Zarejestruj zużycie i rozlicz według ilości rzeczywistej

Napoje, przekąski i podobny towar zabierasz na zapas — dziesięć skrzynek wody, żeby na pewno wystarczyło. Rozliczane jest jednak to, co faktycznie zostało zużyte. Dotąd oznaczało to kartkę przy demontażu i przepisywanie jej następnego ranka. W Univents Twój zespół liczy ilości rzeczywiste bezpośrednio w dostawie, a Ty jednym kliknięciem przenosisz je do faktury.

Droga ma cztery stacje: oznacz pozycję jako dodatkowy artykuł → dowód dostawy jak zwykle → policz na miejscu → przenieś do faktury. Etapu zatwierdzania już nie ma — przeniesienie do faktury jest rozliczeniem.

Co oznacza „Wg zużycia”

Wg zużycia rozliczane są wyłącznie dodatkowe artykuły. To pozycje, które wydajesz za darmo: skrzynki wody dla personelu, kawa dla zespołu. Sprzedane usługi — wszystko, co ma znaleźć się na fakturze — są zawsze rozliczane w pełnej wysokości. Sprzedaży nie da się więc w ogóle ustawić jako „wg zużycia”, bo wypadłaby z rozliczenia.

Wiersz staje się dodatkowym artykułem na dwa sposoby:

1. Na produkcie jako ustawienie domyślne. Otwórz artykuł w Inwentarz i w sekcji Cena i stan magazynowy włącz opcję Rozliczenie według zużycia. Każda przyszła pozycja dowodu dostawy z tym artykułem zaczyna wtedy jako dodatkowy artykuł. Dotyczy to także dowodów dostawy, które już istnieją jako Wersja robocza — po zmianie ustawienia często używanego artykułu rzuć więc okiem na otwarte wersje robocze.
2. Na pojedynczej pozycji. W edytorze dokumentu dowodu dostawy przełączasz wiersz przez Dodatkowo udostępnione artykuły (Jest dostarczane, ale nie jest fakturowane). Dzięki temu załatwisz pojedynczy przypadek bez zmiany produktu.

Ustawienie istnieje dla artykułów. Pakiety oraz produkty z wynajmu i usługowe są celowo wyłączone: w przypadku pakietu nie byłoby jasne, co znaczy „zużyte”, a towar z wynajmu z definicji wraca. Sprzedany artykuł z pakietu jest więc zawsze rozliczany w pełnej wysokości.

Tworzenie dowodu dostawy

Przy dowodzie dostawy nic się dla Ciebie nie zmienia: tworzysz go jak dotychczas. W edytorze dokumentu dodatkowe artykuły są zebrane w osobnej sekcji Wg zużycia. Pod nagłówkiem widnieje Tylko dodatkowo udostępnione artykuły — sprzedane pozycje są zawsze rozliczane w pełnej wysokości. Sekcja jest budowana od nowa przy każdym otwarciu, dlatego nie można jej zmienić nazwy, przesunąć ani usunąć.

Każdy wiersz pokazuje zabrano: …, a po policzeniu także Zużyte: … — przy przekroczeniu dodatkowo w tym … ponad zabraną ilość. Obok widnieje moment ostatniej rejestracji jako Stan na: …. Jeśli nic jeszcze nie policzono, wiersz pokazuje zabraną ilość z dopiskiem Ilość rzeczywista jeszcze nie zarejestrowana — nigdy pusty wiersz.

Dopóki dowód dostawy ma status Wersja robocza, dodajesz kolejny artykuł do sekcji przez Wybierz dodatkowy artykuł, a usuwasz go z niej przez Nie wg zużycia. Po sfinalizowaniu lub podpisaniu dowodu dostawy przypisania nie można już zmienić.

To, czy sekcja pojawi się także w PDF, zależy od używanego układu dokumentu: aktualne układy drukują ją razem ze znacznikiem „Stan na”, starsze wystawiają dowód dostawy bez zmian, jak dotąd. W edytorze widzisz sekcję zawsze. Jeśli potrzebujesz jej na wydrukowanym dowodzie dostawy, a jej tam brakuje, napisz do nas przez przycisk pomocy w aplikacji — zmienimy Twój układ. Tam, gdzie sekcja jest drukowana, obowiązuje zasada: dwa wydruki z różnych momentów mogą się różnić, a po „Stan na” widać, kiedy powstały.

Liczenie na miejscu (Portal pracownika)

Liczy się w tym samym miejscu, w którym się podpisuje — w samym dowodzie dostawy.

Aby dostawa pojawiła się w portalu: w dowodzie dostawy w polu Dostawca musi być wpisana osoba, która ma liczyć — tylko u niej dostawa pojawi się w sekcji Dostawy. W portalu dostawca może podpisać także wersję roboczą; w backoffice przycisk podpisu pojawia się dopiero po sfinalizowaniu. Dzisiejsza i przyszła trasa jest w sekcji Nadchodzące. Jeśli dzień dostawy minął, a dostawa nie jest jeszcze podpisana, znajduje się w sekcji Jeszcze niepodpisane — tam po wydarzeniu liczy się zużycie. W sekcji Zakończone są tylko podpisane dostawy.

1. Twój zespół otwiera w Portal pracownika sekcję Dostawy i dotyka dostawy. Działa to tak samo z własnym dostępem do portalu, jak przez link bez logowania.
2. Pod pozycjami znajduje się sekcja Zarejestruj zużycie: w każdym wierszu nazwa produktu, duże pole ilości z etykietą Zużyte (jednostka) i pod nim zabrano: … jako punkt odniesienia.
3. Wpisz ilość i na dole dotknij Wyślij zużycie. Pasek nad nim zlicza, co zostanie wysłane („3 pozycje · Σ …”).

Kilka rzeczy, które ułatwią wieczór:

• Dwa przyciski na typowy przypadek. wszystko zużyte i wszystko zwrócone wypełniają wiersz jednym dotknięciem — to pokrywa większość pozycji.
• Liczenie wstecz zamiast rachunków. Jeśli wolisz liczyć to, co zostało, dotknij w wierszu policz wstecz. Etykieta pola zmienia się widocznie na zwrócone (jednostka), wiersz pokazuje podstawę obliczeń („10 zabrano · 3 już zarejestrowano · reszta 7”) i na żywo wynik („→ 2 zużyto”). Zapisywane jest zawsze zużycie. Przy pozycjach bez zabranej ilości przełącznik jest wyłączony, z dopiskiem Niemożliwe bez zabranej ilości.
• Ilości z przecinkiem są dozwolone. 2,5 skrzynki lub 0,75 kilograma wpisujesz bezpośrednio — z przecinkiem lub kropką.
• Liczenie w opakowaniach zbiorczych lub w sztukach. Jeśli artykuł ma jednostkę opakowania, przełączasz w wierszu jednostkę wprowadzania — przelicznik widać tuż obok („1 skrzynka = 6 butelek”). Zapisywane jest zawsze w jednostce pozycji dowodu dostawy; przy liczeniu wstecz wiersz pokazuje resztę w przybliżeniu w wybranej jednostce.
• Więcej niż zabrano nie jest błędem. Jeśli dowieziono dodatkowy towar, wpisz większą ilość. Univents ją zapisze i pokaże tylko ostrzeżenie Więcej niż zabrano — sprawdź; nic nie jest blokowane.
• Brak sieci nie oznacza utraty danych. Jeśli połączenie zniknie, wpisane dane pozostają i są oznaczone jako Niewysłane. Gdy tylko wróci zasięg, zostaną wysłane automatycznie — na górze pojawia się na chwilę „Sieć wróciła — ponowne wysyłanie …”; Wyślij ponownie nadal działa także ręcznie. Dostawa, która była już kiedyś otwarta na tym urządzeniu, otworzy się nawet całkiem bez sieci — na górze widać wtedy Offline ze stanem wyświetlanych danych. Tylko dostawa, która nigdy nie była otwierana, wymaga jednorazowo krótkiego połączenia.
• Zapisywane jest zawsze wszystko albo nic. Jeśli wysyłanie się nie powiedzie, Univents zgłasza „Wysyłanie nie powiodło się — nic nie zapisano. Wyślij ponownie.” Nie ma stanu zapisanego w połowie, którego ktoś musiałby szukać.
• Zapisane znaczy widocznie zapisane. Po wysłaniu wiersze przechodzą do sekcji Już zarejestrowane i pozostają tam na stałe jako Zarejestrowano · godzina — te już rozliczone dodatkowo z oznaczeniem Rozliczone. Są zablokowane i oddzielone od otwartych wpisów, dzięki czemu nie dochodzi do podwójnego liczenia. Kilka osób może liczyć tę samą pozycję; ilości są sumowane. Gdy wszystko jest policzone, widnieje tam Wszystkie pozycje zużycia zostały zarejestrowane.
• Rozliczone znaczy ostateczne. Jeśli rejestracja jest już na fakturze, nie można jej zmienić. Kto mimo to spróbuje, dostanie komunikat, by zgłosić się do biura. Dopóki nic nie jest rozliczone, każdą rejestrację można zmienić i usunąć.
• Portal nigdy nie pokazuje cen. Rejestracja pokazuje ilości i jednostki, bez kwot.

Jeśli na dowodzie dostawy nie ma dodatkowo udostępnionych artykułów, sekcja mówi to wprost.

Koniec z etapem zatwierdzania

Zarejestrowane ilości nie wymagają już zatwierdzenia. Przeniesienie do faktury jest rozliczeniem. Dopóki nic nie jest rozliczone, każdą rejestrację można zmienić i usunąć — także po kilku dniach. Korekta oznacza więc po prostu: policz ponownie i wyślij, dopóki pozycji nie ma na fakturze.

Jeśli zużyto więcej, niż zabrano, wiersz zawiera ostrzeżenie „{Menge} ponad zabraną ilość”. To ostrzeżenie dla Ciebie, nie blokada.

Gdy rejestracja znajdzie się na fakturze, jest zablokowana (oznaczenie Rozliczone). Jeśli pozycja zniknie — usuniesz ją lub stornujesz dokument — rejestracja automatycznie znów jest wolna i zostanie uwzględniona przy następnym przeniesieniu.

Przenoszenie do faktury

1. Otwórz wersję roboczą faktury wydarzenia.
2. Jeśli zużycie czeka na przeniesienie, u góry widzisz kartę Przenieś zużycie z liczbą oczekujących pozycji — wystarczy jedno kliknięcie Zastosuj. Alternatywnie otwórz znane okno dialogowe dla dalszych pozycji i wybierz tam sekcję Zużycie z przyciskiem Przenieś pozycje: {Anzahl}. Obie drogi robią to samo.
3. Univents tworzy jedną pozycję na produkt: ilość = suma wszystkich zarejestrowanych zliczeń, jednostka jak na dowodzie dostawy, cena jak w pozycji dowodu dostawy. Następnie Univents zgłasza „Przeniesiono pozycje: {Anzahl}”.

Do przenoszenia potrzebujesz uprawnienia Edytuj finanse.

Rabat nagłówkowy, stawki VAT i sumy przeliczają się potem jak przy każdej innej pozycji.

Warto wiedzieć:

• Nic nie jest rozliczane podwójnie. Pozycji rozliczanej wg zużycia nie można dodatkowo wciągnąć do tej samej faktury przez planowane rezerwacje.
• Przenoszenie pozycji automatycznie pomija dodatkowe artykuły. W sekcji „Z innych dokumentów” faktura w ogóle nie oferuje dodatkowych artykułów — trafiają do niej przez zarejestrowane ilości rzeczywiste, a artykuły udostępnione za darmo mają pozostać darmowe. Wstaw wszystko przenosi pozostałe wiersze i podaje, ile pozycji nie zostało zaoferowanych („2 pozycje nie są tu oferowane — zużycie trafia przez rejestrację ilości rzeczywistych, artykuły udostępnione za darmo pozostają darmowe”). W ofertach i dowodach dostawy nadal można przenieść wszystko.
• Spóźnione zliczenia to nie problem. Jeśli po przeniesieniu coś jeszcze zostanie policzone, po prostu przenieś to dodatkowo. Powstaje dodatkowa pozycja tylko dla nowych ilości; istniejące wiersze pozostają bez zmian.
• Usunięcie zwalnia. Jeśli usuniesz pozycję lub stornujesz dokument, rejestracje automatycznie znów można przenieść. Nie musisz niczego resetować.
• Zapomniane liczenie rzuca się w oczy — ale nic nie jest szacowane. Jeśli istnieje dodatkowy artykuł, dla którego nikt nic nie zarejestrował, pojawia się z dopiskiem „Zużycie jeszcze nie wpisane” i swoją ilością planowaną. Przycisku do przeniesienia celowo nie ma: niepoliczoną pozycję się liczy, a nie szacuje. Dopisz ilość rzeczywistą, a potem ją przenieś.

Analiza zużycia (raport)

W Raporty → Zużycie analizujesz rejestracje: dla każdego produktu zużytą ilość w porównaniu z zabraną wraz z różnicą, z możliwością rozwinięcia dla każdego wydarzenia. U góry znajdują się kafelki Zużycie łącznie i Największa różnica. Okres filtruje według daty rejestracji. Liczona jest każda rejestracja, która nadal istnieje — to, co usunięto, wypada.

Co dzieje się ze stanem magazynowym

Zużycie wpływa na dwie rzeczy: Rozliczenia (wyżej) i Stan magazynowy:

• Przed zamknięciem rejestracja nie wpływa na magazyn: liczenie nie zmienia stanu.
• Przy zamknięciu Univents rozchodowuje stan jak dotąd według ilości planowanej. Dodatkowo udostępnione artykuły nie mają rezerwacji planowej — nic tu z magazynu nie ubywa.
• Po zamknięciu Univents automatycznie koryguje stan: ilość planowana z zamknięcia plus wszystkie zarejestrowane zliczenia. Dla dodatkowo udostępnionych artykułów oznacza to, że ubywają z magazynu tylko w wysokości wpisanego zużycia — jeśli nic nie wpisano, wraca pełna ilość. Dzieje się to na bieżąco, każda nowa lub poprawiona rejestracja przelicza stan, także po kilku dniach.
• Jeśli stan nie wystarcza na rozchód, rejestracja jest mimo to zapisywana — ilość nie przepada. Uzgodnienie stanu magazynowego jest wtedy tylko pomijane; właściciele i administratorzy dostają o tym powiadomienie. Popraw stan w inwentarzu: następne uzgodnienie (kolejna rejestracja lub zamknięcie) automatycznie nadrobi zużycie.

Czego zużycie nie robi

Widoki materiałów i planowania nadal liczą z ilościami planowanymi — korekta według ilości rzeczywistej dotyczy rozliczeń i stanu magazynowego.

Gdy kopiujesz wydarzenie, rejestracje zużycia celowo nie są kopiowane — należą do oryginalnego wydarzenia. W kopii widnieje więc informacja, że jeszcze nic nie policzono.

Wymaganie: rejestracja zużycia jest dostępna od planu Core. Bez odpowiedniego planu w backoffice zamiast funkcji widzisz komunikat, a w portalu przy dostawie widnieje „Rejestracja zużycia nie jest zawarta w Waszym planie — zgłoś się do biura.” Do przenoszenia do faktury potrzebujesz ponadto uprawnienia Edytuj finanse.