes et packs détectés ».

Pas de colonne d’unité propre aux ingrédients : dans cette feuille, la quantité d’un ingrédient se compte toujours dans l’unité de son propre produit (colonne Unité, anciennement « Unité alternative ») — pas dans son conditionnement, pas dans son contenu par unité et pas dans une valeur propre à chaque ligne de recette. 8 pour un ingrédient d’unité g signifie 8 g. Renseignez l’unité une seule fois sur le produit de l’ingrédient (voir Créer et configurer des produits), et elle sera correcte dans chaque recette qui utilise cet ingrédient. Si l’ingrédient a un contenu par unité renseigné (p. ex. 1 bouteille = 750 ml) et que vous souhaitez le gérer en ml, saisissez la quantité directement dans l’éditeur de recettes de l’application — cette feuille d’import ne connaît que la quantité dans l’unité.

Importer aussi les tags

La colonne Tags fonctionne comme pour les contacts et les événements : vous saisissez plusieurs tags séparés par des virgules dans une même cellule, p. ex. Hauptgang, Fleisch. Un tag qui n’existe pas encore est créé automatiquement lors de l’import. Pour un produit existant, les tags du fichier sont ajoutés, jamais remplacés — si un produit porte déjà trois tags et que votre fichier n’en mentionne qu’un, les deux autres sont conservés.

Associer des lieux

Avec la colonne Lieux, vous associez un produit à un ou plusieurs lieux — séparés par des virgules, p. ex. Hauptküche, Eventscheune. Les lieux doivent déjà être créés dans Univents ; un nom inconnu n’est pas créé automatiquement, il est signalé comme remarque dans la vérification et l’association est ignorée.

Par défaut, un lieu est associé comme « Disponible ». Si le produit doit y être considéré comme ligne obligatoire — il est alors réservé automatiquement pour chaque événement se déroulant dans ce lieu —, ajoutez (Pflicht) au nom : Eventscheune (Pflicht). Ne l’utilisez qu’en connaissance de cause : une association existante n’est jamais promue après coup en « Obligatoire » lors d’un nouvel import, même si votre fichier le prévoit désormais — les associations de lieux sont uniquement complétées, jamais modifiées.

Comptabilité, disponibilité, automatisation et billetterie

D’autres colonnes facultatives couvrent quatre domaines du produit qui n’étaient jusqu’ici accessibles que via le formulaire de l’inventaire :

« Jours de la semaine disponibles » laissé vide signifie tous les jours — ce n’est pas une restriction, mais l’absence de restriction. Les valeurs autorisées exactes pour chaque colonne figurent, comme d’habitude, dans la feuille Remarques du modèle.

Quota de billets n’est repris que si le produit est déjà marqué comme Est un billet — pour un produit qui n’est (pas encore) un billet, un nombre enregistré resterait sans effet, car aucun processus de billetterie ne le lit.

Étapes 4 et 5 : vérification et import

Avant que quoi que ce soit ne soit enregistré, la Vérification vous indique pour chaque ligne si elle sera créée, mise à jour ou ignorée — et, dans la colonne Messages, ce qui ne convient pas dans une ligne. Si aucune ligne n’a réussi la vérification, celle-ci vous propose directement Retour à l'association des colonnes (le plus souvent, une colonne est associée au mauvais champ) et Importer le fichier corrigé. Les lignes en erreur ne bloquent pas le reste — vous pouvez télécharger la liste des erreurs sous forme de fichier Excel et corriger séparément les lignes concernées. Une fois la vérification confirmée, l’Import proprement dit se lance avec une barre de progression ; à la fin, vous voyez un rapport indiquant le nombre de produits créés, mis à jour et ignorés, ainsi que les associations de recettes et de packs créées.

Répéter un import existant en toute sécurité

Si vous importez à nouveau le même fichier, aucun doublon n’est créé : Univents reconnaît les produits existants grâce à leur SKU (ou, à défaut de SKU, grâce à leur nom) et, par défaut, ne complète que les informations manquantes. Les valeurs déjà renseignées ne sont pas écrasées sans option explicite. Vous pouvez ainsi affiner une liste par étapes et la réimporter plusieurs fois, sans perdre ni dupliquer de produits existants.

Important pour les listes de prix corrigées : sans option, l’import ne modifie jamais une valeur déjà renseignée, y compris le prix de vente. Si votre fichier contient un autre prix que celui du produit, la vérification vous le signale ligne par ligne (« Différent dans votre fichier : prix HT … ») et la valeur existante reste inchangée. Si vous voulez que votre fichier l’emporte, utilisez les options décrites dans la section suivante ; vous pouvez aussi corriger des valeurs une à une directement sur le produit, dans l’inventaire.

Écraser les produits existants avec le fichier

Vous gérez votre assortiment dans Excel et ce fichier est votre référence ? Dans l’étape Vérification, vous trouverez alors deux options. Toutes deux sont Désactivé par défaut : sans action de votre part, l’import se limite à compléter les champs vides.

• Écraser les valeurs existantes avec celles du fichier : pour un produit existant, une cellule remplie remplace la valeur enregistrée si elle diffère. La vérification vous montre, ligne par ligne, ce qui sera écrasé, sous la forme « ancien → nouveau » dans le cas d’un changement de nom. Le nom n’est modifié que si le produit a été trouvé via la Référence (SKU), et non s’il a été trouvé via son nom. Un prix de vente modifié s’applique aussi aux brouillons ouverts, pas encore envoyés, de devis et de factures.
• Les cellules vides vident le champ (uniquement avec la première option) : une cellule vide dans une colonne associée supprime la valeur enregistrée. Font exception le nom, le prix, le taux de TVA, la catégorie, les allergènes et les indications alimentaires, ainsi que le Quota de billets : ces champs restent inchangés lorsque la cellule est vide. Les colonnes que vous n’avez pas associées ne sont jamais touchées.

Ce que l’import ne modifie jamais, même avec l’option : la référence, les images, les interrupteurs (p. ex. Est un billet, automatisations, production en cuisine, interrupteurs de disponibilité), la base de prix (HT/TTC), le stock et le Type. Les tags, les sites et les composants de pack sont toujours uniquement complétés.

Le Quota de billets n’est pas non plus écrasé, même avec l’option : un quota vide est seulement complété. L’import n’écrit jamais une quantité de conditionnement de 0.

Ce que la vérification vous montre : le prix de vente et le prix d’achat sous la forme « ancien → nouveau », un avertissement avec compteur lorsqu’un prix serait mis à 0, les allergènes supprimés, et une remarque lorsque la mise en forme d’une description est perdue (le fichier ne contient que du texte).

Quand un nouvel article est créé ou qu’une ligne n’est pas importée :

• Si l’import ne trouve un article que par son nom, et que le fichier et l’article enregistré ont des références différentes, un nouvel article est créé : rien n’est écrasé.
• Si plusieurs lignes du même fichier correspondent au même article, chaque ligne supplémentaire est une erreur (« apparaît plusieurs fois ») et n’est pas importée.
• Si le catalogue contient plusieurs articles avec la même référence ou le même nom, la ligne est une erreur (« ambiguë ») : nettoyez d’abord le catalogue.

Examinez attentivement la vérification avant l’import : c’est votre aperçu de tout ce qui sera écrasé ou vidé.

Vous recevez le même message pour les colonnes d’automatisation et de billetterie (p. ex. Est un billet, Créer automatiquement des services) : pour un produit existant, elles ne sont jamais modifiées automatiquement non plus. Si votre fichier diffère de la valeur enregistrée, la vérification vous en informe au lieu de l’ignorer silencieusement.

Questions fréquentes

Mon produit vient de la cuisine : Type Rezept ou colonne Production ? Les deux, mais avec des rôles différents : le type Rezept fait du produit une recette avec liste d’ingrédients (feuille Recettes et packs). Production ja active en plus les champs du moniteur de cuisine (délai de production, durée de conservation, catégorie de production). Un plat que votre cuisine produit elle-même reçoit donc le type Rezept et la production ja. En revanche, un Artikel avec production ja reste un article ordinaire : il apparaît simplement aussi dans la production en cuisine.

Quelle est la différence entre « Type » et « Mode de production » ? Ce sont deux informations distinctes, faciles à confondre. Type indique ce qu’est le produit : Artikel, Rezept, Paket, Verleih, Dienstleistung ou Digitales Produkt. Mode de production indique seulement si votre cuisine fabrique elle-même le produit (Eigenproduktion) ou l’achète (Extern) ; dans le formulaire de produit, ce même champ s’appelle « Type de production ». Si la colonne Mode de production contient un type de produit comme Rezept ou Verleih, la vérification le signale précisément et indique comment corriger : dans l’association des colonnes, associez la colonne au champ Type.

Ma cuisine compte en grammes ou en millilitres : où dois-je l’indiquer ? Il y a deux façons de procéder, selon ce que vous souhaitez. Si l’ingrédient doit être géré entièrement en grammes ou en millilitres (vente, stock, prix d’achat, recette, tout), saisissez g sur le produit ingrédient, dans la colonne Unité (anciennement « Unité alternative » ; dans le formulaire de produit : Prix et stock → Unité ; pas dans la feuille Recettes et packs). L’éditeur de recettes, le moniteur de cuisine et la liste de production affichent alors l’ingrédient en grammes partout. La quantité elle-même (p. ex. 120) se saisit toujours dans la feuille « Recettes et packs ».

Si, en revanche, l’ingrédient doit être vendu et stocké dans son unité (p. ex. la bouteille), mais que les recettes doivent tout de même être calculées en millilitres, renseignez plutôt Contenu par unité + Unité de base (voir plus haut, p. ex. 750 + ml). L’unité « bouteille » est alors conservée pour la vente et le stock, et vous saisissez la quantité de la recette en ml directement dans l’éditeur de recettes de l’application (la feuille d’import « Recettes et packs » ne connaît que les quantités exprimées dans l’unité).

Si vous achetez en caisses, indiquez en plus le conditionnement : conditionnement Kiste, unités par conditionnement 5000. Vous pouvez alors indiquer directement le prix d’achat par caisse, dans la colonne Prix d’achat par conditionnement ou plus tard dans le formulaire de produit. Univents le ramène au prix par gramme (23,05 € par caisse de 5 000 g = 0,00461 € par g).

Dois-je d’abord créer la catégorie dans Univents ? Non. Si une catégorie n’existe pas, l’import la crée automatiquement.

Que se passe-t-il si une ligne est erronée ? Seule cette ligne est ignorée ; le reste du fichier est importé normalement. La vérification vous indique à l’avance quelle ligne est concernée et pourquoi.

Puis-je mettre à jour des produits existants via l’import ? Oui. L’import reconnaît les produits existants par SKU ou par nom et, par défaut, ne complète que les champs vides. Avec l’option Écraser les valeurs existantes avec celles du fichier dans l’étape Vérification, les cellules remplies remplacent aussi les valeurs enregistrées, prix de vente compris ; la seconde option Les cellules vides vident le champ supprime des valeurs au moyen d’une cellule vide. Sans ces options, la vérification énumère avant l’import les informations qui diffèrent et qui restent donc inchangées.

Quel format de fichier est attendu ? .xlsx, .xls ou .csv, 10 Mo maximum et jusqu’à 5 000 lignes. Les nombres avec virgule ainsi que les valeurs allemandes et anglaises (p. ex. « Par pièce » ou « Per Piece ») sont reconnus automatiquement.

Pour aller plus loin

• Importer des événements, des produits et des contacts par Excel — présentation de l’assistant, y compris les contacts et les événements
• Créer et configurer des produits — créer des produits manuellement et régler les tarifs en détail
• Moniteur de cuisine – Maîtriser facilement la production — ce qu’il advient dans le moniteur de cuisine des champs de production issus de l’import