Créer et utiliser des recettes

Avec le type de produit Recette dans Univents, vous créez des produits de cuisine et de traiteur qui regroupent ingrédients, allergènes et consignes de préparation. Dès qu’une recette est réservée dans un événement, elle apparaît automatiquement dans le moniteur de cuisine et dans la liste de production, sans retouche manuelle.

Dans la vidéo, vous voyez comment renseigner une recette avec les ingrédients par invité, les allergènes, la durée de conservation, le temps de préparation et la catégorie de production.

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Vous retrouverez aussi les différentes étapes par écrit ci-dessous.

Créer une recette

1. Allez dans Inventaire dans la navigation de gauche.
2. Cliquez en haut à droite sur Ajouter un produit.
3. Dans la boîte de dialogue Choisir le type de produit, sélectionnez Recette. Univents crée immédiatement un brouillon et ouvre le formulaire du produit.
4. Dans la section Données de base, saisissez au minimum le Nom et la Catégorie. Vous définissez également ici le Mode de facturation (par ex. Par invité ou Par pièce).
5. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder le brouillon, ou passez directement à l’étape suivante.

Renseigner les détails de production et les ingrédients

Après le premier enregistrement, passez à la section Recette (barre latérale gauche du formulaire). Vous y trouvez tous les champs utiles à la production :

1. Activez Utiliser pour la production en cuisine : ce n’est qu’ensuite que les autres champs deviennent modifiables.
2. Sous Allergènes, saisissez tous les allergènes concernés sous forme de tags (touche Entrée pour valider).
3. Sous Régimes alimentaires, indiquez le cas échéant des mentions comme « Végan » ou « Sans gluten ». Après l’enregistrement, elles apparaissent dans l’inventaire dans la colonne Allergènes et régimes : vous voyez ainsi côte à côte les allergènes et les régimes, sans avoir à ouvrir le produit. Les régimes ne sont pas repris des ingrédients : contrairement à un allergène, qui s’additionne, « Végan » n’est vrai que si la mention s’applique à chaque ingrédient. Vous la renseignez donc sur la recette elle-même.
4. Sous Temps & conservation, vous pouvez définir la Durée de conservation (jours) et le Temps de préparation (heures). Le moniteur de cuisine utilise ces valeurs pour calculer les fenêtres de production.
5. Choisissez un Type de production (interne ou externe).
6. Sous Catégorie de production, vous affectez la recette à un poste de cuisine (par ex. Cuisine chaude). Le bouton plus à côté du champ de sélection permet de créer directement une nouvelle catégorie.
7. Dans le champ Recette, saisissez les instructions de préparation en texte libre ; Remarques accueille les notes internes.
8. Dans la zone Ingrédients, cliquez sur Ajouter un ingrédient, recherchez le produit dans votre inventaire, saisissez la Quantité et validez avec Ajouter. Univents affiche automatiquement l’unité qui suit : il s’agit de l’Unité du produit de l’ingrédient (formulaire du produit de l’ingrédient, Prix et stock → Unité), et non de son conditionnement ni d’une saisie à faire ici. La quantité est comptée précisément dans cette unité : 8 pour un citron vert dont l’unité est g correspond à 8 g, même si vous l’achetez par caisses de 5 000 g. Si l’unité n’est pas la bonne, corrigez-la une seule fois sur le produit de l’ingrédient : elle sera alors correcte dans toutes les recettes qui utilisent cet ingrédient. Répétez l’opération pour chaque ingrédient. Si l’ingrédient comporte un Contenu par unité (par ex. 1 bouteille d’Adelholzener = 1 000 ml, voir Créer et configurer des produits), le champ affiche à la place Quantité en ml : vous saisissez la quantité directement dans l’unité de base (par ex. 200), et la conversion « = 0,2 bouteille » s’affiche à côté pour contrôle. Les ingrédients sans contenu n’ont toujours que le champ de quantité dans leur unité. Si vous modifiez ensuite le contenu sur le produit de l’ingrédient (par ex. 750 ml), Univents convertit automatiquement les 200 ml en nouvelle quantité de bouteilles : le prix d’achat calculé de la recette suit. Si vous supprimez à nouveau le contenu sur le produit de l’ingrédient, la ligne est de nouveau comptée dans l’unité. Saisir la quantité dans une autre unité. Si l’unité ou le contenu de l’ingrédient est une unité de mesure (g, kg, ml, l …), un champ de sélection avec les unités correspondantes s’affiche à droite du champ de quantité : pour un citron vert dont l’unité est kg, par exemple mg, g et kg. Choisissez g, saisissez 8, et « = 0,008 kg » s’affiche dessous pour contrôle. La quantité est enregistrée dans l’unité de l’ingrédient (0,008 kg) : le prix d’achat et la planification du matériel se calculent donc comme avant, mais la ligne s’affiche telle que vous l’avez saisie : « 8 g ». De la même manière, pour une bouteille de 1 000 ml, vous saisissez 0,2 en l ou 4 en cl. Si vous changez l’unité dans le champ de sélection, le nombre saisi reste en place : il n’est pas converti, vous le saisissez de nouveau dans la nouvelle unité. Les unités converties sont listées plus bas dans Quelles unités Univents convertit.
9. Directement sous la liste des ingrédients, vous pouvez activer Calculer le prix d'achat à partir des ingrédients. Univents additionne alors quantité × prix d’achat de chaque ingrédient et inscrit le résultat dans le prix d’achat de la recette. Le champ Prix d’achat sous Prix et stock est ensuite verrouillé et affiche la valeur calculée. Si le prix d’achat d’un ingrédient, une quantité ou la liste des ingrédients elle-même change, Univents recalcule immédiatement. Sans la case cochée, le prix d’achat reste votre propre saisie, comme auparavant : rien ne change donc sur les recettes existantes tant que vous n’activez pas l’option.
10. Cliquez enfin sur Enregistrer ou Publier pour activer la recette.

Utiliser une recette dans des événements et des devis

Une recette publiée se comporte comme n’importe quel autre produit : vous l’ajoutez dans un événement parmi les lignes (devis, bon de livraison, facture). Si le mode de facturation est défini sur Par invité, les quantités d’ingrédients dans la liste de production s’adaptent automatiquement au nombre d’invités réservé. Ce qui compte est le nombre de personnes de la ligne elle-même, c’est-à-dire la quantité indiquée dans le document dans la colonne Personnes, sinon le nombre d’invités de l’événement. Il n’est compté qu’une seule fois : les ingrédients se calculent sur la quantité de la recette ou du pack, quel que soit le mode de facturation défini sur chaque ingrédient.

Si vous remplacez un plat par un autre dans un menu (onglet Réservations → Modifier la ligne sur la ligne du composant), les ingrédients sont eux aussi remplacés automatiquement : Univents multiplie les ingrédients de la recette nouvellement choisie (recette × quantité du plat) et les substitue à ceux de l’ancien plat. Cela se répercute sur la vue du matériel, le Function Sheet et la liste de production.

Moniteur de cuisine et liste de production

Les deux zones dépendent de paramètres différents, ce qui est utile à savoir si un plat manque dans l’une d’elles :

• Liste de production (onglet Liste de production dans l’inventaire) : regroupe toutes les quantités nécessaires sur plusieurs événements. Filtrez par période, événement ou catégorie de production et imprimez directement la liste. Chaque recette y figure sur sa propre ligne dès qu’elle est réservée : l’option Produit en cuisine suffit, vous n’avez pas besoin de Utiliser pour la production en cuisine.
• Cuisine (onglet Cuisine dans l’inventaire) : affiche en temps réel toutes les tâches de production ouvertes, en cours et terminées. Vous pouvez déplacer les tâches entre les colonnes Préparation, En cours et Terminé. Une recette n’arrive sur ce tableau que si Utiliser pour la production en cuisine est également coché.

En bref : la case Utiliser pour la production en cuisine décide uniquement de l’affichage dans le moniteur de cuisine. La recette figure dans tous les cas sur la liste de production.

Ingrédients avec contenu entre parenthèses. Si un ingrédient comporte un contenu par unité, le moniteur de cuisine, la vue détaillée de la recette dans le portail des employés (cuisine) et le bloc des composants de la liste de production (PDF) l’affichent dans l’unité de base, avec l’unité entre parenthèses : par ex. « 10 000 ml Adelholzener (10 bouteilles) » pour une quantité de 50 portions. Les ingrédients sans contenu restent affichés uniquement dans leur unité, par ex. « 0,4 kg de citrons verts ».

Dans l’unité saisie. Si vous avez saisi un ingrédient dans une autre unité de mesure (8 g au lieu de 0,008 kg), le moniteur de cuisine, la cuisine du portail, la liste de production et la ligne « contient » du Function Sheet l’affichent aussi dans cette unité, extrapolée à la quantité : par ex. « 400 g de citrons verts » pour 50 portions ou « 10 l Adelholzener (10 bouteilles) ». Univents ne change jamais d’échelle de lui-même : 10 000 ml restent 10 000 ml, sauf si la ligne a été saisie en litres. La vue du matériel, la liste de chargement, le réapprovisionnement et les lignes de document restent toujours dans l’unité de l’ingrédient.

Quelles unités Univents convertit

Lors de la saisie d’une quantité d’ingrédient, Univents convertit au sein de deux familles d’unités :

Univents reconnaît aussi les graphies courantes comme « Gramme », « Kilo », « Litre », « Ltr » ou « Centilitre ». Univents ne convertit volontairement pas entre volume et masse : passer de ml à g dépend de la densité (huile, miel, farine), et tout chiffre automatique y serait approximatif. De même, aucune conversion n’est faite entre pièce et poids, botte, bouteille ou mesures à la cuillère (c. à c., c. à s.). Si l’unité d’un ingrédient est autre (par ex. « botte »), il n’y a pas de champ de sélection d’unité et la quantité reste comptée dans cette unité, comme avant.

Questions fréquentes

Univents calcule-t-il les valeurs nutritionnelles d’une recette ? Oui. Si vous renseignez sur les ingrédients les valeurs nutritionnelles pour 100 g ou 100 ml, la recette affiche dans la section Recette, sous Allergènes et régimes, le total par portion et, lorsque le poids peut être déterminé, pour 100 g. S’il manque une information sur un ingrédient, le total apparaît comme Incomplet, avec l’ingrédient concerné et la raison. Détails dans Renseigner les valeurs nutritionnelles et les calculer pour les recettes.

Puis-je gérer des ingrédients sans passer par la section Recette ? Les ingrédients sont disponibles uniquement pour le type de produit Recette. L’option Utiliser pour la production en cuisine doit être active pour que la zone des ingrédients soit modifiable. Les articles standard n’ont pas de zone d’ingrédients.

Que se passe-t-il si je définis le type de production sur « externe » ? La recette apparaît toujours dans la liste de production et dans le moniteur de cuisine, mais elle est marquée comme produite en externe : utile pour les plats achetés qui doivent malgré tout figurer dans le plan de production.

Les allergènes des différents ingrédients peuvent-ils être repris automatiquement ? Oui. Dès qu’un ingrédient porte lui-même des allergènes, Univents les reprend automatiquement dans la zone en lecture seule Hérités des ingrédients de la recette, y compris sur plusieurs niveaux lorsqu’un ingrédient est lui-même un pack avec ses propres ingrédients. Cela vaut dès le premier composant : si vous ajoutez le premier ingrédient, son allergène apparaît immédiatement dans la fenêtre ouverte ; il en va de même pour chaque ingrédient suivant, ainsi que lorsque vous retirez un ingrédient ou modifiez plus tard ses allergènes. Les allergènes hérités ne peuvent pas être modifiés directement à cet endroit ; modifiez plutôt les allergènes de l’ingrédient concerné. Dans le champ Allergènes, vous continuez à saisir les allergènes propres à la recette elle-même, qui ne peuvent pas être déduits des ingrédients (par ex. lorsque la cuisine travaille avec une friteuse commune). Les mentions de régime comme « Végan » ne sont volontairement pas héritées.

Le produit doit-il être publié pour apparaître dans le moniteur de cuisine ? Oui. Les brouillons n’apparaissent pas dans le moniteur de cuisine. Cliquez sur Publier dans le formulaire pour activer la recette.

Pourquoi ne puis-je plus saisir d’unité propre pour un ingrédient ? Un texte libre sur la ligne d’un ingrédient n’aurait rien piloté et n’en aurait donné que l’apparence. À la place, chaque ingrédient est toujours compté dans l’Unité de son propre produit, la même que celle à laquelle se rapporte son prix d’achat : c’est pourquoi le prix d’achat calculé de la recette (quantité × prix d’achat par unité) est correct. L’avantage est que vous ne la renseignez qu’une fois et qu’elle est automatiquement correcte dans toutes les recettes qui utilisent cet ingrédient, au lieu d’avoir à l’ajuster dans chaque liste d’ingrédients. Si l’unité est une unité de mesure (g, kg, ml, l …), vous choisissez l’unité de saisie dans le champ de sélection à côté de la quantité (voir Quelles unités Univents convertit). Si l’ingrédient est géré en bouteilles ou en pièces mais que la recette requiert des millilitres ou des grammes, renseignez sur le produit de l’ingrédient un Contenu par unité (voir plus haut) : la ligne de l’ingrédient affiche alors automatiquement un champ de quantité dans cette unité de base.

Pourquoi mon ingrédient affiche-t-il soudain « Quantité en ml » au lieu du nombre de bouteilles ? Parce qu’un Contenu par unité est défini sur le produit de l’ingrédient (par ex. 1 bouteille = 1 000 ml, formulaire Prix et stock → Unité, contenu et conditionnement). L’enregistrement et les calculs restent néanmoins faits dans l’unité (bouteille) : la vue du matériel, la liste de chargement, le réapprovisionnement et les lignes de document continuent d’afficher des bouteilles. Seuls la saisie de la recette, le moniteur de cuisine, la liste de production et le Function Sheet affichent l’unité de base, car on y travaille en millilitres ou en grammes. Si vous supprimez à nouveau le contenu sur le produit, le champ ml disparaît et la ligne est de nouveau comptée en bouteilles.