Bestellingen bij leveranciers maken, versturen & afronden
Na dit artikel kun je bestellingen naar externe leveranciers versturen, aanleveringstijd en contactpersoon instellen, het artikelnummer van de leverancier invullen, de goederenontvangst boeken en de bestelling als PDF downloaden.
Haal je ingrediënten, decoratie of materiaal bij externe leveranciers, dan bundelt Univents de betreffende boekingsregels automatisch per leverancier en maakt er een verstuurbare bestelling van, inclusief aanleveringstijd, contactpersoon en PDF. Dit artikel is bedoeld voor iedereen die in een evenement boekingen met externe leveranciers afhandelt, van het versturen tot de goederenontvangst.
In de video zie je hoe je de goederenontvangst boekt, minimumvoorraden bijhoudt, nabestellingen naar leveranciers stuurt en leveranciersofferten overneemt.
De afzonderlijke stappen kun je hieronder ook nalezen.
Voorwaarde: leverancier bij het product instellen
Univents groepeert bestellingen op basis van de leverancier die bij het betreffende product is ingesteld.
- Open Inventaris > Catalogus, kies het product en ga links naar het tabblad Backoffice.
- Vul in het gedeelte Meldingen & toeleveranciers bij het veld Leverancier het juiste contact in.
- Bestaat de leverancier nog niet als contact, maak hem dan eerst aan onder Contacten.
Producten zonder ingestelde leverancier komen later in de groep Zonder leverancier terecht en kunnen niet rechtstreeks worden verstuurd.
Artikelnummer van de leverancier invullen
Direct onder de leverancier vind je het veld Artikelnr. bij leverancier. Vul hier het nummer in waaronder deze leverancier het artikel in zijn catalogus voert, niet jullie eigen artikelnummer.
Het voordeel merk je bij het versturen: op de bestelling staat de regel dan met het nummer dat de leverancier kent, en hij hoeft niet meer op productnaam te zoeken. Laat je het veld leeg, dan verandert er niets: dan verschijnt jullie eigen artikelnummer.
Waar het nummer verschijnt:
| Plek | Weergave |
|---|---|
| Bestelvoorbeeld in het evenement | Als kleine regel onder de naam van de regel |
| Bestel-PDF | Achter de naam van de regel, bijv. „Ihre Art.-Nr. WEIN-4711” |
| Bestelmail aan de leverancier | Tussen haakjes achter de productnaam |
Twee dingen die je werk besparen:
- Neem het meteen mee bij de import. Het Excel-sjabloon in de inventaris heeft de kolom Artikelnummer Lieferant. Heet de kolom in de prijslijst van je leverancier anders, bijvoorbeeld „Bestelnummer”, dan herkent de import hem toch automatisch. Details vind je onder Producten importeren.
- Achteraf invullen werkt direct. Vul je het nummer pas in nadat een bestelling al is aangemaakt, dan verschijnt het de volgende keer dat je het voorbeeld of de PDF opent automatisch mee.
Bestelling in het evenement versturen
- Open het evenement en ga naar het gedeelte Boekingen.
- Het gedeelte Opdrachten aan leveranciers is altijd zichtbaar, ook als je eerder geen productielijst hebt gegenereerd. Zijn er nog geen regels met een ingestelde leverancier geboekt, dan zie je een korte toelichting in plaats van de bestelgroepen.
- Klik bij een leveranciersgroep op Naar [leverancier] versturen, of gebruik Alle openstaande versturen om alle openstaande groepen in één keer te versturen.
Een statuslabel toont de stand van elke bestelling:
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Concept | Automatisch aangemaakt, nog niet verstuurd |
| Verstuurd | Mail naar de leverancier verzonden |
| Bevestigd | Leverancier heeft bevestigd (of is handmatig als bevestigd gemarkeerd) |
| Deels geleverd | Een deel van de aantallen is al ontvangen en geboekt |
| Geleverd | Alle regels volledig geboekt |
| Afgewezen | Leverancier heeft de bestelling afgewezen |
Na het versturen meldt Univents je eerlijk of de mail bij de leverancier is aangekomen. Is er bijvoorbeeld geen e-mailadres ingesteld, dan meldt de bevestiging dat in plaats van een algemeen „Verstuurd”.
Aanleveringstijd, contactpersoon en afleveradres instellen
- Klik bij een leveranciersgroep op Bestelgegevens bewerken.
- Vul Aanlevering en Ophalen in (datum + tijd).
- Kies bij Contactpersoon iemand uit je team of typ vrij een naam; vul eventueel ook het Telefoon-nummer in.
- Vul indien nodig een afwijkend Afleveradres in. Zonder invoer gebruikt Univents automatisch de evenementlocatie.
Alle opgeslagen gegevens verschijnen automatisch in de mail aan de leverancier en in de PDF. Is een bestelling al verstuurd, dan zijn de velden alleen-lezen. Verstuur de bestelling opnieuw om wijzigingen door te geven.
Hoe de leverancier zelf bevestigt
De bestelmail bevat een persoonlijke link naar het Univents-partnerportaal. De leverancier heeft daarvoor geen wachtwoord of eigen Univents-account nodig.
- De leverancier opent de link uit de mail en komt in het partnerportaal op het tabblad Opdrachten terecht.
- Daar ziet hij de bestelling met alle regels, aantallen en, indien ingesteld, de leverdatum (standaard zonder prijzen).
- Zolang de bestelling voor hem de status Open heeft, kan hij kiezen voor Bevestigen of Afwijzen. Bij afwijzen kan hij optioneel een reden invullen. Die verschijnt bij jullie daarna als reden van afwijzing bij de bestelling.
Beide knoppen verschijnen alleen in de status Open, dus alleen zolang de leverancier nog niet heeft gereageerd. Daarna ziet hij de bestelling alleen als detailweergave: bij Bevestigd en Geleverd zonder verdere acties, bij Afgewezen met de reden die hij heeft opgegeven. Een opdracht die al is beantwoord, kan hij dus niet achteraf nog van besluit laten veranderen. Wijzigingen lopen daarna via jullie. Een deellevering die jullie boeken, verandert daar niets aan: voor de leverancier blijft de opdracht Bevestigd totdat alle aantallen zijn geboekt, en pas dan wordt ze Geleverd.
Bevestigt of wijst de leverancier zelf af, dan verandert de status in Univents automatisch. Jullie hoeven dan niet meer op Markeren als bevestigd te klikken.
In ditzelfde partnerportaal heeft de leverancier naast Opdrachten ook de tabbladen Overzicht, Taken en Bestanden: een inzicht zonder inloggen in alles wat jullie met hem delen. Meer over het betrekken van partners in het algemeen (ook voor andere partnerrollen zoals fotograaf of dj) vind je onder Partners bij evenementen betrekken.
Bestelling bevestigen en goederenontvangst boeken
- Bevestigt de leverancier niet zelf, klik dan bij de verstuurde bestelling op Markeren als bevestigd.
- Zodra de bestelling Bevestigd is, verschijnt de knop Goederenontvangst boeken.
- Vul per regel het daadwerkelijk geleverde aantal in. Deelleveringen zijn mogelijk, het resterende aantal is bij de volgende goederenontvangst al ingevuld.
- Zijn alle regels volledig geboekt, dan springt de bestelling automatisch op Geleverd.
PDF downloaden
Zodra er voor een leverancier een bestelling bestaat (concept of verstuurd), verschijnt de knop PDF downloaden. De PDF bevat de lijst met regels, evenement, datum, evenementlocatie en, indien ingesteld, aanleveringstijd, ophaaltijd, contactpersoon en afleveradres. Handig als je de bestelling ook wilt uitprinten of persoonlijk wilt overhandigen.
Regel intern dragen zonder die aan de klant door te berekenen
Sommige kosten horen niet op de klantfactuur te staan, bijvoorbeeld als je ze intern draagt.
- Open op het tabblad Boekingen de betreffende regel om te bewerken.
- Zet de schakelaar Niet aan klant doorberekenen aan.
- De regel blijft zichtbaar in de leveranciersbestelling, maar wordt overgeslagen bij automatisch gemaakte offertes en facturen. In de handmatige regelkiezer staat ze standaard uitgesloten, maar je kunt ze indien nodig toch toevoegen.
Verschil met productielijsten
Leveranciersbestellingen gaan naar buiten, naar externe leveranciers. Productie-, pak- en leverlijsten zijn daarentegen interne werklijsten voor je team, bijvoorbeeld voor de keuken of de voorraadafboeking. Beide lijsten gebruiken dezelfde geboekte regels, maar dienen een ander doel. Details vind je onder Bestel-, pak-, lever- & productielijsten maken.
Bestelling zonder evenement
Alle leveranciersbestellingen op deze pagina ontstaan uit de boekingen van een evenement. Voor het aanvullen van voorraad of ad-hocinkopen helemaal zonder evenement, bijvoorbeeld naar aanleiding van een te lage voorraad, is er een aparte route via de weergave voor nabestellingen in de inventaris, zie Minimumvoorraad & nabestelling.
Veelgestelde vragen
Ziet de leverancier prijzen in de bestelling? Nee. Mail en PDF tonen standaard alleen productnaam, aantal en eenheid, geen prijzen.
Kan ik de bestelgegevens na het versturen nog wijzigen? De velden zijn alleen-lezen zodra een bestelling is verstuurd. Verstuur de bestelling opnieuw om gewijzigde gegevens aan de leverancier door te geven.
Wat gebeurt er met regels zonder leverancier? Ze verschijnen in de groep Zonder leverancier en kunnen niet rechtstreeks naar een leverancier worden gestuurd. Elke regel daar heeft een link Leverancier instellen, die je rechtstreeks naar het product brengt om daar een leverancier in te vullen.
Mijn leverancier nummert zijn artikelen anders dan wij. Moet ik onze artikelnummers aanpassen? Nee. Vul zijn nummer in bij het veld Artikelnr. bij leverancier op het product. Jullie eigen artikelnummer blijft ongewijzigd; op de bestelling verschijnt dat van de leverancier.
Kan ik een deellevering boeken? Ja. Bij de goederenontvangst kun je per regel een kleiner aantal invullen dan besteld. De bestelling toont dan Deels geleverd totdat alle aantallen volledig zijn geboekt.