Giacenza minima e riordino: rifornisci in tempo, anche senza un evento

Univents può avvisarti prima che un articolo stia per finire in magazzino — e proporti subito un ordine adatto. Funziona indipendentemente dal fatto che il riordino appartenga a un evento specifico: per rifornire il magazzino non serve un evento.

Prerequisito: inserire la giacenza minima nel prodotto

1. Apri Inventario, scegli un prodotto di tipo Articolo o Noleggio e passa alla sezione Prezzo e giacenza.
2. Nel campo Giacenza minima inserisci la quantità al di sotto della quale vuoi riordinare per tempo.
3. Se per il prodotto è attivata l’opzione Giacenza illimitata, il campo è disattivato: per un prodotto senza giacenza gestita non ha senso un punto di riordino.

Ricette, pacchetti e prodotti di servizio non hanno una giacenza minima propria, perché non gestiscono una giacenza autonoma.

Se devi gestire molti articoli in una volta, l’importazione Excel è più veloce: la colonna Giacenza minima del modello prodotti compila esattamente questo campo — vedi Importare i prodotti. Una giacenza minima già inserita non viene mai sovrascritta: una nuova importazione completa solo ciò che nel prodotto è ancora vuoto.

La giacenza minima è indipendente dal campo Quantità minima, che stabilisce la quantità minima ordinabile nel webshop della tua pagina di prenotazione pubblica. I due campi non hanno nulla in comune.

Aprire la vista di riordino

Nell’intestazione dell’inventario, il riquadro Bassa mostra il numero di prodotti la cui giacenza ha raggiunto o scende sotto la giacenza minima. Un clic sul riquadro porta direttamente alla vista di riordino.

Lì vedi, per ogni riga:

• la giacenza attuale e la giacenza minima impostata,
• una quantità da ordinare suggerita (la differenza rispetto alla giacenza minima), che puoi ancora modificare prima di aggiungerla,
• il fornitore del prodotto,
• sotto il nome del prodotto, se pertinente, per quali eventi l’articolo serve nelle prossime settimane — così capisci a colpo d’occhio se il riordino è urgente.

Se per un prodotto non è indicato alcun fornitore, il prodotto compare comunque nell’elenco (meglio una riga incompleta che una dimenticanza), con l’avviso Nessun fornitore indicato e un link diretto al prodotto per aggiungere il fornitore.

Agire direttamente da un evento

Se nella scheda Prenotazioni di un evento ti accorgi che qualcosa sta per finire, non devi lasciare l’evento. La scheda si trova nell’evento, accanto a Panoramica.

Lì compare l’area GIACENZA BASSA, subito sopra il riquadro degli ordini fornitore. Mostra righe solo se per un articolo si verificano tutte e tre le condizioni:

• Nel prodotto è inserita una giacenza minima (e Giacenza illimitata è disattivata).
• Il prodotto è prenotato proprio in questo evento.
• La sua giacenza attuale è pari o inferiore alla giacenza minima.

Per ogni riga vedi quindi giacenza, giacenza minima e una quantità modificabile (precompilata con la differenza rispetto alla giacenza minima). Se una delle tre condizioni non è soddisfatta, l’area resta vuota: per gli articoli di altri eventi e per i prodotti senza giacenza minima, quindi, non compare nulla.

Per ogni articolo hai a disposizione due azioni distinte:

• Rifornisci — registra subito la quantità inserita nella giacenza, senza fornitore e senza e-mail. È il caso più comune: hai rifornito la merce per conto tuo (dal tuo magazzino, con un acquisto diretto al mercato all’ingrosso e così via) e devi solo aggiornare la nuova giacenza. Il motivo della registrazione nello storico dei movimenti indica che proviene da questo evento.
• Aggiungi all'ordine fornitore — se per l’articolo è indicato un fornitore, questo clic crea, esattamente come nella vista di riordino, una bozza d’ordine oppure ne integra una esistente. Non viene inviato nulla: l’invio lo avvii tu, volutamente, con Invia ora nella vista di riordino.

Se per un articolo non è indicato alcun fornitore, l’area mostra invece l’avviso Nessun fornitore indicato con un link per aggiungerlo nel prodotto; puoi comunque rifornire subito.

L’area rimanda inoltre, come prima, alla vista di riordino valida per tutto il workspace, per avere il quadro di tutti gli eventi.

Aggiungere i suggerimenti a un ordine

1. Seleziona i suggerimenti che vuoi ordinare e, se necessario, modifica la quantità.
2. Clicca su Aggiungi all'ordine.

Univents crea quindi una bozza per ogni fornitore oppure integra con le nuove righe una bozza aperta già esistente. In questo passaggio non viene ancora inviato nulla: il fornitore per ora non riceve alcuna e-mail.

Inviare l’ordine

Nella parte inferiore della vista di riordino («Ordini senza evento») trovi tutte le bozze aperte, raggruppate per fornitore. Solo un clic su Invia ora invia davvero l’ordine al fornitore via e-mail.

Questi ordini proseguono come i normali ordini fornitore: e-mail al fornitore, link al portale partner per la conferma e ricevimento merce. Trovi i dettagli sul processo dopo l’invio (conferma, ricevimento merce, PDF) in Creare, inviare e chiudere gli ordini fornitore.

Dopo l’invio, Univents ti mostra con trasparenza se l’e-mail è davvero arrivata al fornitore, ad esempio quando non è indicato alcun indirizzo e-mail. In tal caso l’ordine resta visibile nella vista di riordino e puoi inviarlo ancora con Invia di nuovo non appena il problema è risolto.

Domande frequenti

Viene ordinato automaticamente appena la giacenza è bassa? No. Non esiste alcun invio automatico. Per ogni suggerimento decidi tu se e quanto aggiungere, e poi invii l’ordine con un clic dedicato e consapevole.

Qual è la differenza rispetto agli ordini fornitore all’interno di un evento? Gli ordini fornitore all’interno di un evento nascono dalle righe prenotate in quell’evento. Il riordino qui descritto è invece indipendente da qualsiasi evento: è utile per il rifornimento generale del magazzino o per acquisti occasionali che non appartengono a un evento specifico.

Posso modificare la quantità suggerita? Sì, nella vista di riordino ogni quantità suggerita può essere modificata prima di aggiungerla.

Perché per alcuni prodotti la quantità da ordinare non è arrotondata alle confezioni? La quantità suggerita è volutamente la semplice differenza rispetto alla giacenza minima. Se nel prodotto è indicata una dimensione della confezione, Univents mostra in più un’indicazione di quante confezioni corrisponde all’incirca, ma è solo un orientamento e non modifica la quantità suggerita.

Un prodotto non ha un fornitore: posso comunque riordinarlo? Solo dopo aver indicato un fornitore nel prodotto. Il link Indica un fornitore ora nella vista di riordino ti porta direttamente lì. Rifornire senza fornitore, invece, funziona sempre: per farlo non serve alcun fornitore.

Qual è la differenza tra «Rifornisci» e «Aggiungi all'ordine fornitore» nella scheda Prenotazioni? «Rifornisci» modifica solo la tua giacenza in Univents: utile se hai già procurato la merce per conto tuo o se la sposti da un altro magazzino. «Aggiungi all'ordine fornitore» crea invece una bozza d’ordine per il tuo fornitore; la giacenza cambia solo quando registrerai il ricevimento merce. In entrambi i casi Univents non ordina mai nulla di sua iniziativa: ogni azione è un clic consapevole.