Aplicar un presupuesto de proveedor con margen a tu propio presupuesto

Cuando contratas servicios externos para un evento (sonido, un segundo catering, personal de servicio de una agencia), el proveedor te envía un presupuesto. Hasta ahora tenías que teclear a mano sus líneas en tu propio presupuesto y calcular el margen de cabeza.

Ahora puedes hacerlo en tres pasos, directamente en el documento.

1. Subir el presupuesto

Abre el presupuesto (o la factura) al que debe ir el servicio externo: abre el evento, ve a la pestaña Documentos y haz clic en el documento. El botón Presupuesto de proveedor solo lo encontrarás ahí, en el editor de documentos, entre el selector de líneas y la lista de líneas, y solo mientras el documento sea un borrador. Si creas el documento desde la pestaña Reservas, te quedas en la página de reservas; abre el documento después desde la pestaña Documentos.

• En la ventana, arrastra el presupuesto de tu proveedor o selecciónalo: PDF, JPG, PNG o WebP. Una foto hecha con el móvil es suficiente.
• No podemos leer fotos HEIC (el ajuste por defecto del iPhone). Pon la cámara en «Más compatible» o sube un JPG.
• Después leemos el presupuesto. Tarda un momento. Puedes cerrar la ventana: seguimos trabajando y, la próxima vez que la abras, el botón indica cuántos presupuestos están pendientes de aplicar.

Si no hemos podido leer un presupuesto, lo verás en la misma ventana y podrás hacer clic en Reintentar.

2. Revisar las líneas y definir el margen

En la ventana de revisión verás a la izquierda el original y a la derecha cada línea leída:

• Nombre, Cantidad y unidad como en el presupuesto del proveedor
• Gasto (neto): su precio es tu precio de compra
• Margen en %
• Venta (neto): lo que resulta para tu cliente

Sobre la lista hay un campo para el Margen en % que se aplica a todas las líneas. Aparece rellenado con el último valor utilizado.

Si cambias el margen de una sola línea, esa fila queda intacta a partir de ese momento: el campo de arriba ya no la modifica. La fila aparece marcada como tal.

Las líneas que no necesites, simplemente desmárcalas.

Si falta un precio

Nunca adivinamos un precio. En su lugar, marcamos la línea y decides tú:

• «No se ha detectado precio neto»: en el presupuesto solo había precios brutos o el escaneo era ilegible. Introduce tú mismo el precio de compra.
• «Deducción detectada»: había una línea de descuento o de nota de crédito con importe negativo. No la aplicamos como precio de compra; revisa cómo quieres reflejarla en tu documento.
• Si el presupuesto está emitido en una moneda distinta de la que usa tu workspace, la aplicación está bloqueada. En ese caso, crea las líneas a mano.

3. Aplicar

Aplicar añade las líneas seleccionadas al final de tu documento. Cada línea incluye:

• tu precio de venta como precio unitario
• el precio de compra del proveedor como Gasto

Precisamente por eso, el gasto y el margen de contribución del documento cuadran después sin retoques. Luego puedes seguir editando texto, cantidad y precios como en cualquier otra línea.

La aplicación es de todo o nada: si algo sale mal, no se añade ninguna línea al documento.

Conviene saber

• Solo en borradores. En cuanto un documento se envía, se acepta o se paga, sus líneas quedan bloqueadas y el botón deja de aparecer.
• Un presupuesto no es una factura. Un presupuesto de proveedor aplicado no mueve ningún sobre de presupuesto interno ni crea ningún gasto. Es una información de precios. La posterior factura de proveedor la registras como siempre en la pestaña Finanzas del evento.
• La misma línea solo se añade una vez al mismo documento. En un segundo documento, por ejemplo la factura de tu presupuesto, puedes volver a aplicarla.
• Si eliminas una línea aplicada, el presupuesto vuelve a figurar automáticamente como «pendiente de aplicar».
• Permiso y plan. Necesitas el permiso para editar documentos financieros y el plan Core o superior. El botón es visible incluso sin el plan adecuado, pero entonces no se puede subir ni aplicar ningún presupuesto.