Verbrauch erfassen und nach Ist-Menge abrechnen

Getränke, Snacks und ähnliche Ware nimmst du auf Verdacht mit — zehn Kästen Wasser, damit es sicher reicht. Abgerechnet wird aber, was wirklich weg ist. Bisher hieß das: Zettel beim Abbau, am nächsten Morgen abtippen. In Univents zählt dein Team die Ist-Mengen direkt in der Lieferung, du übernimmst sie mit einem Klick in die Rechnung.

Der Weg hat vier Stationen: Position als Zusatzartikel markieren → Lieferschein wie gewohnt → vor Ort zählen → in die Rechnung übernehmen. Einen Genehmigungsschritt gibt es nicht mehr — die Übernahme in die Rechnung ist die Abrechnung.

Was „nach Verbrauch“ heißt

Nur Zusatzartikel werden nach Verbrauch abgerechnet. Das sind die Positionen, die du gratis mitgibst: die Kästen Wasser fürs Personal, der Kaffee fürs Team. Verkaufte Leistungen — alles, was auf der Rechnung stehen soll — werden immer voll berechnet. Ein Verkauf lässt sich also gar nicht erst „nach Verbrauch“ stellen; sonst fiele er aus der Abrechnung.

Eine Zeile wird auf zwei Wegen zum Zusatzartikel:

1. Am Produkt als Default. Öffne im Inventar den Artikel und aktiviere im Bereich Preis & Lagerbestand die Option Abrechnung nach Verbrauch. Jede künftige Lieferschein-Position dieses Artikels startet dann als Zusatzartikel. Das wirkt auch auf Lieferscheine, die schon als Entwurf vorliegen — prüfe also kurz die offenen Entwürfe, wenn du einen viel genutzten Artikel umstellst.
2. An der einzelnen Position. Im Beleg-Editor eines Lieferscheins schaltest du die Zeile über Zusätzlich bereitgestellte Artikel (Wird geliefert, aber nicht berechnet) um. Damit hast du den Einzelfall im Griff, ohne das Produkt umzustellen.

Die Einstellung gibt es für Artikel. Pakete, Verleih- und Service-Produkte sind bewusst ausgenommen: Bei einem Paket wäre nicht eindeutig, was „verbraucht“ heißt, und Verleihware kommt per Definition zurück. Ein verkaufter Paket-Artikel wird deshalb immer voll berechnet.

Lieferschein erstellen

Am Lieferschein ändert sich für dich nichts: Du legst ihn an wie bisher. Im Beleg-Editor werden die Zusatzartikel in einem eigenen Bereich Nach Verbrauch zusammengefasst. Unter der Überschrift steht Nur zusätzlich bereitgestellte Artikel — verkaufte Positionen werden immer voll berechnet. Der Bereich wird bei jedem Öffnen neu gebildet und lässt sich deshalb nicht umbenennen, verschieben oder löschen.

Jede Zeile zeigt mitgenommen: … und, sobald gezählt wurde, verbraucht: … — bei Über-Verbrauch zusätzlich davon … über Mitnahme. Dazu steht der Zeitpunkt der jüngsten Erfassung als Stand: …. Wurde noch nichts gezählt, zeigt die Zeile die mitgenommene Menge mit dem Hinweis Ist-Menge noch nicht erfasst — nie eine leere Zeile.

Solange der Lieferschein ein Entwurf ist, nimmst du über Zusatzartikel auswählen einen weiteren Artikel in den Bereich auf und über Nicht nach Verbrauch einen wieder heraus. Sobald der Lieferschein finalisiert oder unterschrieben ist, ist die Zuordnung nicht mehr änderbar.

Ob der Bereich auch im PDF erscheint, hängt vom verwendeten Beleg-Layout ab: aktuelle Layouts drucken ihn samt „Stand“-Zeitpunkt mit, ältere geben den Lieferschein unverändert wie bisher aus. Im Editor siehst du den Bereich in jedem Fall. Brauchst du ihn auf dem gedruckten Lieferschein und er fehlt dort, wende dich über den Hilfe-Knopf in der App an uns — dann stellen wir dein Layout um. Wo er gedruckt wird, gilt: zwei Ausdrucke zu verschiedenen Zeitpunkten dürfen sich unterscheiden, und man sieht ihnen am „Stand“ an, wann sie entstanden sind.

Vor Ort zählen (Mitarbeiter-Portal)

Gezählt wird an derselben Stelle, an der auch unterschrieben wird — im Lieferschein selbst.

Damit die Lieferung im Portal erscheint: Im Lieferschein muss im Feld Lieferant die Person eingetragen sein, die zählen soll — nur bei ihr taucht die Lieferung unter Lieferungen auf. Im Portal kann der Lieferant auch einen Entwurf unterschreiben; im Backoffice erscheint der Knopf zum Unterschreiben erst nach dem Finalisieren. Die heutige und künftige Tour steht unter Anstehend. Ist der Liefertag vorbei und die Lieferung noch nicht unterschrieben, steht sie unter Noch nicht unterschrieben — dort wird nach der Veranstaltung der Verbrauch gezählt. Unter Erledigt stehen nur unterschriebene Lieferungen.

1. Dein Team öffnet im Mitarbeiter-Portal den Bereich Lieferungen und tippt auf die Lieferung. Das funktioniert mit eigenem Portal-Zugang genauso wie über den Link ohne Login.
2. Unter den Positionen steht der Bereich Verbrauch erfassen: je Zeile der Produktname, ein großes Mengenfeld mit dem Label verbraucht (Einheit) und darunter mitgenommen: … als Bezug.
3. Menge eintragen und unten auf Verbrauch senden tippen. Die Leiste darüber zählt mit, was rausgeht („3 Positionen · Σ …“).

Ein paar Dinge, die den Abend erleichtern:

• Zwei Knöpfe für den Normalfall. alles verbraucht und alles zurück füllen eine Zeile mit einem Tipp — das deckt die meisten Positionen ab.
• Zurückzählen statt rechnen. Wer lieber zählt, was übrig ist, tippt an der Zeile auf zurückzählen. Das Feld-Label wechselt sichtbar auf zurück (Einheit), die Zeile zeigt die Rechengrundlage („10 mitgenommen · 3 bereits erfasst · Rest 7“) und live das Ergebnis („→ 2 verbraucht“). Gespeichert wird immer der Verbrauch. Bei Positionen ohne mitgenommene Menge ist der Umschalter deaktiviert, mit dem Hinweis Ohne mitgenommene Menge nicht möglich.
• Komma-Mengen sind erlaubt. 2,5 Kisten oder 0,75 Kilo trägst du direkt ein — mit Komma oder Punkt.
• In Gebinden oder in Stück zählen. Hat der Artikel eine Verpackungseinheit, schaltest du an der Zeile die Eingabe-Einheit um — die Umrechnung steht direkt daneben („1 Kasten = 6 Flasche“). Gespeichert wird immer in der Einheit der Lieferschein-Position; beim Zurückzählen zeigt die Zeile den Rest ungefähr in der gewählten Einheit.
• Mehr als mitgenommen ist kein Fehler. Wurde nachgeliefert, trägst du die höhere Menge ein. Univents speichert sie und zeigt nur den Hinweis Mehr als mitgenommen — bitte prüfen; blockiert wird nichts.
• Kein Netz ist kein Datenverlust. Bricht die Verbindung weg, bleiben die Eingaben stehen und sind als Nicht gesendet markiert. Sobald wieder Empfang da ist, gehen sie automatisch raus — oben steht kurz „Netz wieder da — wird erneut gesendet …“; Erneut senden geht weiterhin auch von Hand. Eine Lieferung, die auf diesem Gerät schon einmal offen war, öffnet sich sogar ganz ohne Netz — oben steht dann Offline mit dem Stand der angezeigten Daten. Nur eine noch nie geöffnete Lieferung braucht einmal kurz Verbindung.
• Es wird immer alles oder nichts gespeichert. Scheitert das Senden, meldet Univents „Senden fehlgeschlagen — nichts gespeichert. Bitte erneut senden.“ Es gibt keinen halb gespeicherten Stand, den jemand suchen müsste.
• Gespeichert heißt sichtbar gespeichert. Nach dem Senden rutschen die Zeilen unter Bereits erfasst und stehen dort dauerhaft als Erfasst · Uhrzeit — bereits abgerechnete zusätzlich mit Abgerechnet. Sie sind gesperrt und von den offenen Eingaben getrennt, so entstehen keine Doppelzählungen. Mehrere Personen dürfen dieselbe Position zählen; die Mengen werden addiert. Ist alles gezählt, steht dort Alle Verbrauchs-Positionen sind erfasst.
• Abgerechnet heißt endgültig. Steht eine Erfassung schon auf einer Rechnung, lässt sie sich nicht mehr ändern. Wer es trotzdem versucht, bekommt den Hinweis, sich im Büro zu melden. Solange nichts abgerechnet ist, bleibt jede Erfassung änder- und löschbar.
• Preise sieht das Portal nie. Die Erfassung zeigt Mengen und Einheiten, keine Beträge.

Stehen auf dem Lieferschein keine zusätzlich bereitgestellten Artikel, sagt der Bereich das ausdrücklich.

Kein Genehmigungsschritt mehr

Erfasste Mengen müssen nicht mehr freigegeben werden. Die Übernahme in die Rechnung ist die Abrechnung. Solange nichts abgerechnet ist, bleibt jede Erfassung änder- und löschbar — auch Tage später. Korrigieren heißt also einfach: erneut zählen und senden, solange die Position nicht auf einer Rechnung steht.

Wurde mehr verbraucht als mitgenommen, trägt die Zeile den Warn-Hinweis „{Menge} über Mitnahme“. Das ist eine Warnung für dich, keine Sperre.

Sobald eine Erfassung auf einer Rechnung steht, ist sie gesperrt (Markierung Abgerechnet). Geht die Position wieder weg — du löschst sie oder stornierst den Beleg — ist die Erfassung automatisch wieder frei und wird beim nächsten Übernehmen berücksichtigt.

In die Rechnung übernehmen

1. Öffne den Rechnungs-Entwurf der Veranstaltung.
2. Steht Verbrauch bereit, siehst du oben die Karte Verbrauch übernehmen mit der Zahl der wartenden Positionen — ein Klick auf Übernehmen genügt. Alternativ öffnest du den gewohnten Dialog für weitere Positionen und nimmst dort den Abschnitt Verbrauch mit {Anzahl} Positionen übernehmen. Beide Wege machen dasselbe.
3. Univents legt je Produkt eine Position an: Menge = Summe aller erfassten Zählungen, Einheit wie auf dem Lieferschein, Preis wie in der Lieferschein-Position. Danach meldet Univents „{Anzahl} Positionen übernommen“.

Für das Übernehmen brauchst du das Recht Finanzen bearbeiten.

Kopfrabatt, Steuersätze und Summen rechnen danach wie bei jeder anderen Position.

Was du dabei wissen solltest:

• Nichts wird doppelt abgerechnet. Eine Position, die nach Verbrauch abgerechnet wird, lässt sich nicht zusätzlich über die geplanten Buchungen in dieselbe Rechnung ziehen.
• Die Positionsübernahme lässt Zusatzartikel automatisch aus. Unter „Aus anderen Belegen“ bietet eine Rechnung Zusatzartikel gar nicht erst an — sie kommen über die erfassten Ist-Mengen, und gratis bereitgestellte Artikel sollen gratis bleiben. Alles einfügen übernimmt die übrigen Zeilen und meldet dazu, wie viele Positionen nicht angeboten wurden („2 Positionen werden hier nicht angeboten — Verbrauch läuft über die Ist-Erfassung, gratis bereitgestellte Artikel bleiben gratis“). Auf Angeboten und Lieferscheinen bleibt weiterhin alles übernehmbar.
• Auch über das Angebot bleibt ein Zusatzartikel gratis. Übernimmst du eine Position aus dem Bereich Zusätzlich bereitgestellte Artikel in ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung, steht sie dort mit 0 € und dem Hinweis „Wird nach Verbrauch abgerechnet“ — Artikel und Menge bleiben sichtbar. Ziehst du später die Rechnung daraus, taucht sie dort nicht als berechnete Position auf: Univents prüft bei jeder Übernahme die Herkunft der Position bis zur Wurzel. Dasselbe gilt für automatisch erzeugte Belege — Beleg aus Buchungen, die Automatik-Rechnung beim Annehmen einer Anfrage und die Lieferschein-Automatik lassen solche Positionen weg. Wird der Lieferschein gelöscht, ist der Artikel wieder ganz normal berechenbar. Trägst du an der 0-€-Zeile im Angebot einen Preis oder Rabatt ein, weist Univents ihn ab: „Dieser Artikel wird nach Verbrauch abgerechnet; der Preis wird auf dem Lieferschein gepflegt“. Erlaubt ist nur die Nullstellung: Setzt du die Zeile auf 0 € oder auf 100 % Rabatt, bleibt sie gratis — jeder andere Wert wird weiter abgewiesen. Preise neu berechnen setzt die Zeile nicht mehr auf den Katalogpreis zurück. Wird beim Annehmen des Angebots oder beim Abschließen der Veranstaltung ein zusätzlich bereitgestellter Artikel nicht in die Rechnung übernommen, erscheint der Hinweis „zusätzlich bereitgestellte Artikel wurden nicht in die Rechnung übernommen — sie werden nach Verbrauch abgerechnet“.
• Nachzügler sind kein Problem. Wird nach der Übernahme noch etwas gezählt, übernimmst du es einfach nach. Es entsteht eine zusätzliche Position nur für die neuen Mengen; bestehende Zeilen bleiben unverändert.
• Löschen gibt frei. Löschst du die Position wieder oder stornierst den Beleg, sind die Erfassungen automatisch wieder übernehmbar. Du musst nichts zurücksetzen.
• Vergessenes Zählen fällt auf — aber es wird nicht geschätzt. Gibt es einen Zusatzartikel, zu dem niemand etwas erfasst hat, erscheint er mit dem Hinweis „Verbrauch noch nicht eingetragen“ und seiner Plan-Menge. Einen Knopf zum Übernehmen gibt es bewusst nicht: eine ungezählte Position wird gezählt, nicht geschätzt. Trag die Ist-Menge nach und übernimm sie dann.

Verbrauch auswerten (Bericht)

Unter Berichte → Verbrauch wertest du die Erfassungen aus: je Produkt die verbrauchte gegen die mitgenommene Menge samt Differenz, aufklappbar je Veranstaltung. Oben stehen die Kacheln Verbraucht gesamt und Auffälligste Differenz. Der Zeitraum filtert nach dem Datum der Erfassung. Gezählt wird jede Erfassung, die noch existiert — Gelöschtes fällt heraus.

Was mit dem Lagerbestand passiert

Der Verbrauch wirkt auf zwei Dinge: die Abrechnung (oben) und den Lagerbestand:

• Vor dem Abschluss ist die Erfassung lagerneutral: Zählen ändert am Bestand nichts.
• Beim Abschluss bucht Univents den Bestand wie bisher nach der Planmenge aus. Zusätzlich bereitgestellte Artikel haben keine Planbuchung — bei ihnen geht hier also nichts ab.
• Nach dem Abschluss zieht Univents den Bestand automatisch nach: Plan-Menge aus dem Abschluss plus alle erfassten Zählungen. Für zusätzlich bereitgestellte Artikel heißt das: sie gehen nur in Höhe des eingetragenen Verbrauchs vom Lager ab — wurde nichts eingetragen, kommt die volle Menge zurück. Das passiert laufend, jede neue oder korrigierte Erfassung rechnet den Bestand nach, auch Tage später.
• Reicht der Bestand für die Ausbuchung nicht, wird die Erfassung trotzdem gespeichert — die Menge geht nicht verloren. Der Lagerabgleich wird dann nur übersprungen; Inhaber und Admins bekommen darüber eine Benachrichtigung. Korrigiere den Bestand im Inventar: der nächste Abgleich (die nächste Erfassung oder der Abschluss) holt den Verbrauch automatisch nach.

Was der Verbrauch nicht tut

Die Material- und Planungsansichten rechnen weiterhin mit den Planmengen — die Ist-Korrektur betrifft Abrechnung und Lagerbestand.

Kopierst du eine Veranstaltung, werden Verbrauchs-Erfassungen bewusst nicht mitkopiert — sie gehören zur Original-Veranstaltung. In der Kopie steht deshalb der Hinweis, dass noch nicht gezählt wurde.

Voraussetzung: Verbrauchserfassung ist ab dem Core-Tarif verfügbar. Ohne passenden Tarif siehst du im Backoffice einen Hinweis statt der Funktion, und im Portal steht bei der Lieferung „Verbrauchserfassung ist in eurem Tarif nicht enthalten — bitte im Büro melden.“ Zum Übernehmen in die Rechnung brauchst du außerdem das Recht Finanzen bearbeiten.