Minimumvoorraad & nabestelling: op tijd aanvullen, ook zonder evenement

Univents kan je waarschuwen voordat een artikel in het magazijn krap wordt — en meteen een passende bestelling voorstellen. Dat werkt los van de vraag of de nabestelling bij een bepaald evenement hoort: voorraad aanvullen heeft geen evenement nodig.

Voorwaarde: minimumvoorraad bij het product invullen

1. Open Inventaris, kies een product van het type Artikel of Verhuur en ga naar het onderdeel Prijs & voorraad.
2. Vul in het veld Minimumvoorraad het aantal in vanaf waar je op tijd wilt nabestellen.
3. Is bij het product Onbeperkte voorraad ingeschakeld, dan is het veld uitgeschakeld — voor een product zonder bijgehouden voorraad bestaat er geen zinvol nabestelpunt.

Recepten, pakketten en serviceproducten hebben geen eigen minimumvoorraad — ze houden geen zelfstandige voorraad bij.

Moet je veel artikelen tegelijk bijwerken? Dat gaat sneller via de Excel-import: de kolom Minimumvoorraad van het productsjabloon vult precies dit veld — zie Producten importeren. Een al ingevulde minimumvoorraad wordt daarbij nooit overschreven; een nieuwe import vult alleen aan wat bij het product nog leeg is.

De minimumvoorraad staat los van het veld Minimumaantal, dat het kleinste bestelaantal in de webshop van je openbare boekingspagina bepaalt. De twee velden hebben niets met elkaar te maken.

De nabestelweergave openen

Bovenaan Inventaris toont de tegel Laag het aantal producten waarvan de voorraad de minimumvoorraad heeft bereikt of eronder is gekomen. Een klik op de tegel brengt je direct naar de nabestelweergave.

Daar zie je per rij:

• de actuele voorraad en de ingestelde minimumvoorraad,
• een voorgesteld bestelaantal (het verschil met de minimumvoorraad) — dat je nog kunt aanpassen voordat je het overneemt,
• de leverancier van het product,
• onder de productnaam, voor zover van toepassing, voor welke evenement(en) het artikel de komende weken nodig is — zo zie je in één oogopslag of de nabestelling haast heeft.

Is bij een product geen leverancier ingesteld, dan staat het toch in de lijst (iets missen is erger dan een onvolledige rij) — met de melding Geen leverancier ingesteld en een directe link naar het product om de leverancier alsnog in te vullen.

Vanuit een evenement handelen

Zie je in de tab Boekingen van een evenement dat er iets krap wordt, dan hoef je het evenement daarvoor niet te verlaten. De tab staat in het evenement direct naast Overzicht.

Daar verschijnt het vlak LAGE VOORRAAD — direct boven de leveranciersbestelbox. Het toont alleen rijen als voor een artikel alle drie de voorwaarden samenkomen:

• Bij het product is een minimumvoorraad ingevuld (en Onbeperkte voorraad staat uit).
• Het product is in precies dit evenement geboekt.
• De actuele voorraad ligt op of onder de minimumvoorraad.

Per rij zie je dan voorraad, minimumvoorraad en een aanpasbaar aantal (vooraf ingevuld met het verschil met de minimumvoorraad). Komt een van de drie voorwaarden niet samen, dan blijft het vlak leeg — voor artikelen van andere evenementen en voor producten zonder minimumvoorraad verschijnt daar dus niets.

Per artikel heb je daar twee aparte acties:

• Aanvullen — boekt het ingevulde aantal meteen op de voorraad, zonder leverancier en zonder e-mail. Dit is de gewone situatie: je hebt zelf goederen aangevuld (uit je eigen magazijn, via een directe aankoop bij de groothandel of iets dergelijks) en voert alleen de nieuwe voorraad in. De boekingsreden in de mutatiegeschiedenis vermeldt dat de boeking uit dit evenement komt.
• Overnemen in leveranciersbestelling — is bij dit artikel een leverancier ingesteld, dan maakt deze klik, net als in de nabestelweergave, een conceptbestelling aan of vult een bestaande aan. Er wordt daarbij niets verstuurd — dat doe je bewust zelf via Nu versturen in de nabestelweergave.

Is bij een artikel geen leverancier ingesteld, dan toont het vlak in plaats daarvan de melding Geen leverancier ingesteld met een link om die bij het product alsnog in te vullen — aanvullen kan dan nog steeds meteen.

Het vlak verwijst daarnaast nog steeds naar de nabestelweergave van de hele workspace, voor het overzicht over alle evenementen heen.

Suggesties overnemen in een bestelling

1. Selecteer de suggesties die je wilt bestellen en pas zo nodig het aantal aan.
2. Klik op Overnemen in bestelling.

Univents maakt vervolgens per leverancier een concept aan of vult een al bestaand openstaand concept aan met de nieuwe regels. In deze stap wordt nog niets verstuurd — de leverancier krijgt voorlopig geen e-mail.

Bestelling versturen

Onderaan de nabestelweergave („Bestellingen zonder evenement”) zie je alle openstaande concepten, gegroepeerd per leverancier. Pas een klik op Nu versturen verstuurt de bestelling daadwerkelijk per e-mail naar de leverancier.

Deze bestellingen verlopen verder zoals gewone leveranciersbestellingen — met e-mail aan de leverancier, een link naar het partnerportaal om te bevestigen en goederenontvangst. Details over het verloop na het versturen (bevestiging, goederenontvangst, PDF) vind je bij Leveranciersbestellingen aanmaken, versturen & afronden.

Na het versturen laat Univents je eerlijk zien of de e-mail de leverancier daadwerkelijk heeft bereikt — bijvoorbeeld als er geen e-mailadres is ingesteld. Is dat het geval, dan blijft de bestelling zichtbaar in de nabestelweergave en kun je hem via Opnieuw versturen nogmaals verzenden zodra het probleem is opgelost.

Veelgestelde vragen

Wordt er automatisch besteld zodra de voorraad laag is? Nee. Er is geen automatische verzending. Je beslist bij elke suggestie zelf of en hoeveel je overneemt, en verstuurt de bestelling daarna met een eigen, bewuste klik.

Wat is het verschil met de leveranciersbestellingen in het evenement? Leveranciersbestellingen binnen een evenement ontstaan uit de daar geboekte regels. De nabestelling hier staat los van een evenement — handig voor algemene voorraadaanvulling of ad-hocinkopen die bij geen enkel bepaald evenement horen.

Kan ik het voorgestelde aantal wijzigen? Ja, in de nabestelweergave kun je elk voorgesteld aantal aanpassen voordat je het overneemt.

Waarom zie ik bij sommige producten geen bestelaantal dat op verpakkingseenheden is afgerond? Het voorgestelde aantal is bewust het pure verschil met de minimumvoorraad. Is bij het product een verpakkingsgrootte ingesteld, dan toont Univents bovendien een aanwijzing hoeveel verpakkingseenheden dat ongeveer is — dat is slechts een hulpmiddel ter oriëntatie en verandert het voorgestelde aantal niet.

Een product heeft geen leverancier — kan ik het toch nabestellen? Pas nadat je bij het product een leverancier hebt ingesteld. De link Nu leverancier instellen in de nabestelweergave brengt je direct daarheen. Aanvullen zonder leverancier werkt daarentegen altijd — daarvoor heb je geen leverancier nodig.

Wat is het verschil tussen „Aanvullen” en „Overnemen in leveranciersbestelling” in de tab Boekingen? „Aanvullen” wijzigt alleen je voorraad in Univents — handig als je de goederen al zelf hebt geregeld of vanuit een ander magazijn overboekt. „Overnemen in leveranciersbestelling” maakt daarentegen een conceptbestelling voor je leverancier aan; de voorraad verandert pas wanneer je later de goederenontvangst boekt. In beide gevallen bestelt Univents nooit uit zichzelf iets — elke actie is een bewuste klik.