Leveranciersofferte met opslag overnemen in je eigen offerte

Als je voor een evenement diensten inkoopt — geluidstechniek, een tweede cateraar, bedieningspersoneel van een bureau —, stuurt de leverancier je een offerte. Tot nu toe typte je de regels daarvan met de hand over in je eigen offerte en rekende je de opslag uit je hoofd.

Dat kan nu in drie stappen direct in het document.

1. Offerte uploaden

Open de offerte (of factuur) waarin de externe dienst moet komen: open het evenement, ga naar het tabblad Documenten en klik op het document. De knop Leveranciersofferte vind je alleen daar, in de documenteditor tussen de artikelkeuze en de regellijst — en alleen zolang het document een concept is. Maak je het document aan vanuit het tabblad Boekingen, dan blijf je op de boekingenpagina; open het document daarna via het tabblad Documenten.

• In het venster sleep je de offerte van je leverancier erin of kies je die: PDF, JPG, PNG of WebP. Een foto van je telefoon is genoeg.
• HEIC-foto’s (de standaardinstelling van de iPhone) kunnen we niet lezen. Zet de camera op „Meest compatibel” of upload een JPG.
• Daarna lezen we de offerte uit. Dat duurt even. Je kunt het venster sluiten — wij gaan door, en als je het de volgende keer opent, zie je op de knop hoeveel offertes nog op overname wachten.

Kunnen we een offerte niet lezen, dan zie je dat in hetzelfde venster en kun je op Opnieuw proberen klikken.

2. Regels controleren en opslag instellen

In het controlevenster staat links het origineel, rechts elke uitgelezen regel:

• Omschrijving, aantal en eenheid zoals in de offerte van de leverancier
• Uitgaven (netto) — zijn prijs is jouw inkoopprijs
• Opslag in %
• Verkoop (netto) — wat daar voor je klant van wordt

Boven de lijst staat een veld voor de Opslag in % die voor alle regels geldt. De laatst gebruikte waarde is vooraf ingevuld.

Pas je de opslag bij één enkele regel aan, dan blijft die regel vanaf dan ongemoeid — het veld bovenaan wijzigt haar niet meer. De regel is dienovereenkomstig gemarkeerd.

Regels die je niet nodig hebt, vink je gewoon uit.

Als een prijs ontbreekt

We raden nooit een prijs. In plaats daarvan markeren we de regel en beslis jij:

• „Geen nettoprijs herkend” — in de offerte stonden alleen brutoprijzen of de scan was onleesbaar. Vul de inkoopprijs zelf in.
• „Aftrek herkend” — daar stond een korting- of creditregel met een negatief bedrag. Die nemen we niet over als inkoopprijs; bekijk hoe je haar in je document wilt verwerken.
• Is de offerte opgesteld in een andere valuta dan waarin je workspace rekent, dan is overnemen geblokkeerd. Maak de regels in dat geval met de hand aan.

3. Overnemen

Overnemen voegt de gekozen regels onderaan je document toe. Elke regel bevat:

• jouw verkoopprijs als stuksprijs
• de inkoopprijs van de leverancier als uitgave

Juist daarom kloppen uitgave en dekkingsbijdrage van het document daarna zonder extra werk. Daarna kun je tekst, aantal en prijzen net als bij elke andere regel verder bewerken.

Overnemen is alles-of-niets: gaat er iets mis, dan komt er geen enkele regel in het document.

Goed om te weten

• Alleen bij concepten. Zodra een document is verzonden, geaccepteerd of betaald, zijn de regels vergrendeld — de knop verschijnt dan niet meer.
• Een offerte is geen factuur. Een overgenomen leveranciersofferte verplaatst geen budgetenvelop en boekt geen uitgave. Het is een prijsindicatie. De latere inkoopfactuur van je leverancier registreer je zoals gewoonlijk in het tabblad Financiën van het evenement.
• Dezelfde regel komt maar één keer in hetzelfde document terecht. In een tweede document — bijvoorbeeld de factuur bij je offerte — mag je haar opnieuw overnemen.
• Verwijder je een overgenomen regel weer, dan geldt de offerte automatisch opnieuw als „wacht op overname”.
• Machtiging en abonnement. Je hebt de machtiging nodig om financiële documenten te bewerken, en het Core-abonnement of hoger. De knop is ook zonder passend abonnement zichtbaar; een offerte uploaden en overnemen lukt dan echter niet.