Répartir les invités en groupes

Les grands événements ont rarement un seul groupe d'invités : adultes, enfants, prestataires, musiciens. Avec les Groupes d'invités, vous enregistrez cette répartition dans l'événement. Important : il n'y a toujours qu'un seul nombre d'invités par événement — Univents continue de calculer le chiffrage, les besoins en personnel et les documents avec ce seul chiffre.

Les groupes d'invités sont disponibles à partir de la formule Core.

Créer les groupes une fois pour toutes

1. Ouvrez Paramètres > Groupes d'invités.
2. À la première ouverture, Univents crée deux groupes pour vous : Adultes et Enfants. Vous pouvez les renommer ou les supprimer.
3. Avec Nouveau groupe, vous créez d'autres groupes, par exemple « Musiciens » ou « Prestataires ».

Chaque groupe comporte l'option Compte comme invité. Si elle est désactivée, le groupe apparaît dans la répartition, mais son effectif n'entre pas dans le nombre d'invités. C'est le bon réglage pour les musiciens, les photographes ou les employés.

Price par groupe

Chaque groupe a un mode de prix. Il s'applique à tous les articles par invité et figure dans la même liste, dans la colonne Price :

• Prix plein — le groupe paie ce que coûte l'article.
• Pourcentage du prix — une part plutôt qu'une remise : 50 signifie moitié prix. Le pourcentage s'applique au prix après le groupe de prix client.
• Gratuit — le groupe reçoit une ligne à 0,00 € avec son effectif.
• Ne pas facturer — aucune ligne n'est créée pour le groupe. C'est le bon réglage pour les musiciens et les prestataires.

Les groupes qui ne comptent pas comme invités démarrent avec Ne pas facturer.

Prix par groupe d’invités sur l’article

Le mode de prix du groupe s'applique partout. Un article peut le remplacer : ouvrez Inventaire, ouvrez l'article et faites défiler jusqu'à Prix et stock → Prix par groupe d’invités. Un champ de prix y figure pour chaque groupe.

• Vide signifie : le mode de prix du groupe s'applique.
• Un prix saisi ne vaut que pour cet article et ce groupe — même si le client a un groupe de prix. Un buffet enfants à 18 € reste à 18,00 €.
• Produits salaire, tickets et packs conservent leur prix — les groupes d’invités ne s'y appliquent pas.

Les prix par groupe d’invités exigent la même formule que les groupes d’invités eux-mêmes.

Répartir un événement

1. Ouvrez un événement et faites défiler jusqu'à la carte Invités par groupe.
2. Cliquez sur Répartir en groupes.
3. Saisissez l'effectif de chaque groupe. Les groupes que vous laissez vides ne font pas partie de la répartition.
4. Le total est verrouillé et résulte des groupes qui comptent comme invités.
5. Enregistrez.

La carte affiche ensuite la répartition et le total de l'événement. Avec Modifier la répartition, vous la modifiez ; avec Supprimer la répartition, vous revenez à un nombre d'invités unique.

Répartition à la création, à la copie et dans les séries

• À la création : dans l'assistant, l'étape des invités affiche le bloc Répartir en groupes dès que vous avez créé des groupes. Si vous y saisissez des chiffres, le total en découle et il est verrouillé. Si vous laissez le bloc fermé, le nombre d'invités reste libre.
• Copie : lorsque vous copiez un événement, la copie reprend la répartition de l'original — effectif de chaque groupe compris.
• Série : si vous saisissez une répartition lors de la création d'une série, chaque événement de la série reçoit la même répartition.

Une ligne par groupe

Dès qu'un groupe a son propre mode de prix ou que l'article porte un prix de groupe fixe, Univents crée un article par invité par groupe — une ligne de réservation par groupe, dans l'ordre de vos groupes. Un « Menu » à 40,00 € avec 50 % pour les enfants devient, avec 60 adultes, 12 enfants et 5 musiciens :

• Menu – Adultes, 60 invités × 40,00 €
• Menu – Enfants, 12 invités × 20,00 €
• Menu – Musiciens, 5 invités × 40,00 €

Pour chacune de ces lignes :

• L'effectif du groupe figure sur l'axe invités de la ligne, pas dans la quantité — la chaîne de facteurs affiche « 12 invités × 20,00 € ».
• Un groupe à 0 invité ne reçoit aucune ligne.
• Un groupe en Gratuit reçoit une ligne à 0,00 € avec son effectif.
• Un prix de groupe fixe sur l'article remplace le prix de base ; un pourcentage s'applique au prix après le groupe de prix client.
• Les conditions de prix comme « week-end +10 % » touchent chaque ligne de groupe de la même façon ; une remise de ligne s'applique par ligne.

Sur le devis, chaque ligne de groupe est une position propre avec le nom du groupe — dans le PDF et sur la facture électronique de la même manière. Dans les réservations et dans l'éditeur, chaque ligne porte en plus une étiquette avec le nom du groupe.

Rien de configuré ? Tout reste comme avant : une position par article, un prix, le même nombre d'invités. Qui ne gère pas de prix par groupe d’invités ne remarque aucune différence.

Quand la répartition change

Si vous modifiez l'effectif d'un groupe sur l'événement, ses lignes suivent :

• Les effectifs suivent : la ligne du groupe apparaît ensuite dans les réservations et dans les brouillons de devis ouverts avec le nouvel effectif — recalculée avec le prix, et non l'ancien montant multiplié par le nouveau nombre.
• Groupe à 0 : la ligne disparaît, même si c'était la dernière de son type.
• Nouveau groupe (0 → 3 adolescents) : aucune ligne n'apparaît d'elle-même. Les réservations affichent « Il manque une ligne pour Adolescents (3) : Menu, Buffet — compléter » ; Compléter la crée en un clic.
• Modifié par vous : si vous avez ajusté vous-même l'effectif d'une ligne de groupe ou supprimé la ligne, cela reste ainsi. Univents n'écrase pas votre chiffre et ne recrée pas une ligne supprimée.
• Documents envoyés et acceptés restent inchangés et portent la mention « obsolète » habituelle — comme pour toute autre modification de l'événement.
• Le même article deux fois le même jour avec des groupes : Univents ne modifie rien et vous invite à vérifier les lignes.

Prix de groupe fixe ajouté après coup ? Une ligne non répartie existante reste en place ; les réservations affichent « Menu n'est pas encore réparti par groupe d’invités — répartir ». Un clic la répartit, tant qu'aucun devis n'a été envoyé pour elle. Si vous retirez le prix de groupe, les lignes de groupe existantes restent telles quelles.

Import et Chat IA

• Import : le modèle d'import des événements comporte une colonne Invités <groupe> par groupe — « Invités Adultes », « Invités Enfants », etc. Les chiffres qui s'y trouvent créent aussitôt la répartition. La colonne Nombre d'invités peut rester vide ; si elle contient un chiffre différent de la somme des groupes, la vérification signale une erreur pour la ligne. Un groupe qui n'existe pas dans votre compte n'est pas créé par l'import — la ligne reste bloquée avec une erreur explicite. Détails : Import Excel : produits, contacts et événements.
• Chat IA : « Mets les enfants à 10 » ou « Répartis 60 adultes et 12 enfants pour le mariage de samedi ». Univents recherche l'événement (ou la demande), associe le nom au bon groupe et indique dans sa réponse le nouveau nombre d'invités et l'ensemble de la répartition. Les groupes que vous omettez disparaissent de la répartition ; « Supprime la répartition » remet l'événement sur un nombre d'invités unique. Si vous ajoutez un article par invité via le chat, les lignes de groupe apparaissent comme dans les réservations ; si vous demandez le prix d'un événement, Univents calcule par groupe et indique le total.

Portail client et liste d'invités

Dans le portail client, les groupes apparaissent avec leur effectif sous le nombre d'invités. Votre client peut proposer un nouveau chiffre pour chaque groupe ; il n'est repris que lorsque vous acceptez la demande de modification — comme toute autre demande dans le back-office.

Lorsque la liste d'invités récupère un nouveau chiffre avec Reprendre le nombre d'invités, la différence est affectée au premier groupe qui compte, et le message vous indique ce groupe. Si le chiffre souhaité ne peut pas être atteint en raison des autres groupes, Univents vous le signale également.

Ce qui se passe avec le nombre d'invités

Le total reste le nombre de l'événement. Il figure par exemple dans la ligne d'indicateurs clés et sert partout ailleurs : lignes par invité dans les devis et les factures, besoins en personnel, besoins en matériel.

• Si le nombre d'invités change ailleurs, par exemple lors de la modification de l'événement, la différence est affectée au premier groupe qui compte. La somme des groupes correspond ainsi toujours au total.
• Si le total change, Univents vérifie les documents financiers de l'événement. Les brouillons sont recalculés ; pour les devis et les factures déjà envoyés, Univents vous demande confirmation.
• Uniquement des groupes qui ne comptent pas : si vous ne renseignez que des groupes qui ne comptent pas comme invités, le nombre d'invités reste vide. La répartition figure malgré tout dans l'événement.

Ce qui reste une seule ligne

• Les packs ne sont pas répartis : un pack reste une position, même si ses composants ont des prix par invité.
• Les produits salaire et les tickets conservent leur prix — les prix de groupe ne s'y appliquent pas.
• Le calcul reste une ligne par article. Il calcule avec son propre prix calculé, pas avec le prix du groupe d’invités.
• La page de réservation publique affiche toujours une position par article. La répartition s'applique dans les réservations, dans l'éditeur et dans les devis et factures qui en découlent.

Archiver un groupe plutôt que le supprimer

Pour un groupe dont vous n'avez plus besoin, vous pouvez utiliser Archiver. Il n'apparaît alors plus dans les nouveaux événements ; les chiffres déjà saisis sont conservés et continuent de compter. Les lignes de groupe existantes conservent leur prix.

Supprimer n'est possible que tant qu'aucun événement n'utilise le groupe et qu'il ne figure dans aucune ligne de réservation ou de document — sinon Univents signale que le groupe est encore utilisé. Supprimez d'abord la répartition dans cet événement, archivez le groupe ou supprimez la ligne.