Podział gości na grupy

Duże wydarzenia rzadko mają jedną grupę gości: dorośli, dzieci, usługodawcy, muzycy. Dzięki grupom gości zapisujesz ten podział przy wydarzeniu. Ważne: dla każdego wydarzenia nadal obowiązuje jedna liczba gości — Univents wciąż liczy kalkulację, zapotrzebowanie na personel i dokumenty na podstawie tej jednej liczby.

Grupy gości są dostępne od planu Core.

Jednorazowe utworzenie grup

1. Otwórz Ustawienia > Grupy gości.
2. Przy pierwszym otwarciu Univents tworzy dla Ciebie dwie grupy: Dorośli i Dzieci. Możesz zmienić ich nazwy lub je usunąć.
3. Przyciskiem Nowa grupa dodajesz kolejne grupy, na przykład „Muzycy” lub „Usługodawcy”.

Każda grupa ma opcję Liczy się jako gość. Gdy jest wyłączona, grupa pojawia się w podziale, ale jej liczba nie wchodzi do liczby gości. To właściwy wybór dla muzyków, fotografów czy pracowników.

Cena według grupy

Każda grupa ma rodzaj ceny. Obowiązuje dla wszystkich pozycji za gościa i znajduje się na tej samej liście, w kolumnie Cena:

• Pełna cena — grupa płaci tyle, ile kosztuje pozycja.
• Procent ceny — udział zamiast rabatu: 50 oznacza połowę ceny. Procent działa na cenę po grupie cen klienta.
• Bezpłatnie — grupa otrzymuje pozycję za 0,00 € wraz ze swoją liczbą gości.
• Nie licz — dla grupy nie powstaje żadna pozycja. To właściwy wybór dla muzyków i usługodawców.

Grupy, które nie liczą się jako goście, zaczynają od Nie licz.

Ceny według grup gości w pozycji

Rodzaj ceny grupy obowiązuje wszędzie. Pojedyncza pozycja może go nadpisać: otwórz Inwentarz, otwórz pozycję i przewiń do Cena i stan magazynowy → Ceny według grup gości. Dla każdej grupy jest tam pole ceny.

• Puste oznacza: obowiązuje rodzaj ceny grupy.
• Wpisana cena obowiązuje tylko dla tej pozycji i tej grupy — także wtedy, gdy klient ma grupę cen. Bufet dla dzieci za 18 € pozostaje 18,00 €.
• Produkty wynagrodzenia, bilety i pakiety zachowują swoją cenę — grupy gości ich nie dotyczą.

Ceny według grup gości wymagają tego samego planu co same grupy gości.

Podział wydarzenia

1. Otwórz wydarzenie i przewiń do karty Goście w grupach.
2. Kliknij Podziel na grupy.
3. Wpisz liczbę dla każdej grupy. Grupy, które zostawisz puste, nie należą do podziału.
4. Łączna liczba jest zablokowana i wynika z grup, które liczą się jako goście.
5. Zapisz.

Karta pokazuje potem podział oraz łączną liczbę gości wydarzenia. Przez Edytuj podział możesz go zmienić, a przez Usuń podział wrócisz do jednej liczby gości.

Podział przy tworzeniu, kopiowaniu i w seriach

• Przy tworzeniu: w kreatorze, w kroku z gośćmi, pojawia się blok Podziel na grupy, gdy tylko utworzysz grupy. Jeśli wpiszesz tam liczby, łączna liczba wynika z nich i jest zablokowana. Jeśli zostawisz blok zamknięty, liczba gości pozostaje wpisywana dowolnie.
• Kopia: gdy kopiujesz wydarzenie, kopia przejmuje podział oryginału — razem z liczbą w każdej grupie.
• Seria: jeśli przy tworzeniu serii wpiszesz podział, każde wydarzenie w serii otrzymuje ten sam podział.

Jedna pozycja na grupę

Gdy tylko jedna grupa ma własny rodzaj ceny albo pozycja ma ustaloną cenę grupową, Univents tworzy pozycję za gościa na grupę — jedną pozycję rezerwacji na grupę, w kolejności grup. „Menu” za 40,00 € z 50 % dla dzieci przy 60 dorosłych, 12 dzieciach i 5 muzykach staje się:

• Menu – Dorośli, 60 gości × 40,00 €
• Menu – Dzieci, 12 gości × 20,00 €
• Menu – Muzycy, 5 gości × 40,00 €

Dla każdej z tych pozycji:

• Liczba grupy znajduje się na osi gości pozycji, a nie w ilości — łańcuch czynników pokazuje „12 gości × 20,00 €”.
• Grupa z 0 gości nie otrzymuje żadnej pozycji.
• Grupa Bezpłatnie otrzymuje pozycję za 0,00 € wraz ze swoją liczbą gości.
• Ustalona cena grupowa w pozycji zastępuje cenę bazową; procent działa na cenę po grupie cen klienta.
• Warunki cenowe, takie jak „weekend +10 %”, dotyczą każdej pozycji grupowej tak samo; rabat pozycji obowiązuje na pozycję.

W ofercie każda pozycja grupowa jest osobną pozycją z nazwą grupy — tak samo w PDF i na e-fakturze. W rezerwacjach i w edytorze każda pozycja ma dodatkowo oznaczenie z nazwą grupy.

Nic nie ustawiono? Wtedy wszystko zostaje jak dotąd: jedna pozycja na artykuł, jedna cena, ta sama liczba gości. Kto nie prowadzi cen według grup gości, nie zauważy różnicy.

Gdy podział się zmienia

Jeśli zmienisz liczbę grupy w wydarzeniu, jej pozycje podążają za nią:

• Liczby podążają: pozycja grupy pojawia się potem w rezerwacjach i w otwartych wersjach roboczych ofert z nową liczbą gości — przeliczona z ceną, a nie stara kwota razy nowa liczba.
• Grupa na 0: pozycja znika, nawet jeśli była ostatnią swojego rodzaju.
• Nowa grupa (0 → 3 nastolatków): żadna pozycja nie powstaje sama. Rezerwacje pokazują „Brakuje pozycji dla Nastolatki (3): Menu, Bufet — uzupełnij”; Uzupełnij tworzy ją jednym kliknięciem.
• Zmienione przez Ciebie: jeśli sam dostosowałeś liczbę pozycji grupowej albo usunąłeś pozycję, tak zostaje. Univents nie nadpisuje Twojej liczby i nie odtwarza usuniętej pozycji.
• Wysłane i przyjęte dokumenty pozostają bez zmian i mają znane oznaczenie „nieaktualne” — jak przy każdej innej zmianie wydarzenia.
• Ta sama pozycja dwa razy tego samego dnia z grupami: Univents niczego nie zmienia i prosi o sprawdzenie pozycji.

Cena grupowa ustawiona później? Istniejąca niepodzielona pozycja zostaje; rezerwacje pokazują „Menu nie jest jeszcze podzielone według grup gości — podziel”. Jedno kliknięcie dzieli ją, o ile nie wysłano dla niej oferty. Jeśli usuniesz cenę grupową, istniejące pozycje grupowe pozostają bez zmian.

Import i Czat AI

• Import: szablon importu wydarzeń ma dla każdej grupy kolumnę Goście <grupa> — „Goście Dorośli”, „Goście Dzieci” i tak dalej. Liczby w tych kolumnach od razu tworzą też podział. Kolumna Liczba gości może pozostać pusta; jeśli wpisana jest tam inna liczba niż suma grup, weryfikacja zgłasza błąd dla tego wiersza. Grupy, której nie ma na Twoim koncie, import nie tworzy — wiersz zostaje z błędem wskazującym przyczynę. Szczegóły: Import z Excela: produkty, kontakty i wydarzenia.
• Czat AI: „Ustaw dzieci na 10” albo „Podziel wesele w sobotę na 60 dorosłych i 12 dzieci”. Univents wyszukuje wydarzenie (lub zapytanie), przypisuje nazwę do właściwej grupy, a w odpowiedzi podaje nową liczbę gości i cały podział. Grupy, które pominiesz, znikają z podziału; polecenie „Usuń podział” przywraca wydarzenie do jednej liczby gości. Jeśli dodasz pozycję za gościa przez czat, pozycje grupowe powstaną tak jak w rezerwacjach; jeśli zapytasz o cenę wydarzenia, Univents policzy według grup i poda sumę.

Portal klienta i lista gości

W portalu klienta grupy wraz z ich liczbami widać pod liczbą gości. Twój klient może zaproponować nową liczbę dla każdej grupy; zostanie ona przyjęta dopiero wtedy, gdy zaakceptujesz prośbę o zmianę — jak każde inne zapytanie w backoffice.

Jeśli lista gości pobierze nową liczbę przez Przyjmij liczbę gości, różnica trafia do pierwszej grupy, która liczy się jako gość, a komunikat podaje nazwę tej grupy. Jeśli żądana liczba jest nieosiągalna ze względu na pozostałe grupy, Univents również o tym informuje.

Co dzieje się z liczbą gości

Łączna liczba pozostaje liczbą wydarzenia. Widać ją na przykład w wierszu KPI i jest używana wszędzie dalej: w pozycjach naliczanych za gościa w ofertach i fakturach, w zapotrzebowaniu na personel i na materiały.

• Jeśli liczba gości zmieni się gdzie indziej, na przykład podczas edycji wydarzenia, różnica trafia do pierwszej grupy, która liczy się jako gość. Suma grup zawsze zgadza się więc z łączną liczbą.
• Jeśli zmieni się łączna liczba, Univents sprawdza dokumenty finansowe wydarzenia. Wersje robocze są przeliczane ponownie, a w przypadku ofert i faktur, które zostały już wysłane, Univents najpierw pyta.
• Tylko grupy, które się nie liczą: jeśli wpiszesz wyłącznie grupy, które nie liczą się jako goście, liczba gości pozostaje pusta. Podział mimo to jest zapisany przy wydarzeniu.

Co pozostaje jedną pozycją

• Pakiety nie są dzielone: pakiet pozostaje jedną pozycją, nawet jeśli jego składniki mają ceny za gościa.
• Produkty wynagrodzenia i bilety zachowują swoją cenę — ceny grupowe ich nie dotyczą.
• Kalkulacja pozostaje jedną pozycją na artykuł. Liczy własną skalkulowaną cenę, a nie cenę grupy gości.
• Publiczna strona rezerwacji nadal pokazuje jedną pozycję na artykuł. Podział obowiązuje w rezerwacjach, w edytorze oraz w ofertach i fakturach, które z nich powstają.

Archiwizowanie grupy zamiast usuwania

Grupę, której już nie potrzebujesz, możesz zarchiwizować za pomocą opcji Archiwizuj. Nie pojawia się wtedy przy nowych wydarzeniach; wpisane już liczby pozostają i nadal się liczą. Istniejące pozycje grupowe zachowują swoją cenę.

Usuń działa tylko wtedy, gdy żadne wydarzenie nie korzysta z grupy i nie występuje ona w żadnej pozycji rezerwacji ani dokumentu — w przeciwnym razie Univents informuje, że grupa jest nadal używana. Najpierw usuń tam podział, zarchiwizuj grupę albo usuń pozycję.