Importar productos

Puedes cargar todo tu catálogo de productos en Univents con un archivo de Excel, mediante un asistente guiado que encontrarás directamente en Inventario, sin necesidad de abrir una consulta al soporte. Merece especialmente la pena en la configuración inicial, cuando quieres crear de golpe muchos artículos, recetas y paquetes. El mismo asistente funciona también para contactos y eventos; encontrarás más información en el artículo general Importar eventos, productos y contactos desde Excel.

Iniciar la importación

1. Ve en el menú a Inventario.
2. Haz clic en Importar, arriba a la derecha.
3. El asistente te guía por la importación en cinco pasos: Plantilla → Subir → Asignación → Revisión → Importación.

Paso 1: Descargar la plantilla

Descarga la plantilla de Excel con Descargar plantilla (.xlsx). Ya incluye los encabezados de columna adecuados, unas cuantas filas de ejemplo y una hoja Notas con todos los valores permitidos para cada columna. No tienes que empezar de cero: basta con rellenar tus productos en las filas existentes.

¿Ya tienes una lista propia con columnas distintas? También sirve: en el siguiente paso asignarás tus columnas manualmente a los campos de destino.

Paso 2: Subir el archivo

Arrastra tu archivo de Excel o CSV al recuadro o selecciónalo desde el cuadro de diálogo de archivos. Se admiten .xlsx, .xls y .csv, con un máximo de 10 MB y hasta 5.000 filas por importación.

Paso 3: Asignar columnas

El asistente reconoce automáticamente los encabezados de tus columnas y te propone una asignación. Solo dos campos son realmente obligatorios:

Todas las demás columnas (SKU, Número de artículo del proveedor, descripción, alérgenos, existencias, Existencias mínimas, medidas, campos de producción para el monitor de cocina y más) son opcionales; encontrarás la lista completa con los valores permitidos en la hoja Notas de la plantilla que has descargado. Si a un producto le faltan las existencias, se crea automáticamente como disponible sin límite.

Si introduces un valor en la columna Existencias mínimas, el producto aparece automáticamente en la vista de reposición en cuanto sus existencias bajan de ese valor. Es práctico para mantener de una sola vez el punto de reposición de todo un catálogo, en lugar de abrir cada producto por separado en el formulario. Encontrarás más detalles en Existencias mínimas y reposición.

Unidad, contenido y envase: ¿qué es cada cosa?

Un producto tiene exactamente tres niveles, y Univents no convierte automáticamente entre ellos (ni ml↔l ni g↔kg):

• Unidad: lo que es «1» de este producto: 1 g, 1 ml, 1 botella, 1 unidad. El precio de compra, las existencias, la vista de material, la lista de carga, la reposición y la unidad que aparece en el presupuesto y la factura se refieren a ella.
• Contenido por unidad (nuevo, 29/09/2026): cuánto cabe en una unidad, p. ej. 1 botella = 750 ml. Solo es relevante si quieres que las recetas lleven este ingrediente en mililitros o gramos en lugar de en botellas; consulta Crear y usar recetas. Vacío = las recetas siguen contando en la unidad, como hasta ahora.
• envase: el embalaje en el que compras, junto con el número de unidades que contiene (p. ej. caja de 6 botellas). Sirve únicamente para introducir el precio de compra por envase y para redondear al alza a envases completos las listas de carga, de producción y de pedido.

Fila de ejemplo de la plantilla: Prosecco — Unidad botella, Contenido por unidad 750, Unidad base ml, envase caja, Unidades por envase 6.

Los nombres de columna antiguos (Unidad alternativa, Unidad de embalaje, Cantidad por embalaje) siguen funcionando como alias, así que no hace falta modificar un archivo de importación existente.

En el paso de asignación del asistente hay además el destino Unidad (antigua): es la antigua columna de unidad, ya oculta, de las plantillas anteriores al 24/09/2026; déjala vacía salvo que quieras mantenerla a propósito. Si un archivo antiguo incluye las dos columnas, Unidad y Unidad alternativa, sigue valiendo como unidad la Unidad alternativa, igual que antes.

Precio de compra por unidad o por envase

Puedes indicar el precio de compra de dos maneras, igual que en el formulario de producto:

• Precio de compra neto es el precio de una unidad. Quien calcula en gramos o mililitros necesita importes pequeños; la importación los acepta con hasta 6 decimales (0,000645 € por ml se queda en 0,000645, no en 0,0006). Los precios de venta se siguen redondeando a 4 decimales.
• Precio de compra por envase es el precio que figura en la factura del proveedor por una caja, un cartón o un saco. Ejemplo con limas: unidad g, envase caja, unidades por envase 5000, precio de compra por envase 23,05 → Univents guarda 0,00461 € por g y recuerda los 23,05 € como valor introducido por envase. Si después abres el producto en el formulario, el precio de compra aparece como «por envase».

Reglas en resumen:

• Si en la fila faltan las unidades por envase (o el valor es 0), el precio de compra por envase queda entre los Ignorados y la revisión muestra un aviso. Si además la fila contiene un precio de compra neto, se aplica este.
• Si ambas columnas están en la fila y no coinciden, prevalece el precio de compra por envase, por ser el dato más preciso. La revisión te avisa de la discrepancia. Si coinciden (7,50 € por botella, 45,00 € por caja de seis), no hay aviso.
• En un producto existente, el precio de compra solo se completa, como cualquier otro valor, si está todavía vacío. Un precio de compra que hayas mantenido por envase en el formulario no se vuelve a poner nunca «por unidad» por una nueva importación.

Importar también el contenido por unidad

Si quieres que las recetas lleven este ingrediente en mililitros o gramos en lugar de en la unidad, rellena juntos Contenido por unidad y Unidad base, p. ej. 750 y ml en una botella. Ambas columnas van juntas:

• Si solo se rellena una de las dos, la revisión muestra el aviso «Contenido por unidad y Unidad base deben indicarse juntos» y el producto se crea sin contenido; la fila no se omite por ello, simplemente el contenido queda vacío.
• En un producto existente, el contenido solo se completa, como cualquier otro campo, si todavía no hay ninguno (distinto con la opción «Sobrescribir los valores existentes con los del archivo», véase más abajo).
• Si dejas vacías ambas columnas, no cambia nada: el ingrediente sigue contando en su unidad, como antes de esta actualización.

Importar también recetas y paquetes

La plantilla de productos incluye una segunda hoja, Recetas y paquetes (en plantillas antiguas, «Recetas y bundles»; esos archivos se siguen importando). En ella vinculas los ingredientes y los componentes de los paquetes con el producto principal, de modo que no hay que reconstruirlos a mano después de la importación.

El producto y el componente se referencian por nombre o por SKU; ambos deben existir ya en Univents o estar incluidos en la misma importación. Si tu archivo contiene filas en esta hoja, el asistente te muestra automáticamente en el paso Asignación el aviso «Recetas y paquetes detectados».

Sin columna de unidad propia para los ingredientes: la cantidad de un ingrediente en esta hoja se cuenta siempre en la Unidad de su propio producto (columna Unidad, antes «Unidad alternativa»), no en su envase, ni en su contenido por unidad, ni en un valor por línea de receta. 8 en un ingrediente con unidad g significa 8 g. Mantén la unidad una sola vez en el producto del ingrediente (consulta Crear y configurar productos) y será correcta en todas las recetas que usen ese ingrediente. Si el ingrediente tiene un contenido por unidad (p. ej. 1 botella = 750 ml) y prefieres llevarlo en ml, introduce la cantidad directamente en el editor de recetas de la app: esta hoja de importación solo conoce la cantidad en la unidad.

Importar también etiquetas

La columna Etiquetas funciona igual que en contactos y eventos: introduce varias etiquetas separadas por comas en una misma celda, p. ej. Plato principal, Carne. Una etiqueta que todavía no existe se crea automáticamente durante la importación. En un producto existente, las etiquetas del archivo se añaden, nunca se sustituyen: si un producto ya tiene tres etiquetas y tu archivo menciona solo una de ellas, las otras dos se conservan.

Vincular espacios

Con la columna Espacios vinculas un producto a uno o varios espacios, separados por comas, p. ej. Cocina principal, Granero de eventos. Los espacios deben estar ya creados en Univents; un nombre desconocido no se crea automáticamente, sino que se notifica como aviso en la revisión y la asignación se omite.

Por defecto, un espacio se vincula como «Disponible». Si el producto debe considerarse una línea obligatoria en ese espacio (entonces se reserva automáticamente en cada evento que se celebre allí), añade (Obligatorio) al nombre: Granero de eventos (Obligatorio). Hazlo solo de forma deliberada: una vinculación existente nunca se eleva posteriormente a «Obligatorio» en una nueva importación, aunque ahora tu archivo lo indique; las asignaciones de espacios solo se completan, nunca se modifican.

Contabilidad, disponibilidad, automatización y ticketing

Otras columnas opcionales cubren cuatro áreas del producto que hasta ahora solo se podían alcanzar desde el formulario de Inventario:

«Días de la semana disponibles» vacío significa todos los días: no es una restricción, sino la ausencia de una. Los valores permitidos exactos de cada columna figuran, como siempre, en la hoja Notas de la plantilla.

El Cupo de entradas solo se aplica si el producto ya está marcado como Es una entrada: en un producto que (todavía) no es una entrada, un número guardado no tendría ningún efecto, porque ningún flujo de ticketing lo lee.

Pasos 4 y 5: Revisión e importación

Antes de guardar nada, la Revisión te muestra para cada fila si se creará, se actualizará o se omitirá, y en la columna Avisos qué es lo que no encaja en una fila. Si ninguna fila ha superado la revisión, esta te ofrece directamente Volver a la asignación (normalmente hay una columna asignada al campo equivocado) y Subir archivo corregido. Las filas con errores no bloquean el resto: puedes descargar la lista de errores como archivo de Excel y corregir por separado las filas afectadas. Si confirmas la revisión, se ejecuta la Importación propiamente dicha con indicador de progreso; al final verás un informe con el número de productos creados, actualizados y omitidos, así como de vínculos de receta y paquete creados.

Repetir una importación existente de forma segura

Si vuelves a subir el mismo archivo, no se crean duplicados: Univents reconoce los productos existentes por su SKU (o, si no tienen SKU, por su nombre) y por defecto solo completa los datos que faltan. Los valores existentes no se sobrescriben sin una opción expresa. Así puedes ir perfeccionando una lista y subirla varias veces sin perder ni duplicar productos existentes.

Importante para las listas de precios corregidas: sin la opción activada, la importación no cambia ningún valor que ya esté relleno, tampoco el precio de venta. Si tu archivo contiene un precio distinto al del producto, la revisión te lo indica fila por fila («Diferente en tu archivo: Precio neto …») y el valor existente se mantiene. Si quieres que prevalezca tu archivo, usa las opciones del siguiente apartado; como alternativa, puedes corregir valores concretos directamente en el producto, en el inventario.

Sobrescribir productos existentes con el archivo

¿Gestionas tu surtido en Excel y ese archivo es para ti la fuente de verdad? Entonces encontrarás dos opciones en el paso Revisión. Ambas están Desactivado por defecto: si no haces nada, la importación se limita a completar los campos vacíos.

• Sobrescribir los valores existentes con los del archivo: en un producto existente, una celda rellena sustituye al valor guardado si este es distinto. La revisión te muestra, fila por fila, qué se va a sobrescribir; en el caso de un cambio de nombre, como «antiguo → nuevo». El nombre solo se modifica si el producto se encontró mediante el Número de artículo (SKU), no si se encontró por el nombre. Un precio de venta modificado también se aplica a los borradores abiertos y aún no enviados de presupuestos y facturas.
• Las celdas vacías vacían el campo (solo junto con la primera opción): una celda vacía en una columna asignada borra el valor guardado. Quedan excluidos el nombre, el precio, el tipo de IVA, la categoría, los alérgenos y las indicaciones dietéticas, así como el Cupo de entradas: estos campos se mantienen cuando la celda está vacía. Las columnas que no hayas asignado permanecen siempre intactas.

Esto no lo cambia nunca la importación, ni siquiera con la opción activada: número de artículo, imágenes, interruptores (p. ej. Es una entrada, automatizaciones, producción de cocina, interruptores de disponibilidad), base de precio (neto/bruto), existencias y Tipo. Las etiquetas, las ubicaciones y los componentes de los paquetes siguen solo completándose.

El Cupo de entradas tampoco se sobrescribe con la opción activada: un cupo vacío solo se completa. La importación nunca escribe una cantidad de embalaje de 0.

Lo que te muestra la revisión: precio de venta y de compra como «antiguo → nuevo», una advertencia con contador cuando un precio pasaría a 0, los alérgenos eliminados y un aviso cuando se pierde el formato de una descripción (el archivo solo contiene texto).

Cuándo se crea un artículo nuevo o no se importa una fila:

• Si la importación encuentra un artículo solo por el nombre y el archivo y el artículo guardado tienen números de artículo distintos, se crea un artículo nuevo; no se sobrescribe nada.
• Si más de una fila del mismo archivo coincide con el mismo artículo, cada fila adicional es un error («aparece varias veces») y no se importa.
• Si en el inventario hay varios artículos con el mismo número o el mismo nombre, la fila es un error («ambiguo»); en ese caso, depura primero el inventario.

Revisa con atención la Revisión antes de importar: es tu vista previa de todo lo que se sobrescribirá o se vaciará.

Recibes el mismo aviso con las columnas de automatización y de venta de entradas (p. ej. Es una entrada, Crear turnos automáticamente): tampoco se modifican nunca automáticamente en un producto existente. Si tu archivo difiere del valor guardado, la revisión te lo señala en lugar de ignorarlo en silencio.

Preguntas frecuentes

Mi producto sale de la cocina: ¿tipo Rezept o columna Producción? Ambas, con funciones distintas: el tipo Rezept convierte el producto en una receta con lista de ingredientes (hoja Recetas y paquetes). Producción ja habilita además los campos del monitor de cocina (plazo de producción, caducidad, categoría de producción). Así, un plato que produce vuestra propia cocina lleva el tipo Rezept y Producción ja. En cambio, un Artikel con Producción ja sigue siendo un artículo normal: simplemente aparece además en la producción de cocina.

¿Cuál es la diferencia entre «Tipo» y «Modo de producción»? Son dos datos distintos que se confunden con facilidad. Tipo indica qué es el producto: Artikel, Rezept, Paket, Verleih, Dienstleistung o Digitales Produkt. Modo de producción indica únicamente si vuestra cocina fabrica el producto por sí misma (Eigenproduktion) o lo compra (Extern); en el formulario de producto, ese mismo campo se llama «Tipo de producción». Si en la columna Modo de producción aparece un tipo de producto como Rezept o Verleih, la revisión lo indica y explica cómo corregirlo: en la asignación, asigna la columna al campo Tipo.

Mi cocina calcula en gramos o mililitros: ¿dónde lo indico? Hay dos caminos, según lo que quieras. Si quieres que el ingrediente se gestione por completo en gramos o mililitros (venta, almacén, precio de compra, receta, todo), en el producto del ingrediente introduce g en la columna Unidad (antes «Unidad alternativa»; en el formulario de producto: Precio y existencias → Unidad; no en la hoja Recetas y paquetes). El editor de recetas, el monitor de cocina y la lista de producción mostrarán entonces el ingrediente siempre en gramos. La cantidad en sí (p. ej. 120) la sigues introduciendo en la hoja «Recetas y paquetes».

Si, en cambio, quieres que el ingrediente se venda y se almacene en su unidad (p. ej. botella), pero que las recetas se calculen igualmente en mililitros, rellena en su lugar Contenido por unidad + Unidad base (véase más arriba, p. ej. 750 + ml). Así la unidad «botella» se conserva para la venta y el almacén, y la cantidad de la receta en ml la introduces directamente en el editor de recetas de la aplicación (la hoja de importación «Recetas y paquetes» solo admite cantidades en la unidad).

Si compras por cajas, indica además el embalaje: embalaje Kiste, unidades por embalaje 5000. Entonces puedes indicar el precio de compra directamente por caja, en la columna Precio de compra por embalaje o más tarde en el formulario de producto. Univents lo convierte al precio por gramo (23,05 € por caja de 5.000 g = 0,00461 € por g).

¿Tengo que crear la categoría antes en Univents? No. Si falta una categoría, la importación la crea automáticamente.

¿Qué pasa si una fila es errónea? Solo se omite esa fila; el resto del archivo se importa con normalidad. La revisión te muestra de antemano qué fila está afectada y por qué.

¿Puedo actualizar productos existentes mediante la importación? Sí. La importación reconoce los productos existentes por SKU o nombre y por defecto solo completa los campos vacíos. Con la opción Sobrescribir los valores existentes con los del archivo en el paso Revisión, las celdas rellenas sustituyen también a los valores guardados, incluido el precio de venta; la segunda opción, Las celdas vacías vacían el campo, borra valores mediante una celda vacía. Sin las opciones, antes de importar la revisión te lista qué datos difieren y, por tanto, se mantienen sin cambios.

¿Qué formato de archivo se espera? .xlsx, .xls o .csv, de 10 MB como máximo y hasta 5.000 filas. Los números con coma y los valores en distintos idiomas (p. ej. «Por unidad» o «Per Piece») se reconocen automáticamente.

Más información

• Importar eventos, productos y contactos con Excel — el asistente en resumen, incluidos contactos y eventos
• Crear y configurar productos — crear productos manualmente y ajustar los precios en detalle
• Monitor de cocina: la producción bajo control — qué ocurre en el monitor de cocina con los campos de producción de la importación