Verbrauch erfassen und nach Ist-Menge abrechnen

Getränke, Snacks und ähnliche Ware nimmst du auf Verdacht mit — zehn Kästen Wasser, damit es sicher reicht. Abgerechnet wird aber, was wirklich weg ist. Bisher hieß das: Zettel beim Abbau, am nächsten Morgen abtippen. In Univents zählt dein Team die Ist-Mengen direkt in der Lieferung, du genehmigst sie im Büro und übernimmst sie mit einem Klick in die Rechnung.

Der Weg hat vier Stationen: Produkt markieren → Lieferschein wie gewohnt → vor Ort zählen → genehmigen und abrechnen.

Produkt auf Abrechnung nach Verbrauch stellen

1. Öffne im Inventar den Artikel, der nach Verbrauch abgerechnet werden soll.
2. Aktiviere im Bereich Preis & Lagerbestand die Option Abrechnung nach Verbrauch.
3. Speichere den Artikel.

Ab jetzt gilt jede Lieferschein-Position dieses Artikels als Verbrauchs-Position und erscheint in der Erfassung. Das wirkt auch auf Lieferscheine, die schon als Entwurf vorliegen — prüfe also kurz die offenen Entwürfe, wenn du einen viel genutzten Artikel umstellst.

Die Einstellung gibt es für Artikel. Pakete, Verleih- und Service-Produkte sind bewusst ausgenommen: Bei einem Paket wäre nicht eindeutig, was „verbraucht“ heißt, und Verleihware kommt per Definition zurück.

Brauchst du die Ausnahme nur für einen einzelnen Beleg, regelst du das im Lieferschein-Entwurf im Bereich Nach Verbrauch: Über das Auswahlfeld Position hier zuordnen holst du eine weitere Position dazu, und Nicht nach Verbrauch nimmt eine wieder heraus. Sobald der Lieferschein finalisiert oder unterschrieben ist, ist die Zuordnung nicht mehr änderbar.

Lieferschein erstellen

Am Lieferschein ändert sich für dich nichts: Du legst ihn an wie bisher. Im Beleg-Editor werden Verbrauchs-Positionen in einem eigenen Bereich Nach Verbrauch zusammengefasst. Er trägt den Zusatz Wird automatisch gebildet. — der Bereich entsteht bei jedem Öffnen neu und lässt sich deshalb nicht umbenennen, verschieben oder löschen.

Jede Zeile zeigt mitgenommen: … und, sobald gezählt wurde, verbraucht: … — bei Über-Verbrauch zusätzlich davon … über Mitnahme. Dazu steht der Zeitpunkt der jüngsten Erfassung als Stand: …. Wurde noch nichts gezählt, zeigt die Zeile die mitgenommene Menge mit dem Hinweis Ist-Menge noch nicht erfasst — nie eine leere Zeile.

Ob der Bereich auch im PDF erscheint, hängt vom verwendeten Beleg-Layout ab: aktuelle Layouts drucken ihn samt „Stand“-Zeitpunkt mit, ältere geben den Lieferschein unverändert wie bisher aus. Im Editor siehst du den Bereich in jedem Fall. Brauchst du ihn auf dem gedruckten Lieferschein und er fehlt dort, wende dich über den Hilfe-Knopf in der App an uns — dann stellen wir dein Layout um. Wo er gedruckt wird, gilt: zwei Ausdrucke zu verschiedenen Zeitpunkten dürfen sich unterscheiden, und man sieht ihnen am „Stand“ an, wann sie entstanden sind.

Vor Ort zählen (Mitarbeiter-Portal)

Gezählt wird an derselben Stelle, an der auch unterschrieben wird — im Lieferschein selbst.

1. Dein Team öffnet im Mitarbeiter-Portal den Bereich Lieferungen und tippt auf die Lieferung. Das funktioniert mit eigenem Portal-Zugang genauso wie über den Link ohne Login.
2. Unter den Positionen steht der Bereich Verbrauch erfassen: je Zeile der Produktname, ein großes Mengenfeld mit dem Label verbraucht (Einheit) und darunter mitgenommen: … als Bezug.
3. Menge eintragen und unten auf Verbrauch senden tippen. Die Leiste darüber zählt mit, was rausgeht („3 Positionen · Σ …“).

Ein paar Dinge, die den Abend erleichtern:

• Zwei Knöpfe für den Normalfall. alles verbraucht und alles zurück füllen eine Zeile mit einem Tipp — das deckt die meisten Positionen ab.
• Zurückzählen statt rechnen. Wer lieber zählt, was übrig ist, tippt an der Zeile auf zurückzählen. Das Feld-Label wechselt sichtbar auf zurück (Einheit), die Zeile zeigt die Rechengrundlage („10 mitgenommen · 3 bereits erfasst · Rest 7“) und live das Ergebnis („→ 2 verbraucht“). Gespeichert wird immer der Verbrauch. Bei Positionen ohne mitgenommene Menge ist der Umschalter deaktiviert, mit dem Hinweis Ohne mitgenommene Menge nicht möglich.
• Komma-Mengen sind erlaubt. 2,5 Kisten oder 0,75 Kilo trägst du direkt ein — mit Komma oder Punkt.
• In Gebinden oder in Stück zählen. Hat der Artikel eine Verpackungseinheit, schaltest du an der Zeile die Eingabe-Einheit um — die Umrechnung steht direkt daneben („1 Kasten = 6 Flasche“). Gespeichert wird immer in der Einheit der Lieferschein-Position; beim Zurückzählen zeigt die Zeile den Rest ungefähr in der gewählten Einheit.
• Mehr als mitgenommen ist kein Fehler. Wurde nachgeliefert, trägst du die höhere Menge ein. Univents speichert sie und zeigt nur den Hinweis Mehr als mitgenommen — bitte prüfen; blockiert wird nichts.
• Kein Netz ist kein Datenverlust. Bricht die Verbindung weg, bleiben die Eingaben stehen und sind als Nicht gesendet markiert. Sobald wieder Empfang da ist, gehen sie automatisch raus — oben steht kurz „Netz wieder da — wird erneut gesendet …“; Erneut senden geht weiterhin auch von Hand. Eine Lieferung, die auf diesem Gerät schon einmal offen war, öffnet sich sogar ganz ohne Netz — oben steht dann Offline mit dem Stand der angezeigten Daten. Nur eine noch nie geöffnete Lieferung braucht einmal kurz Verbindung.
• Es wird immer alles oder nichts gespeichert. Scheitert das Senden, meldet Univents „Senden fehlgeschlagen — nichts gespeichert. Bitte erneut senden.“ Es gibt keinen halb gespeicherten Stand, den jemand suchen müsste.
• Gespeichert heißt sichtbar gespeichert. Nach dem Senden rutschen die Zeilen unter Bereits erfasst und stehen dort dauerhaft als Erfasst · Uhrzeit — genehmigte zusätzlich mit Genehmigt. Sie sind gesperrt und von den offenen Eingaben getrennt, so entstehen keine Doppelzählungen. Mehrere Personen dürfen dieselbe Position zählen; die Mengen werden addiert. Ist alles gezählt, steht dort Alle Verbrauchs-Positionen sind erfasst.
• Preise sieht das Portal nie. Die Erfassung zeigt Mengen und Einheiten, keine Beträge.

Gibt es an der Veranstaltung keine Verbrauchs-Positionen, sagt der Bereich das ausdrücklich und weist auf die Einstellung im Inventar hin.

Verbrauch genehmigen

Erfasste Mengen wandern nicht von selbst auf die Rechnung — sie brauchen erst deine Freigabe.

1. Öffne die Veranstaltung und wechsle in den Bereich Buchungen.
2. In der Karte Verbrauch stehen alle offenen Erfassungen: Produkt, mitgenommen …, verbraucht …, Differenz … und erfasst von …. Auffälliges steht oben, nicht das Neueste.
3. Hake die Zeilen an — Alle auswählen nimmt alle auf einmal — und klicke auf {Anzahl} genehmigen.

Der Haken Abrechenbar ist dabei standardmäßig gesetzt. Nimm ihn heraus, wenn etwas zwar verbraucht wurde, aber nicht berechnet werden soll — Kulanz, Bruch, Eigenverbrauch. Die Erfassung bleibt erhalten und nachvollziehbar, sie taucht nur in der Abrechnung nicht mehr auf und trägt danach die Markierung nicht abrechenbar.

Wurde mehr verbraucht als mitgenommen, trägt die Zeile den Warn-Hinweis „{Menge} über Mitnahme“. Das ist eine Warnung für dich, keine Sperre.

Korrigieren: Nach der Genehmigung ist die Menge gesperrt. Willst du sie ändern, klicke auf Genehmigung zurücknehmen — Univents fragt vorher nach und nennt die Folge: die Erfassung ist danach wieder änderbar und nicht mehr abrechenbar. Steht der Verbrauch schon auf einer Rechnung, geht das nicht; dann sagt Univents dir, dass du zuerst die Position löschen oder den Beleg stornieren musst. Übernommene Zeilen erkennst du an der Markierung in Rechnung übernommen.

Genehmigen dürfen Personen mit dem Recht Finanzen bearbeiten. Alle anderen sehen die Karte mit dem Hinweis, dass ihnen dieses Recht fehlt — lesen ja, genehmigen nein.

Genehmigen geht an drei Stellen: in der Karte an der Veranstaltung (wie oben beschrieben), gesammelt auf der Personal-Seite — dort erscheint die Karte Verbrauch genehmigen mit den offenen Erfassungen aller Veranstaltungen, sobald etwas wartet — und unterwegs im mobilen Admin-Bereich unter Mehr → Verbrauch, je Veranstaltung einzeln oder mit Alle genehmigen.

In die Rechnung übernehmen

1. Öffne den Rechnungs-Entwurf der Veranstaltung.
2. Steht Verbrauch bereit, siehst du oben die Karte Verbrauch übernehmen mit der Zahl der wartenden Positionen — ein Klick auf Übernehmen genügt. Alternativ öffnest du den gewohnten Dialog für weitere Positionen und nimmst dort den Abschnitt Verbrauch mit {Anzahl} Positionen übernehmen. Beide Wege machen dasselbe.
3. Univents legt je Produkt eine Position an: Menge = Summe aller genehmigten und abrechenbaren Zählungen, Einheit wie auf dem Lieferschein, Preis wie in der Lieferschein-Position. Danach meldet Univents „{Anzahl} Positionen übernommen“.

Kopfrabatt, Steuersätze und Summen rechnen danach wie bei jeder anderen Position.

Was du dabei wissen solltest:

• Nichts wird doppelt abgerechnet. Ein Produkt, das nach Verbrauch abgerechnet wird, lässt sich nicht zusätzlich über die geplanten Buchungen in dieselbe Rechnung ziehen.
• Die Positionsübernahme lässt Verbrauch automatisch aus. Unter „Aus anderen Belegen“ bietet eine Rechnung Verbrauchs-Positionen gar nicht erst an — sie kommen über die erfassten Ist-Mengen. Alles einfügen übernimmt die übrigen Zeilen und meldet dazu, wie viele Verbrauchs-Positionen über die Ist-Erfassung laufen („2 Verbrauchs-Positionen laufen über die Ist-Erfassung und werden hier nicht angeboten“). Auf Angeboten und Lieferscheinen bleibt weiterhin alles übernehmbar.
• Nachzügler sind kein Problem. Wird nach der Übernahme noch eine Erfassung genehmigt, übernimmst du sie einfach nach. Es entsteht eine zusätzliche Position nur für die neuen Mengen; bestehende Zeilen bleiben unverändert.
• Löschen gibt frei. Löschst du die Position wieder oder stornierst den Beleg, sind die Erfassungen automatisch wieder übernehmbar. Du musst nichts zurücksetzen.
• Vergessenes Zählen fällt auf. Gibt es eine Verbrauchs-Position, zu der niemand etwas erfasst hat, erscheint sie mit dem Hinweis „Verbrauch fehlt — Plan-Menge übernehmen?“ und dem Knopf Plan-Menge übernehmen. So verschwindet keine abrechenbare Position stillschweigend aus der Rechnung.

Verbrauch auswerten (Bericht)

Unter Berichte → Verbrauch wertest du die genehmigten Erfassungen aus: je Produkt die verbrauchte gegen die mitgenommene Menge samt Differenz, aufklappbar je Veranstaltung. Oben stehen die Kacheln Verbraucht gesamt, Davon nicht berechnet und Auffälligste Differenz. Der Zeitraum filtert nach dem Datum der Erfassung; als nicht berechnet zählt, was bei der Genehmigung als nicht abrechenbar markiert wurde.

Was mit dem Lagerbestand passiert

Der Verbrauch wirkt auf zwei Dinge: die Abrechnung (oben) und — sobald die Veranstaltung abgeschlossen ist — den Lagerbestand:

• Vor dem Abschluss ist die Erfassung lagerneutral: Zählen und Genehmigen ändern am Bestand nichts.
• Beim Abschluss bucht Univents den Bestand wie bisher nach der Planmenge aus.
• Nach dem Abschluss zieht jede genehmigte Erfassung den Bestand automatisch per Korrektur-Buchung auf die tatsächlich verbrauchte Menge nach — auch, wenn die Genehmigung erst Tage später passiert. Nimmst du eine Genehmigung zurück, wird die Korrektur zurückgerechnet.
• Reicht der Bestand für die Ausbuchung nicht, meldet das Genehmigen: „Der Lagerbestand reicht für diese Ausbuchung nicht — erst den Bestand im Inventar korrigieren, dann genehmigen. Es wurde nichts genehmigt.“ Es bleibt dann alles beim Alten — Bestand im Inventar korrigieren und erneut genehmigen. Dasselbe gilt umgekehrt fürs Zurücknehmen einer Genehmigung.

Was der Verbrauch nicht tut

Die Material- und Planungsansichten rechnen weiterhin mit den Planmengen — die Ist-Korrektur betrifft Abrechnung und Lagerbestand.

Kopierst du eine Veranstaltung, werden Verbrauchs-Erfassungen bewusst nicht mitkopiert — sie gehören zur Original-Veranstaltung. In der Kopie steht deshalb der Hinweis, dass noch nicht gezählt wurde.

Voraussetzung: Verbrauchserfassung ist ab dem Core-Tarif verfügbar. Ohne passenden Tarif siehst du im Backoffice einen Hinweis statt der Funktion, und im Portal steht bei der Lieferung „Verbrauchserfassung ist in eurem Tarif nicht enthalten — bitte im Büro melden.“ Zum Genehmigen und Abrechnen brauchst du außerdem das Recht Finanzen bearbeiten.