Lieferanten-Angebot mit Aufschlag ins eigene Angebot übernehmen

Wenn du für eine Veranstaltung Leistungen zukaufst — Tontechnik, ein zweites Catering, Servicepersonal einer Agentur —, schickt dir der Lieferant ein Angebot. Bisher hast du dessen Positionen von Hand in dein eigenes Angebot getippt und den Aufschlag im Kopf gerechnet.

Das geht jetzt in drei Schritten direkt im Beleg.

1. Angebot hochladen

Öffne das Angebot (oder die Rechnung), in das die Fremdleistung soll. Über den Positionen findest du den Knopf Lieferanten-Angebot.

• Im Fenster ziehst du das Angebot deines Lieferanten hinein oder wählst es aus: PDF, JPG, PNG oder WebP. Ein Foto vom Handy reicht.
• HEIC-Fotos (die iPhone-Voreinstellung) können wir nicht lesen. Stelle die Kamera auf „Maximale Kompatibilität" oder lade ein JPG hoch.
• Danach lesen wir das Angebot aus. Das dauert einen Moment. Du kannst das Fenster schließen — wir machen weiter, und beim nächsten Öffnen steht am Knopf, wie viele Angebote noch auf die Übernahme warten.

Konnten wir ein Angebot nicht lesen, siehst du das im selben Fenster und kannst Erneut versuchen klicken.

2. Positionen prüfen und Aufschlag festlegen

Im Prüfen-Fenster steht links das Original, rechts jede ausgelesene Position:

• Bezeichnung, Menge und Einheit wie im Angebot des Lieferanten
• Ausgabe (Netto) — sein Preis ist dein Einkaufspreis
• Aufschlag in %
• Verkauf (Netto) — was daraus für deinen Kunden wird

Über der Liste steht ein Feld für den Aufschlag in %, der für alle Positionen gilt. Der zuletzt benutzte Wert ist vorbelegt.

Änderst du den Aufschlag bei einer einzelnen Position, bleibt diese Zeile ab dann unangetastet — das Feld oben ändert sie nicht mehr. Die Zeile ist entsprechend gekennzeichnet.

Positionen, die du nicht brauchst, hakst du einfach ab.

Wenn ein Preis fehlt

Wir raten nie einen Preis. Stattdessen markieren wir die Position und du entscheidest:

• „Kein Nettopreis erkannt" — im Angebot standen nur Bruttopreise oder der Scan war unleserlich. Trage den Einkaufspreis selbst ein.
• „Abzug erkannt" — dort stand eine Rabatt- oder Gutschriftzeile mit negativem Betrag. Die übernehmen wir nicht als Einkaufspreis; prüfe, wie du sie in deinem Beleg abbilden willst.
• Ist das Angebot in einer anderen Währung ausgestellt als dein Workspace rechnet, ist die Übernahme gesperrt. Lege die Positionen dann von Hand an.

3. Übernehmen

Übernehmen hängt die gewählten Positionen unten an deinen Beleg. Jede Position trägt:

• deinen Verkaufspreis als Einzelpreis
• den Einkaufspreis des Lieferanten als Ausgabe

Genau deshalb stimmen Deckungsbeitrag und Marge im Finanzen-Tab der Veranstaltung anschließend ohne Nacharbeit. Danach kannst du Text, Menge und Preise wie bei jeder anderen Position weiter bearbeiten.

Die Übernahme ist alles-oder-nichts: geht etwas schief, landet keine einzige Position im Beleg.

Gut zu wissen

• Nur an Entwürfen. Sobald ein Beleg versendet, angenommen oder bezahlt ist, sind seine Positionen eingefroren — der Knopf erscheint dann nicht mehr.
• Ein Angebot ist keine Rechnung. Ein übernommenes Lieferanten-Angebot bewegt keinen Budget-Umschlag und legt keine Ausgabe an. Es ist eine Preisauskunft. Die spätere Eingangsrechnung deines Lieferanten erfasst du wie gewohnt im Finanzen-Tab der Veranstaltung.
• Dieselbe Position landet nur einmal im selben Beleg. In einen zweiten Beleg — etwa die Rechnung zu deinem Angebot — darfst du sie erneut übernehmen.
• Löschst du eine übernommene Position wieder, gilt das Angebot automatisch wieder als „wartet auf Übernahme".
• Berechtigung und Tarif. Du brauchst das Recht, Finanzdokumente zu bearbeiten, und den Core-Tarif oder höher.