Saisir la consommation et facturer selon la quantité réelle

Boissons, snacks et marchandises similaires : vous les emportez par précaution — dix caisses d’eau, pour être sûr d’en avoir assez. Mais ce qui est facturé, c’est ce qui a réellement été consommé. Jusqu’ici, cela voulait dire : un papier au démontage, ressaisi le lendemain matin. Dans Univents, votre équipe compte les quantités réelles directement dans la livraison, et vous les reprenez en un clic dans la facture.

Le parcours comporte quatre étapes : marquer la ligne comme article supplémentaire → bon de livraison comme d’habitude → compter sur place → reprendre dans la facture. Il n’y a plus d’étape de validation — la reprise dans la facture est la facturation.

Ce que signifie « Selon la consommation »

Seuls les articles supplémentaires sont facturés selon la consommation. Ce sont les lignes que vous fournissez gratuitement : les caisses d’eau pour le personnel, le café pour l’équipe. Les prestations vendues — tout ce qui doit figurer sur la facture — sont toujours facturées en totalité. Une vente ne peut donc pas être passée sur « Selon la consommation » ; sinon elle sortirait de la facturation.

Une ligne devient article supplémentaire de deux façons :

1. Sur le produit, par défaut. Ouvrez l’article dans l’Inventaire et activez, dans la section Prix et stock, l’option Facturation à la consommation. Chaque future ligne de bon de livraison de cet article démarre alors comme article supplémentaire. Cela s’applique aussi aux bons de livraison déjà présents en Brouillon — vérifiez donc rapidement les brouillons ouverts lorsque vous modifiez un article très utilisé.
2. Sur la ligne individuelle. Dans l’éditeur de documents d’un bon de livraison, vous basculez la ligne via Articles fournis en supplément (Livré mais non facturé). Vous gérez ainsi le cas particulier sans modifier le produit.

Le paramètre existe pour le type Article. Les packs, les produits de location de matériel et les produits de service en sont volontairement exclus : pour un pack, on ne saurait pas ce que « consommé » signifie, et le matériel loué revient par définition. Un article de pack vendu est donc toujours facturé en totalité.

Créer le bon de livraison

Rien ne change pour vous sur le bon de livraison : vous le créez comme avant. Dans l’éditeur de documents, les articles supplémentaires sont regroupés dans une section dédiée Selon la consommation. Sous le titre figure Uniquement les articles fournis en supplément — les lignes vendues sont toujours facturées en totalité. La section est reconstruite à chaque ouverture ; elle ne peut donc être ni renommée, ni déplacée, ni supprimée.

Chaque ligne affiche emporté : … et, dès que le comptage est fait, Consommé : … — en cas de surconsommation, s’ajoute dont … au-dessus de la quantité emportée. L’heure de la dernière saisie figure en plus sous la forme Données du : …. Si rien n’a encore été compté, la ligne affiche la quantité emportée avec l’indication Quantité réelle pas encore saisie — jamais une ligne vide.

Tant que le bon de livraison est un Brouillon, vous ajoutez un autre article à la section via Sélectionner un article supplémentaire et vous en retirez un via Pas selon la consommation. Une fois le bon de livraison finalisé ou signé, l’affectation n’est plus modifiable.

Que la section apparaisse aussi dans le PDF dépend de la mise en page de document utilisée : les mises en page actuelles l’impriment avec l’heure « Données du », les plus anciennes éditent le bon de livraison inchangé, comme avant. Dans l’éditeur, vous voyez la section dans tous les cas. Si vous en avez besoin sur le bon de livraison imprimé et qu’elle y manque, contactez-nous via le bouton d’aide de l’application — nous adapterons votre mise en page. Là où elle est imprimée, deux impressions faites à des moments différents peuvent différer, et la mention « Données du » indique quand elles ont été créées.

Compter sur place (Portail des employés)

Le comptage se fait au même endroit que la signature — dans le bon de livraison lui-même.

Pour que la livraison apparaisse dans le portail : dans le bon de livraison, le champ Livreur doit contenir la personne qui doit compter — la livraison n’apparaît sous Livraisons que chez elle. Dans le portail, le livreur peut aussi signer un brouillon ; dans le back-office, le bouton de signature n’apparaît qu’après la finalisation. La tournée du jour et les tournées à venir figurent sous À venir. Si le jour de livraison est passé et que la livraison n’est pas encore signée, elle figure sous Pas encore signées — c’est là que l’on compte la consommation après l’événement. Sous Terminé ne figurent que les livraisons signées.

1. Votre équipe ouvre la section Livraisons dans le Portail des employés et touche la livraison. Cela fonctionne de la même façon avec un accès personnel au portail qu’avec le lien sans connexion.
2. Sous les lignes se trouve la section Saisir la consommation : pour chaque ligne, le nom du produit, un grand champ de quantité avec le libellé Consommé (unité) et, dessous, emporté : … comme référence.
3. Saisissez la quantité et touchez Envoyer la consommation en bas. La barre au-dessus compte ce qui part (« 3 lignes · Σ … »).

Quelques astuces qui facilitent la soirée :

• Deux boutons pour le cas courant. tout consommé et tout retourné remplissent une ligne en un seul geste — cela couvre la plupart des lignes.
• Recompter plutôt que calculer. Si vous préférez compter ce qui reste, touchez recompter sur la ligne. Le libellé du champ passe visiblement à retourné (unité), la ligne affiche la base de calcul (« 10 emportés · 3 déjà saisis · reste 7 ») et le résultat en direct (« → 2 consommés »). Ce qui est enregistré, c’est toujours la consommation. Pour les lignes sans quantité emportée, le commutateur est désactivé, avec l’indication Impossible sans quantité emportée.
• Les quantités décimales sont autorisées. Vous saisissez directement 2,5 caisses ou 0,75 kilo — avec une virgule ou un point.
• Compter en conditionnements ou à l’unité. Si l’article a une unité de conditionnement, vous changez l’unité de saisie sur la ligne — la conversion s’affiche juste à côté (« 1 caisse = 6 bouteilles »). L’enregistrement se fait toujours dans l’unité de la ligne du bon de livraison ; en recomptant, la ligne affiche le reste de façon approximative dans l’unité choisie.
• Plus que la quantité emportée n’est pas une erreur. Si un réapprovisionnement a eu lieu, vous saisissez la quantité supérieure. Univents l’enregistre et affiche seulement l’indication Plus que la quantité emportée — veuillez vérifier ; rien n’est bloqué.
• Pas de réseau ne veut pas dire perte de données. Si la connexion est coupée, les saisies restent affichées et sont marquées non envoyé. Dès que le réseau est de retour, elles partent automatiquement — en haut s’affiche brièvement « Réseau rétabli — nouvel envoi en cours … » ; Renvoyer reste aussi possible à la main. Une livraison déjà ouverte sur cet appareil s’ouvre même sans aucun réseau — en haut figure alors Hors ligne avec l’horodatage des données affichées. Seule une livraison jamais ouverte nécessite une connexion, une seule fois.
• Tout est toujours enregistré, ou rien. Si l’envoi échoue, Univents indique « Échec de l’envoi — rien n’a été enregistré. Veuillez renvoyer. » Il n’existe aucun état à moitié enregistré que quelqu’un devrait chercher.
• Enregistré veut dire visiblement enregistré. Après l’envoi, les lignes passent sous Déjà saisi et y restent en permanence sous la forme Saisi · heure — celles déjà facturées portent en plus Facturé. Elles sont verrouillées et séparées des saisies ouvertes, ce qui évite les doubles comptages. Plusieurs personnes peuvent compter la même ligne ; les quantités s’additionnent. Quand tout est compté, on lit Toutes les lignes de consommation sont saisies.
• Facturé veut dire définitif. Dès qu’une saisie figure sur une facture, elle ne peut plus être modifiée. Quiconque essaie quand même reçoit l’indication de s’adresser au bureau. Tant que rien n’est facturé, chaque saisie reste modifiable et supprimable.
• Le portail ne voit jamais les prix. La saisie affiche des quantités et des unités, pas de montants.

Si le bon de livraison ne comporte aucun article fourni en supplément, la section le dit explicitement.

Plus d’étape de validation

Les quantités saisies n’ont plus à être validées. La reprise dans la facture est la facturation. Tant que rien n’est facturé, chaque saisie reste modifiable et supprimable — même des jours plus tard. Corriger revient donc simplement à recompter et renvoyer, tant que la ligne ne figure pas sur une facture.

Si la consommation dépasse la quantité emportée, la ligne porte l’avertissement « {quantité} au-dessus de la quantité emportée ». C’est un avertissement pour vous, pas un blocage.

Dès qu’une saisie figure sur une facture, elle est verrouillée (marqueur Facturé). Si la ligne disparaît — vous la supprimez ou annulez le document — la saisie est automatiquement de nouveau libre et sera prise en compte lors de la prochaine reprise.

Reprendre dans la facture

1. Ouvrez le brouillon de facture de l’événement.
2. Lorsque de la consommation est prête, vous voyez en haut la carte Reprendre la consommation avec le nombre de lignes en attente — un clic sur Appliquer suffit. Vous pouvez aussi ouvrir la boîte de dialogue habituelle pour d’autres lignes et y choisir la section Consommation avec Reprendre {nombre} lignes. Les deux voies font la même chose.
3. Univents crée une ligne par produit : quantité = somme de tous les comptages saisis, unité comme sur le bon de livraison, prix comme sur la ligne du bon de livraison. Univents annonce ensuite « {nombre} lignes reprises ».

Pour la reprise, vous avez besoin de l’autorisation Modifier les finances.

La remise globale, les taux de TVA et les totaux se calculent ensuite comme pour toute autre ligne.

À savoir :

• Rien n’est facturé deux fois. Une ligne facturée selon la consommation ne peut pas, en plus, être intégrée à la même facture via les réservations planifiées.
• La reprise de lignes écarte automatiquement les articles supplémentaires. Sous « D'autres documents », une facture ne propose pas du tout les articles supplémentaires — ils arrivent via les quantités réelles saisies, et les articles fournis gratuitement doivent rester gratuits. Tout insérer reprend les autres lignes et indique combien de lignes n’ont pas été proposées (« 2 lignes ne sont pas proposées ici — la consommation passe par la saisie réelle, les articles fournis gratuitement restent gratuits »). Sur les devis et les bons de livraison, tout reste reprenable comme avant.
• Les retardataires ne posent pas de problème. Si quelque chose est encore compté après la reprise, vous le reprenez simplement ensuite. Une ligne supplémentaire est créée uniquement pour les nouvelles quantités ; les lignes existantes restent inchangées.
• Supprimer libère. Si vous supprimez à nouveau la ligne ou annulez le document, les saisies redeviennent automatiquement reprenables. Vous n’avez rien à réinitialiser.
• Un comptage oublié se remarque — mais rien n’est estimé. Si un article supplémentaire n’a fait l’objet d’aucune saisie, il apparaît avec l’indication « Consommation pas encore saisie » et sa quantité prévue. Il n’y a volontairement pas de bouton pour le reprendre : une ligne non comptée se compte, elle ne s’estime pas. Saisissez la quantité réelle, puis reprenez-la.

Analyser la consommation (rapport)

Sous Rapports → Consommation, vous analysez les saisies : par produit, la quantité consommée face à la quantité emportée, avec l’écart, déroulable par événement. En haut figurent les tuiles Total consommé et Écart le plus marqué. La période filtre sur la date de saisie. Toute saisie encore existante est comptée — ce qui est supprimé disparaît.

Ce qu’il advient du stock

La consommation agit sur deux choses : la Facturation (ci-dessus) et le Stock :

• Avant la clôture, la saisie est neutre pour le stock : compter ne change rien au stock.
• À la clôture, Univents sort le stock comme avant selon la quantité prévue. Les articles fournis en supplément n’ont pas de mouvement prévu — rien n’en sort donc ici.
• Après la clôture, Univents rattrape automatiquement le stock : quantité prévue de la clôture plus tous les comptages saisis. Pour les articles fournis en supplément, cela signifie qu’ils ne sortent du stock qu’à hauteur de la consommation saisie — si rien n’a été saisi, la quantité complète revient. Cela se fait en continu : chaque saisie nouvelle ou corrigée recalcule le stock, même des jours plus tard.
• Si le stock ne suffit pas pour la sortie, la saisie est tout de même enregistrée — la quantité n’est pas perdue. Le rapprochement du stock est alors simplement ignoré ; propriétaires et admins reçoivent une notification à ce sujet. Corrigez le stock dans l’inventaire : le prochain rapprochement (la prochaine saisie ou la clôture) rattrape automatiquement la consommation.

Ce que la consommation ne fait pas

Les vues matériel et planification continuent de calculer avec les quantités prévues — la correction par quantité réelle concerne la facturation et le stock.

Si vous copiez un événement, les saisies de consommation ne sont volontairement pas copiées — elles appartiennent à l’événement d’origine. La copie affiche donc l’indication que rien n’a encore été compté.

Condition requise : la saisie de la consommation est disponible à partir de la formule Core. Sans formule adaptée, vous voyez dans le back-office une indication à la place de la fonction, et dans le portail s’affiche pour la livraison « La saisie de la consommation n’est pas incluse dans votre formule — veuillez vous adresser au bureau. » Pour la reprise dans la facture, il vous faut en outre l’autorisation Modifier les finances.