Gäste in Gruppen aufteilen

Mit Gästegruppen teilst du die Gästezahl einer Veranstaltung auf, zum Beispiel in Erwachsene und Kinder. Jede Gruppe kann einen eigenen Preis haben — voll, als Prozentanteil, kostenlos oder nicht berechnet; Pro-Gast-Artikel werden dann je Gruppe zu einer eigenen Position. Gruppen wie Dienstleister oder Musiker kannst du mitzählen lassen oder nicht — die Gästezahl der Veranstaltung bleibt dabei die eine Zahl, mit der überall gerechnet wird.

Große Veranstaltungen haben selten eine einzige Gästegruppe: Erwachsene, Kinder, Dienstleister, Musiker. Mit Gästegruppen hältst du diese Aufteilung an der Veranstaltung fest. Wichtig: Es bleibt bei einer Gästezahl je Veranstaltung — Univents rechnet Kalkulation, Personalbedarf und Belege weiterhin mit dieser einen Zahl.

Gästegruppen gibt es ab dem Tarif Core.

Gruppen einmal anlegen

Öffne Einstellungen > Gästegruppen.
Beim ersten Öffnen legt Univents zwei Gruppen für dich an: Erwachsene und Kinder. Du kannst sie umbenennen oder löschen.
Mit Neue Gruppe legst du weitere Gruppen an, zum Beispiel „Musiker“ oder „Dienstleister“.

Zu jeder Gruppe gehört die Frage Zählt als Gast. Ist sie aus, erscheint die Gruppe in der Aufteilung, ihre Zahl geht aber nicht in die Gästezahl ein. Das ist der richtige Fall für Musiker, Fotografen oder Mitarbeitende.

Preis je Gruppe

Jede Gruppe hat eine Preisart. Sie gilt für alle Pro-Gast-Artikel und steht in derselben Liste in der Spalte Preis:

Voller Preis — die Gruppe zahlt, was der Artikel kostet.
Prozent vom Preis — ein Anteil statt eines Abzugs: 50 heißt halber Preis. Der Prozentsatz wirkt auf den Preis nach der Kunden-Preisgruppe.
Kostenlos — die Gruppe bekommt eine Position mit 0,00 € und ihrer Gästezahl.
Nicht berechnen — für die Gruppe entsteht keine Position. Das ist der richtige Fall für Musiker und Dienstleister.

Gruppen, die nicht als Gast zählen, starten mit Nicht berechnen.

Preise je Gästegruppe am Artikel

Die Preisart der Gruppe gilt überall. Ein einzelner Artikel kann sie übersteuern: Öffne Inventar, öffne den Artikel und scrolle zum Bereich Preis & Lagerbestand → Preise je Gästegruppe. Dort steht je Gruppe ein Preisfeld.

Leer heißt: es gilt die Preisart der Gruppe.
Ein eingetragener Preis gilt nur für diesen Artikel und diese Gruppe — auch dann, wenn der Kunde eine Preisgruppe hat. „Kinderbuffet 18 €“ bleibt 18,00 €.
Lohnartikel, Tickets und Pakete behalten ihren Preis — Gästegruppen gelten für sie nicht.

Preise je Gästegruppe brauchen denselben Tarif wie die Gästegruppen selbst.

Veranstaltung aufteilen

Öffne eine Veranstaltung und scrolle zur Karte Gäste in Gruppen.
Klicke auf In Gruppen aufteilen.
Trage je Gruppe die Anzahl ein. Gruppen, die du leer lässt, gehören nicht zur Aufteilung.
Die Gesamtzahl ist gesperrt und ergibt sich aus den Gruppen, die als Gast zählen.
Speichere.

Die Karte zeigt danach die Aufteilung und die Gesamtzahl der Veranstaltung. Über Aufteilung bearbeiten änderst du sie, über Aufteilung aufheben gehst du zurück auf eine einzelne Gästezahl.

Aufteilen beim Anlegen, Kopieren und in Serien

Beim Anlegen: Im Assistenten erscheint im Gästeschritt der Block In Gruppen aufteilen, sobald du Gruppen angelegt hast. Trägst du dort Zahlen ein, ergibt sich die Gesamtzahl daraus und ist gesperrt. Lässt du den Block zu, bleibt es bei der freien Gästezahl.
Kopie: Kopierst du eine Veranstaltung, übernimmt die Kopie die Aufteilung des Originals — Zahl je Gruppe inklusive.
Serie: Trägst du beim Anlegen einer Serie eine Aufteilung ein, bekommt jede Veranstaltung der Serie dieselbe Aufteilung.

Eine Position je Gruppe

Sobald mindestens eine Gruppe eine eigene Preisart hat oder am Artikel ein fester Gruppenpreis steht, legt Univents einen Pro-Gast-Artikel je Gruppe an — eine Buchungsposition pro Gruppe, in der Reihenfolge deiner Gruppen. Aus einem „Menü“ zu 40,00 € und 50 % für Kinder wird bei 60 Erwachsenen, 12 Kindern und 5 Musikern:

Menü – Erwachsene, 60 Gäste × 40,00 €
Menü – Kinder, 12 Gäste × 20,00 €
Menü – Musiker, 5 Gäste × 40,00 €

Für jede dieser Positionen gilt:

Die Zahl der Gruppe steht in der Gäste-Achse der Position, nicht in der Menge — die Faktorkette zeigt „12 Gäste × 20,00 €“.
Eine Gruppe mit 0 Gästen bekommt keine Position.
Eine Gruppe auf Kostenlos bekommt eine Position über 0,00 € mit ihrer Gästezahl.
Ein fester Gruppenpreis am Artikel ersetzt den Grundpreis; ein Prozentsatz rechnet auf dem Preis nach der Kunden-Preisgruppe.
Preiskonditionen wie „Wochenende +10 %“ treffen jede Gruppenzeile gleich; ein Zeilenrabatt gilt je Zeile.

Im Angebot steht je Gruppenzeile eine eigene Position mit dem Gruppennamen — im PDF und in der E-Rechnung genauso. In den Buchungen und im Beleg trägt jede Zeile ein Abzeichen mit dem Gruppennamen.

Nichts eingestellt? Dann bleibt alles wie bisher: eine Position je Artikel, ein Preis, dieselbe Gästezahl. Wer keine Preise je Gästegruppe pflegt, merkt keinen Unterschied.

Wenn sich die Verteilung ändert

Änderst du die Zahl einer Gruppe an der Veranstaltung, ziehen ihre Positionen nach:

Zahlen ziehen nach: Die Gruppenzeile steht danach in den Buchungen und in offenen Angebotsentwürfen mit der neuen Gästezahl — und mit dem Preis neu gerechnet, nicht mit dem alten Betrag mal der neuen Zahl.
Gruppe auf 0: Die Position verschwindet, auch wenn sie die letzte ihrer Art war.
Neue Gruppe (0 → 3 Jugendliche): Es entsteht keine Position von selbst. Die Buchungen zeigen „Für Jugendliche (3) fehlt eine Zeile bei: Menü, Buffet — ergänzen“; über Ergänzen legst du sie mit einem Klick an.
Von dir geändert: Hast du die Zahl einer Gruppenzeile selbst angepasst oder die Zeile gelöscht, bleibt das so. Univents überschreibt deine Zahl nicht und legt eine gelöschte Zeile nicht neu an.
Versendete und angenommene Belege bleiben unverändert und tragen den bekannten „veraltet“-Hinweis — wie bei jeder anderen Änderung an der Veranstaltung.
Derselbe Artikel zweimal am selben Tag mit Gruppen: Univents zieht nichts nach und bittet dich, die Zeilen zu prüfen.

Nachträglich einen Gruppenpreis eingestellt? Eine bestehende ungeteilte Position bleibt stehen; die Buchungen zeigen „Menü ist noch nicht nach Gästegruppen aufgeteilt — aufteilen“. Ein Klick teilt sie auf, solange kein Angebot dafür versendet wurde. Nimmst du den Gruppenpreis wieder weg, bleiben bestehende Gruppenzeilen, wie sie sind.

Import und KI-Chat

Import: Die Import-Vorlage für Veranstaltungen hat je Gruppe eine Spalte Gäste <Gruppe> — „Gäste Erwachsene“, „Gäste Kinder“ und so weiter. Zahlen darin legen die Aufteilung gleich mit an. Die Spalte Gästezahl darf dabei leer bleiben; steht dort eine andere Zahl als die Summe der Gruppen, meldet die Prüfung einen Fehler für die Zeile. Eine Gruppe, die es in deinem Konto nicht gibt, legt der Import nicht an — die Zeile bleibt mit einem benannten Fehler stehen. Details: Excel-Import: Produkte, Kontakte und Events.
KI-Chat: „Setze die Kinder auf 10“ oder „Teile 60 Erwachsene und 12 Kinder auf die Hochzeit am Samstag auf“. Univents sucht die Veranstaltung (oder die Anfrage), ordnet den Namen der richtigen Gruppe zu und nennt in der Antwort die neue Gästezahl und die ganze Aufteilung. Gruppen, die du weglässt, verschwinden aus der Aufteilung; „Heb die Aufteilung auf“ setzt die Veranstaltung zurück auf eine einzelne Gästezahl. Fügst du per Chat einen Pro-Gast-Artikel hinzu, entstehen die Gruppenzeilen genauso wie in den Buchungen; fragst du nach dem Preis einer Veranstaltung, rechnet Univents je Gruppe und nennt die Summe.

Kundenportal und Gästeliste

Im Kundenportal stehen die Gruppen mit ihrer Zahl unter der Gästezahl. Dein Kunde kann je Gruppe eine neue Zahl vorschlagen; übernommen wird sie erst, wenn du den Änderungswunsch annimmst — wie jede andere Anfrage im Backoffice.

Holt die Gästeliste mit Gästezahl übernehmen eine neue Zahl, wandert die Differenz in die erste zählende Gruppe, und die Meldung nennt dir die Gruppe. Ist die Wunschzahl wegen der übrigen Gruppen nicht erreichbar, sagt Univents das ebenfalls.

Was mit der Gästezahl passiert

Die Gesamtzahl bleibt die Zahl der Veranstaltung. Sie steht zum Beispiel in der KPI-Zeile und wird überall weiterverwendet: Pro-Gast-Positionen in Angeboten und Rechnungen, Personalbedarf, Materialbedarf.

Ändert sich die Gästezahl woanders, zum Beispiel beim Bearbeiten der Veranstaltung, wandert die Differenz in die erste zählende Gruppe. Die Summe der Gruppen passt damit immer zur Gesamtzahl.
Ändert sich die Gesamtzahl, prüft Univents die Finanzdokumente der Veranstaltung. Entwürfe werden nachgerechnet, bei bereits versendeten Angeboten und Rechnungen fragt Univents nach.
Nur nicht zählende Gruppen: Trägst du ausschließlich Gruppen ein, die nicht als Gast zählen, bleibt die Gästezahl leer. Die Aufteilung steht trotzdem an der Veranstaltung.

Was eine Zeile bleibt

Pakete werden nicht aufgeteilt: Ein Paket bleibt eine Position, auch wenn seine Bestandteile Pro-Gast-Preise haben.
Lohnartikel und Tickets behalten ihren Preis — für sie gelten keine Gruppenpreise.
Die Kalkulation bleibt eine Zeile je Artikel. Sie rechnet mit ihrem eigenen kalkulierten Preis, nicht mit dem Preis der Gästegruppe.
Die öffentliche Buchungsseite zeigt weiterhin eine Position je Artikel. Die Aufteilung gilt in den Buchungen, im Beleg-Editor und in den Angeboten und Rechnungen, die daraus entstehen.

Gruppe archivieren statt löschen

Eine Gruppe, die du nicht mehr brauchst, kannst du archivieren. Sie erscheint dann bei neuen Veranstaltungen nicht mehr; bereits eingetragene Zahlen bleiben stehen und zählen weiter. Bestehende Gruppenzeilen behalten ihren Preis.

Löschen geht nur, solange keine Veranstaltung die Gruppe führt und sie in keiner Buchungs- oder Belegposition steht — sonst meldet Univents, dass die Gruppe noch verwendet wird. Hebe die Aufteilung dort zuerst auf, archiviere die Gruppe oder entferne die Position.